Nội dung chính
1. Mail là gì?
Email hay còn được gọi là Electronic Mail và cũng được biết đến là Thư điện tử. Đây là phương tiện trao đổi [gửi – nhận] thư từ thông qua mạng internet. Về cơ bản, Email có nội dung như một bức thư thông thường, nhưng nó được gửi qua internet từ người gửi đến người nhận. Có địa chỉ riêng và là địa chỉ này là duy nhất là điều bắt buộc của người gửi và người nhận để tiến hành khi gửi thư. Mục đích là để truy cập và lưu trữ thư điện tử thì nhiều người cùng sử dụng internet và một số người cũng sử dụng các chương trình có sẵn trên máy tính của họ
2. CC trong mail là gì?
CC trong mail là từ viết tắt Carbon Copy có nghĩa là tạo ra các bản sao khi bạn chọn CC email sẽ gửi thêm một bản sao email nữa cho người khác. Chúng ta có thể xem danh sách của những người nhận được email khi sử dụng CC để gửi mail đến nhiều người cùng một lúc.
CC hay còn được gọi là Carbon Copy, còn được hiểu là khi sử dụng CC thì sẽ tạo ra các bản sao và người dùng sẽ gửi thêm một bản sao của email cho người khác. Vì vậy có thể hiểu rằng mục đích của CC là để gửi cùng một lúc đến nhiều người nhận trong mail và những người này sẽ cùng xem được danh sách những người nhận được nội dung mail.
3. BCC trong mail là gì?
BCC [viết tắt của cụm từ Blind Carbon Copies] có nghĩa là gửi bản sao kín, phần này được ghi nhiều địa chỉ mà lá thư sẽ được gửi kèm tới lần lượt. Nếu trong phần BCC thì các địa chỉ này sẽ được dấu kín, thậm chí là những người trong phần To hay CC được biết đến, truy cập đính kèm đến những địa chỉ đã được nếu trong BCC.
Mặc khác, BCC cũng được hiểu là tạo ra những bản sao tạm thời, gửi cho nhiều người cùng một lúc nhưng sẽ không được hiển thị ở người nhận. Vì vậy BCC được lựa chọn là tính năng phù hợp nhất nếu chúng ta muốn bảo mật danh sách nhận email.
4. Phân biệt CC và BCC trong mail là gì?
Để làm việc và khai thác CC và BCC một cách hiệu quả nhất chúng ta cần hiểu và phân biệt rõ hơn:
a. Giống nhau:
Sử dụng gửi email cho nhiều người cùng một lúc đều là mục đích, tính năng thông dụng của CC và BCC, đây thực chất đều có mục đích là gửi một bản copy của email cho một vài người đối diện. Gửi mail một cách thông thường thì những địa chỉ được ghi trong dòng CC và những địa chỉ được nhập trong To được xem là khá giống nhau. Còn những địa chỉ trong dòng BCC thì đều được ẩn danh và không được người khác biết đến họ đã nhận được bản copy của email đó.
Lấy ví dụ dễ hiểu: Nếu bạn là bạn quản lý của một công ty lớn, bạn giao việc ho rất nhiều người khác nhau và muốn họ nhận được nội dung thông báo đến tất cả cùng một lúc thông qua mail thì chỉ cần chọn tính năng CC hoặc BCC.
b. Khác nhau:
♦ Tính năng của CC:
Khi muốn gửi email cùng một lúc đến với nhiều người chúng ta có thể sử dụng CC. Khi được nhận, những gười này có thể xem danh sách ai cũng được nhận email giống mình, giúp được chúng ta khi muốn một vài người khác nhận được bản sao của email không phải người nhận chính.
Cũng có thể hiểu rằng: Khi sử dụng CC, những người nhận trong danh sách sẽ thấy toàn bộ những người cùng nhận email, bảo mật thông tin và danh sách người nhận là tính năng giúp chúng ta khi sử dụng CC. CC là để điền những người cần biết nội dung trao đổi trong email nhưng không liên quan trực tiếp.
♦ Tính năng của BCC:
Khi chúng ta muốn gửi các bản copy đến nhiều người xung quanh thì BCC là kiểu gửi phù hợp. Khi gửi các bản này bạn không mong muốn về việc bản gửi thêm nhiều bản khác. Bên cạnh đó, nếu chúng ta muốn gửi một email đến danh sách nhiều địa chỉ khác nhau người nhận sẽ không phải xem một hàng dài địa chỉ của những người khác cũng được nhận. Vì vậy, BCC sẽ hạn chế được tính năng không cần thiết này đối với mọi người.
Có thể hiểu theo cách đơn giản điểm khác nhau giữa 2 tính năng gửi thư này là khi bạn sử dụng CC để gửi email đến nhiều người thì công khai danh tính của họ còn với BCC cũng gửi email đến nhiều người nhưng các thông tin về những người đó sẽ được giữ kín.
Tham khảo thêm về mạng xã hội và các mô hình mạng xã hội tại: Mạng xã hội là gì | Mục tiêu | Các mô hình mạng xã hội |
5. Cách sử dụng CC và BCC trong mail
Nếu bạn chưa biết cách sử dụng CC trong email thì hãy theo dõi phần hướng dẫn chi tiết sau đây. Phần này chúng tôi sẽ chỉ ra cách dùng CC trên mail. Nếu bạn sử dụng các ứng dụng email khác như, Outlook, Zaho mail,…thì cách chọn CC mail cũng tương tự.
5.1 Cách sử dụng CC hoặc BCC trong mail trên máy tính
Bước 1: Truy cập vào Gmail, chọn “Soạn thư”
Bước 2: Tại dòng đến, chọn “CC” hoặc “BCC”
Nếu chọn CC có thể chọn nhanh bằng tổ hợp phím “Ctrl + Shift + C”
Nếu chọn BCC có thể chọn nhanh bằng tổ hợp phím “Ctrl + Shift + B”
Bước 3: Điền địa chỉ email người muốn nhận CC hoặc BCC
Sau khi hoàn tất thư bạn chỉ cần nhấn gửi là cả người nhận chính và những người được CC hoặc BCC đều sẽ được nhận thư.
5.2 Cách sử dụng CC hoặc BCC trong email trên điện thoại
Bước 1: Truy cập vào ứng dụng Gmail. Chọn “Soạn thư mới”
Bước 2: Nhấn vào mũi tên cạnh dòng “Đến”
Bước 3: Chọn CC hoặc BCC, điền địa chỉ email của người muốn nhận CC hoặc BCC email và gửi.
6. Nhược điểm của CC và BCC trong mail
CC và BCC có một số nhược điểm sau đây, trong quá trình sử dụng để không phải mắc sai lầm chúng ta cần lưu ý một số điểm như:
6.1 Nhược điểm của CC trong mail
♦ Hiển thị danh sách gửi thư cho tất cả người nhận
Tính năng CC của Gmail công khai tất cả các email của người nhận. Sẽ không có vấn đề gì nếu những người nhận đều quen biết nhau, tuy nhiên, khi bạn gửi email cho một nhóm người nhận không biết nhau, là những người xa lạ thì hành động này vi phạm quyền riêng tư.
Ví dụ trường hợp sau: Nếu bạn đang gửi email chăm sóc khách hàng, email bán hàng, email marketing phục vụ cho công việc kinh doanh, chắc chắn bạn sẽ không bao giờ muốn lộ danh sách khách hàng của mình. Do đó bạn ko điền email người nhận vào trường CC, cũng không nên cho tất cả người nhận vào trường To, cả 2 cách này đều làm lộ danh sách khách hàng.
Để bảo vệ danh tính người nhận của bạn, không bao giờ sử dụng trường CC để truyền đạt thông tin bí mật.
♦ Không thích hợp cho việc gửi thư hàng loạt
Bạn cần gửi email cho hàng chục hoặc thậm chí hàng trăm người nhận cùng một lúc. Việc thêm thủ công bằng cách gõ địa chỉ email từng người nhận một là công việc mất thời gian và dễ gặp lỗi sai chính tả, gõ nhầm, gõ sót…
♦ Vô tình trả lời tất cả mọi người
Một vấn đề quan trọng khi sử dụng trường CC trong Gmail là người nhận có thể bấm nhầm vào “Reply All” thay vì “Reply” khi trả lời email. Không hiếm những trường hợp vì trót lỡ reply all mà kể cả những người không nên đọc được nội dung email cũng đọc được.
6.2 Nhược điểm của BCC trong mail
♦ Trả lời không chủ ý cho tất cả người nhận
Chúng ta có thể nhấn nhầm Reply All” Thay vì “Reply”, trong BCC ai cũng có thể nhầm lẫn với điều này.
Bên cạnh đó, có thể vi phạm quyền riêng tư cá nhân hoặc sao chép câu trả lời hàng loạt cũng có thể vô tình bị tiết lộ đến với mọi người.
♦ Không chuyên nghiệp
Mình không phải là người duy nhận được email là điều những người nhận BCC có thể dễ hiểu được, chúng ta có thể đặt ra câu hỏi hoặc sự nghi ngờ. Có thể dễ hiểu rằng, BCC dễ dẫn đến mất lòng tin giữa các thành viên trong nhóm vì nội dung trong cuộc hội thoại dễ bị phát hiện.
♦ Không cá nhân hóa
Không có cho phép bạn cá nhân hóa email là một nhược điểm của email. Khi nhận được email, người nhận sẽ không được xưng tên và cũng có thể đánh dấu email của mình là thư rác hoặc xóa nó.
BCC không thích hợp để gửi các email MKT. Mọi người thường đánh giá rằng, email MKT không có tính rõ ràng, rành mạch làm khách hàng thất vọng khi không thể điều chỉnh đến tên người nhận và thông điệp khác nhau. Chúng ta sẽ không có cơ hội đáp ứng được mong muốn nhu cầu của khách hàng, mất đi sự kết nối để tăng cường chuyển đổi.
♦ Không có số liệu thống kê hoặc phân tích
Khi sử dụng BCC email sẽ không cung cấp số liệu thống bất kì đến với mọi người hoặc phân tích nào từ các email BCC. Đây có thể không phải là vấn đề đối với giao tiếp cá nhân, nhưng đối với doanh nghiệp nào đó muốn theo dõi số lượng người đã mở hoặc nhấp vào email thì đây là vấn đề cần cân nhắc.
Gmail không cung cấp cho người gửi bất kỳ tính năng nào để phân tích dữ liệu mà chúng ta cần, chẳng hạn như khi nào email được mở hoặc liên kết có được nhập vào hay không,
7. Sự khác nhau giữa To và CC; BCC
Trong Tiếng Anh, To có nghĩa là đến hoặc tới. Nhận được mail chính cũng là một lựa chọn cho những đối tượng khác nhau. Một số chức năng chính của To như: trực tiếp tham gia trao đổi cùng người gửi, sau khi nhận được thưu có thể yêu cầu phản hồi ngay lập tức. Không có giới hạn đối với số lượng nhận được thư.
Xem ai là người nhận email chính và có trách nhiệm phản hồi là sự khác biệt cơ bản giữa CC; BCC và To. Không cần thực hiện bất kỳ công việc gì khi nhận được email của người nhận CC; BCC và thậm chí là có chức năng là những người tiếp nhận thông tin nhiều hơn.
Tuy nhiên, có thể phản hồi mail thì cả To; BCC và Cc đều có thể làm được. Bên cạnh đó, chúng ta còn xác định được ai là người cần hành động với email và ai là người chỉ cần thông tin.
Mong rằng qua bài viết này, các bạn đã hiểu rõ hơn về CC và BCC trong mai là gì? Có những lợi ích và cách sử dụng như thế nào? Chúng tôi không chỉ mang đến cho bạn những kiến thức thú vị và hữu ích trong cuộc sống thông qua Blog Vimi mà chúng tôi còn là nhà cung cấp hàng đầu số lượng lớn, mang đến cho bạn các sản phẩm van công nghiệp [van bướm, van cổng, van giảm áp…], các sản phẩm thiết bị đo [đồng hồ áp suất, đồng hồ nhiệt độ…], phụ kiện inox [mặt bích inox, tê inox, lơ thu inox…]