Cach xử lý khi outlook đầy thư

Hiện nay, nhu cầu sử dụng email Outlook doanh nghiệp là một trong những yêu cầu cần thiết tăng sự tin tưởng nhận dạng thương hiệu. Trong quá trình lưu trữ không thể tránh khỏi Mail Outlook bị đầy.

Như vậy sẽ ảnh hưởng đến quá trình nhận và vởi thư ảnh hưởng trong công việc.

Vậy khi hộp mail bị đầy chúng ta phải làm thế nào, cách xử lý ra sao chúng ta cung microsoft365.com.vn tìm hiểu nhé.

Nội dung chính

• 1. Xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook
  • Xóa email trong Outlook
  • Để email vào thư mục lưu trữ
• 2. Tự động xóa email khỏi máy chủ

1. Xóa hoặc lưu trữ email trong Outlook

Đầu tiên, các bạn cần phân biệt được xóa và lưu trữ email có điểm gì khác nhau giữa 2 việc này. Để xử lý email bị đầy một cách có khoan học.

Cả 2 việc điều đưa mail cũ ra khỏi hộp thư đến nhưng:

• Lưu trữ (Archive): Bạn sẽ duy chuyển thư đến một thư mục nào đó mà bạn muốn lưu lại trong tương lại bạn có thể truy xuất chúng bất cứ khi nào bạn muốn dễ dàng
• Xóa (Delete): Bạn sẽ duy chuyển thư của bạn đến thư mục là Đelete items. Các email này các bạn không còn sử dụng nữa. Khi bạn chuyển email đến với thư mục này sẽ rất khó khôi phục lại.

>>Xem thêm: Email doanh nghiệp an toàn chất lượng, bộ công cụ làm việc và lưu trữ hiệu quả.

Xóa email trong Outlook

Mail Outlook bị đầy là do email quá nhiều dung lượng lưu trữ đã hết. Đơn giản các bạn chỉ cần xóa email không quan trọng là xong.

Nhấp chuột phải vào ô cần xoá. Sau đó chọn delete có biểu tượng dấu X ở thanh công cụ phía trên.

Xóa email cũ

Ngay sau khi bạn xóa email sẽ được chuyển đến thư mục Delete Items. Email sẽ được tạm thời lưu trữ ở đó.

Để xóa vĩnh viễn ra khỏi Outlook các bạn cần mở thư mục đó ra và xóa một lần nữa.

Như vậy đã xóa thành cồng rồi.

>>Xem thêm: Cách thu hồi email đã gửi trong Outlook đơn giản.

Để email vào thư mục lưu trữ

Lưu trữ email là tính năng gom những email quan trọng lại một chổ để tiết kiệm thời gian tìm kiếm và sử dụng chúng cho tương lai.

Để lưu trữ email các bạn cần nhấp chuột phải vào email cần lưu trữ.

Sau đó, chọn archive trong thanh công cụ phía trên.

Lưu trữ email

Trước khi sử dụng tính năng này các bạn cần tạo một thư mục để lưu những email của mình vào đó.

Để tạo thư mục các bạn chọn vào ô Creatr archive folder. Sau khi tạo thư mục các bạn chỉ cần chuyển những thư quan trọng vào thư mục này là xong.

>>Xem ngay: Cách tạo email tên miền miễn phí đơn giản chỉ trong 15 phút.

2. Tự động xóa email khỏi máy chủ

Bước 1: Khởi động Outlook > Nhấp vào tab Tệp rồi bấm phím thôn tin > Thiết đặt tài khoản và bấm lại vào Thiết đặt tài khoản.

Tự động xóa mail Outlook

>>Xem thêm: Tính năng và bảng giá Google Workspace chi tiết 2021.

Bước 2: Sau khi thiết đặt tài khoản hiển thi > Chọn tài khoản email của bạn trên tab Email > Trong thư mục Tên bấm thay đổi.

Tự động xóa email trong Outlook ảnh 1

>>Xem thêm: Cách Đăng ký email tên miền với Google Miễn phí trong 5 phút.. Ở Việt Nam G Suite của Google là một dịch vụ mail an toàn ổn định, chiềm hơn 50% thị phần tại Viêt Nam.

Bước 3: Tại cửa sổ tiếp theo Nhấp Thêm Thiết đặt.

Tự động xóa mail trong Outlook ảnh 2

Bước 4: Trong Tab Nâng cao > Chọn thời gian mà bạn muốn xóa thư.

Tự động xóa mail Outlook ảnh 3

Ví dụ bạn chọn số ngày trong Outlook 2010 được đặt là 14 ngày. Có nghĩa là bản sao thư được lưu trữ trong 14 ngày, nhưng sau 14 ngày, chúng sẽ bị xoá khỏi hộp thư.

>>Xem ngay: Cách tạo và thay đổi chữ ký trong Mail Outlook đơn giản.

Ngày này, các dịch vụ mail như Gmail, hay mail Outlook của Microsoft cung cấp cho bạn dung lượng lưu trữ cực lớn lên đến 15GB lưu trữ mail nên các bạn không cần phải lo hộp mail bị đầy nữa nhé!

Chúc các bạn thành công!