Theo như chúng ta biết thì có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho, tuy nhiên mỗi phương pháp lại phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Hàng tồn kho là một yếu tố rất quan trọng trong doanh nghiệp, vì vậy việc hạch toán hàng tồn kho không chỉ giúp cho doanh nghiệp có một lượng vật tư, hàng hóa dự trữ đúng mức, không dự trữ quá nhiều gây ứ đọng vốn, mặt khác không dự trữ quá ít để đảm bảo cho quá trình sản xuất kinh doanh của doanh nghiệp được tiến hành liên tục không bị gián đoạn. Những công việc cụ thể của kế toán kho xem tại đây: Những công việc của kế toán kho mà bạn nên biết
1. Theo chuẩn mực kế toán số 2, hàng tồn kho gồm:
– Hàng hóa mua về để bán: Hàng hóa tồn kho, hàng mua đang đi trên đường, hàng gửi đi bán, hàng hóa gửi đi gia công chế biến
– Thành phẩm tồn kho và thành phẩm gửi đi bán
– Sản phẩm dở dang: Sản phẩm chưa hoàn thành và sản phẩm hoàn thành chưa làm thủ tục nhập kho thành phẩm
– Nguyên liệu, vật liệu, công cụ, dụng cụ tồn kho, gửi đi gia công chế biến và đã mua đang đi trên đường
– Chi phí dịch vụ dở dang.
2. Các phương pháp hạch toán hàng tồn kho
Theo như chúng ta biết thì có 2 phương pháp hạch toán hàng tồn kho, tuy nhiên mỗi phương pháp lại phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp khác nhau. Việc lựa chọn đúng phương pháp hạch toán hàng tồn kho thích hợp sẽ giúp cho các công tác kế toán kho thuận lợi hơn, tiết kiệm thời gian cũng như mang lại tính chính xác cao hơn cho doanh nghiệp
| Phương pháp kê khai thường xuyên | Phương pháp kiểm kê định kỳ | |
| Nội dung | – Theo dõi thường xuyên liên tục có hệ thống;
– Phản ánh tình hình nhập, xuất, tồn của hàng tồn kho; – Giá trị hàng tồn kho có thể tính được ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ |
– Không theo dõi phản ánh thường xuyên, liên tục;
– Chỉ phản ánh hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ, không phản ánh nhập – xuất trong kỳ; – Giá trị hàng xuất trong kỳ tới thời điểm cuối kỳ mới tính được. Việc tính giá trị của hàng hóa, vật tư xuất trong kỳ được tính theo công thức: Trị giá hàng xuất kho trong kỳ = Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ + Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ – Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ |
| Chứng từ sử dụng | – Phiếu nhập kho, phiếu xuất kho;
– Biên bản kiểm kê vật tư, hàng hóa |
Tương tự như phương pháp KKTX, tuy nhiên đến cuối kỳ kế toán mới nhận chứng từ nhập xuất hàng hóa từ thủ kho, kiểm tra và phân loại chứng từ theo từng loại, ghi giá hạch toán. |
| Ưu điểm | – Có thể xác định đánh giá về số lượng và giá trị hàng tồn kho vào từng thời điểm khác nhau nếu DN có nhu cầu kiểm tra;
– Nắm bắt quản lý được hàng tồn kho thường xuyên, liên tục, góp phần điều chỉnh nhanh chóng kịp thời tình hình sản xuất kinh doanh của DN; – Giảm tình trạng sai sót trong việc ghi chép và quản lý; |
– Giảm khối lượng ghi chép
– Giảm bớt sự công kềnh của việc ghi chép vào sổ |
| Nhược điểm | Tăng khối lượng ghi chép hằng ngày, gây áp lực cho người làm công tác kế toán. Tuy nhiên, nhược điểm này sẽ được khắc phục khi doanh nghiệp sử dụng các phần mềm hỗ trợ kế toán hay tin học hóa công tác kế toán | – Công việc tồn kho dồn vào cuối kỳ;
– Công việc kiểm tra không thường xuyên trong khi tình hình nhập, xuất kho là liên tục sẽ gây hạn chế chức năng kiểm tra của kế toán trong quản lý; – Khó phát hiện sai sót nếu kiểm kê hàng thực tế không trùng khớp với ghi sổ kế toán |
| Đối tượng áp dụng | Phương pháp kê khai thường xuyên áp dụng cho các đơn vị sản xuất [công nghiệp, xây lắp,…] và các đơn vị thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc, thiết bị, hàng có kỹ thuật hay chất lượng cao,…
– Theo phương pháp này giúp DN biết được mặt hàng nào đang được tiêu thụ nhanh chóng để kịp thời mua thêm hàng nhập kho dự trữ, hay mặt hàng nào bị ứ đọng, khó tiêu thụ để nhanh chóng tìm giải pháp tiêu thụ hàng, thu hồi vốn; vì DN kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn, nếu để ứ đọng hàng nhiều sẽ dẫn đến ứ đọng vốn lớn, kinh doanh không đạt hiệu quả; – Quá trình làm việc giữa kế toán, thủ kho và phòng kinh doanh được diễn ra liên tục thông qua việc giao nhận các chứng từ |
Phương pháp kiểm kê định kỳ áp dụng cho các DN kinh doanh mặt hàng có giá trị thấp, số lượng lớn, nhiều chủng loại, quy cách,… và các đơn vị sản xuất ra một loại sản phẩm, hàng hóa nào đó vì trong trường hợp này mới tính được tương đối chính xác giá thành
– Vì các mặt hàng có nhiều chủng loại và có giá trị thấp nên nếu lựa chon phương pháp KKTX sẽ mất nhiều thời gian của công tác kế toán và có thể không mang lại hiệu quả vì độ chính xác không cao; – Theo phương pháp này khối lượng công việc kế toán dồn vào cuối kỳ lớn nên có thể gặp nhiều sai sót và khó điều chỉnh; – Trong kỳ, chủ DN không thể nắm bắt tình hình tồn, nhập, xuất kho hàng hoá của DN thông qua kế toán dẫn đến chậm trễ khi đưa ra các quyết định. |
Chú ý: Hai phương pháp hạch toán hàng tồn kho bao gồm phương pháp kê khai thường xuyên và phương pháp kê khai định kì, mỗi doanh nghiệp chỉ được áp dụng một trong hai phương pháp này. Việc lựa chọn phương pháp hàng tồn kho nào thì kế toán của doanh nghiệp đó phải căn cứ vào đặc điểm, tính chất, số lượng với chủng loại của vật tư, hàng hóa và yêu cầu quản lý để có sự vận dụng thích hợp, thực hiện nhất quán trong kế toán.
Tham khảo thêm:
Ngoài những vấn đề nêu trên còn rất nhiều công việc khác trong kế toán kho mà các bạn cần phải tham khảo. Những kiến thức này đã được Lamketoan.vn chia sẻ rất kỹ lưỡng trong nội dung các khóa học kế toán của chúng tôi. Nếu bạn chưa có nhiều kinh nghiệm trong việc này hãy thử tham gia một khóa học để trải nghiệm toàn bộ kiến thức nhé, chúng tôi tin rằng bạn sẽ không phải thất vọng đâu. Hơn nữa hiện nay lamketoan.vn đang có chương trình SIÊU khuyến mãi lên đến 40% học phí có thể bạn sẽ ngạc nhiên đấy.!
Bất kỳ 1 thắc mắc nào về vấn đề này các bạn có thể liên hệ với Lamketoan.vn để được tư vấn hoàn toàn miễn phí!
Hàng tồn kho được dùng để phản ánh trị giá hiện có và tình hình biến động hàng tồn kho của doanh nghiệp. [Nếu doanh nghiệp thực hiện phương pháp kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kê khai thường xuyên]. Hoặc được dùng để phản ánh giá trị hàng tồn kho đầu kỳ và cuối kỳ kế toán của doanh nghiệp. [Nếu doanh nghiệp thực hiện kế toán hàng tồn kho theo phương pháp kiểm kê định kỳ].
1. Nguyên tắc kế toán hàng tồn kho
Hàng tồn kho của doanh nghiệp là những tài sản được mua vào để sản xuất. Hoặc để bán trong kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường.
Gồm:
– Hàng mua đang đi trên đường;
– Nguyên liệu, vật liệu; Công cụ, dụng cụ;
– Sản phẩm dở dang;
– Thành phẩm, hàng hoá; hàng gửi bán;
– Hàng hoá được lưu giữ tại kho bảo thuế của doanh nghiệp.
Đối với sản phẩm dở dang, nếu thời gian sản xuất; luân chuyển vượt quá một chu kỳ kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán; mà trình bày là tài sản dài hạn.
Đối với vật tư, thiết bị, phụ tùng thay thế có thời gian dự trữ trên 12 tháng. Hoặc hơn một chu kỳ sản xuất, kinh doanh thông thường. Thì không được trình bày là hàng tồn kho trên Bảng cân đối kế toán. Mà trình bày là tài sản dài hạn.
Xem thêm: Hướng dẫn hạch toán và xử lý hàng thừa khi tiến hành nhập kho
2. Các phương pháp kế toán hàng tồn kho
a] Phương pháp kê khai thường xuyên
Phương pháp theo dõi và phản ánh thường xuyên, liên tục; có hệ thống tình hình nhập, xuất, tồn vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán. Trong trường hợp áp dụng phương pháp kê khai thường xuyên; các tài khoản kế toán hàng tồn kho được dùng để phản ánh số hiện có; tình hình biến động tăng, giảm của vật tư, hàng hóa. Vì vậy, giá trị hàng tồn kho trên sổ kế toán có thể được xác định ở bất kỳ thời điểm nào trong kỳ kế toán.
Cuối kỳ kế toán, căn cứ vào số liệu kiểm kê thực tế hàng tồn kho; so sánh, đối chiếu với số liệu hàng tồn kho trên sổ kế toán. Về nguyên tắc số tồn kho thực tế phải luôn phù hợp với số tồn kho trên sổ kế toán. Nếu có chênh lệch phải truy tìm nguyên nhân và có giải pháp xử lý kịp thời. Phương pháp kê khai thường xuyên thường áp dụng cho các doanh nghiệp sản xuất [công nghiệp, xây lắp…]. Và các doanh nghiệp thương nghiệp kinh doanh các mặt hàng có giá trị lớn như máy móc; thiết bị; hàng có kỹ thuật; chất lượng cao…
b] Phương pháp kiểm kê định kỳ
Phương pháp hạch toán căn cứ vào kết quả kiểm kê thực tế. Để phản ánh giá trị tồn kho cuối kỳ vật tư, hàng hóa trên sổ kế toán tổng hợp. Và từ đó tính giá trị của hàng hóa, vật tư đã xuất trong kỳ theo công thức:
| Trị giá hàng xuất kho trong kỳ | = | Trị giá hàng tồn kho đầu kỳ | + | Tổng trị giá hàng nhập kho trong kỳ | – | Trị giá hàng tồn kho cuối kỳ |
– Theo phương pháp kiểm kê định kỳ, mọi biến động của vật tư, hàng hóa [nhập kho, xuất kho] không theo dõi, phản ánh trên các tài khoản kế toán hàng tồn kho. Giá trị của vật tư, hàng hóa mua và nhập kho trong kỳ được theo dõi, phản ánh trên một tài khoản kế toán riêng [tài khoản 611 “Mua hàng”].
– Công tác kiểm kê vật tư, hàng hóa
Được tiến hành cuối mỗi kỳ kế toán để xác định trị giá vật tư, hàng hóa tồn kho thực tế, trị giá vật tư, hàng hóa xuất kho trong kỳ. [Tiêu dùng cho sản xuất hoặc xuất bán]. Làm căn cứ ghi sổ kế toán của tài khoản 611 “Mua hàng”. Như vậy, khi áp dụng phương pháp kiểm kê định kỳ. Các tài khoản kế toán hàng tồn kho chỉ sử dụng ở đầu kỳ kế toán [để kết chuyển số dư đầu kỳ]. Và cuối kỳ kế toán [để phản ánh giá trị thực tế hàng tồn kho cuối kỳ].
Xem thêm:
Các phương pháp tính giá xuất kho của hàng tồn kho
Hạch toán sau khi kiểm kê hàng tồn kho
– Phương pháp kiểm kê định kỳ thường áp dụng ở các doanh nghiệp có nhiều chủng loại hàng hóa, vật tư với quy cách, mẫu mã rất khác nhau, giá trị thấp, hàng hóa, vật tư xuất dùng hoặc xuất bán thường xuyên [cửa hàng bán lẻ…]. Phương pháp kiểm kê định kỳ hàng tồn kho có ưu điểm là đơn giản, giảm nhẹ khối lượng công việc hạch toán. Nhưng độ chính xác về giá trị vật tư, hàng hóa xuất dùng, xuất bán bị ảnh hưởng của chất lượng công tác quản lý tại kho, quầy, bến bãi.
Trung tâm đào tạo kế toán Việt Hưng – lamketoan.vn