Công việc của nhân viên lễ tân văn phòng năm 2024
|
Chào trung tâm VinaTrain, em đang xin làm lễ tân tòa nhà cho 1 công ty về bất động sản ở Cầu Giấy nhưng trước đó em chưa từng làm qua công việc này bao giờ nên em rất muốn biết mô tả công việc của nhân viên lễ tân phải làm gồm những gì và VinaTrain có đào tạo các khóa học về hành chính văn phòng lễ tân không ạ. Mong trung tâm tư vấn ! Show
Ngô Thu Hương – Nguyễn Khánh Toàn, Cầu Giấy, Hà Nội Nhân viên lễ tân là công việc được nhiều bạn trẻ quan tâm hiện nay. Được xem là ” bộ mặt của của khách sạn, công ty, nhân viên lễ tân không chỉ còn là bình phong di động như nhiều người vẫn nghĩ mà họ còn mang trong mình nhiệm vụ ” Vui lòng khách đến – vừa lòng khách đi”. Vậy công việc của nhân viên lễ tân làm những việc gì,cần yêu cầu nào để trở thành nhân viên lễ tân, mức lương thưởng ra sao? Và bạn có thể tìm công việc lễ tân khách sạn ở đâu trong bài viết này trung tâm đào tạo hành chính nhân sự VinaTrain sẽ giúp bạn Thu Hương và độc giả có câu trả lời chính xác. 1. Khái niệm về nhân viên lễ tân là gìNhân viên lễ tân tiếng Anh là gì? Tiếng Anh mô tả là: “Receptionists”, về cơ bản nhân viên lễ tân là người được phân công để đại diện cho một doanh nghiệp, khách sạn, tổ chức hoặc cơ quan chính phủ tiếp đón khách hàng, đối tác, nhà cung cấp và những bên liên quan khác. Khi đến các công ty, doanh nghiệp người gặp bạn đầu tiên không phải nhân sự chuyên môn, giám đốc mà là lễ tân văn phòng. Họ là người đầu tiên “tiếp xúc chạm mặt” với khách hàng. Một nhân viên lễ tân chuyên nghiệp sẽ giúp khách hàng có ấn tượng tốt về chất lượng dịch vụ hình ảnh của công ty. Ngoài việc hỗ trợ khách hàng check in, check out hàng ngày, nhân viên lễ tân tòa nhà, công ty cần làm công việc liên quan đến hành chính nhân sự. Đây là một trong những vị trí quan trọng thuộc bộ phận FO (front office). Có thể nói nhân viên lễ tân tòa nhà là một vị trí không thể thiếu trong công ty đặc biệt các công ty, tập đoàn lớn có lượng khách ra vào thường xuyên. Vậy công việc thường ngày một nhân viên lễ tân tòa nhà phải làm là gì? Hiện nay có rất nhiều vị trí lễ tân tuỳ vào đặc thù ngành nghề. Mỗi công ty lại có những yêu cầu cụ thể khác nhau đối với vị trí này. Tuy nhiên nhìn chung mô tả công việc của lễ tân thường thấy như sau:
Đây là công việc cuối cùng khi ra về của nhân viên lễ tân trước khi bàn giao cho ca khác, các công tác kiểm tra về cơ sở vật chật cũng như kiểm tra ổ khóa là đảm bảo tài sản của công ty tránh mất mát.
Là một nhân viên lễ tân, bạn có nhiệm vụ chào đón khách với thái độ niềm nở, thân thiện, khiến họ cảm thấy thoải mái. Bên cạnh đó, họ cũng đảm nhiệm vai trò thu thập thông tin của khách hàng và hướng dẫn họ đến bộ phận hoặc đơn vị tiếp nhận theo đúng yêu cầu hướng dẫn (văn phòng, số phòng, vị trí thang máy…). Hỗ trợ khách hàng các thủ tục check in- check out.
Ngoài công việc đón tiếp khách hàng, nhân viên lễ tân cũng cần trả lời các cuộc gọi và chuyển kết nối đến các bộ phận khi được yêu cầu
Công việc là lên lịch các cuộc hẹn, quản lý lịch của giám đốc điều hành hoặc phòng ban trong công ty. Nhiệm vụ này bao gồm: đặt phòng họp, sắp xếp việc đi lại cũng như đảm bảo những bên liên quan đều nắm rõ thông tin của lịch hẹn.
Nhiệm vụ tiếp theo là cập nhật, lưu trữ hồ sơ về khách hàng. Những thông tin bạn cần thu thập là thông tin liên hệ, lý do đến công ty hoặc bất kỳ dữ liệu liên quan nào. Để đảm bảo hồ sơ lưu trữ chính xác, bạn cũng có thể ghi nhận nhật ký các cuộc gọi và những Email đến/đi.
Hỗ trợ hành chính đặt văn phòng phẩm kiểm tra đồ dùng văn phòng phầm cho công ty để đặt kịp thời. Ngoài ra trong nhiều trường hợp, lễ tân sẽ hỗ trợ một số công việc hành chính cơ bản cho công ty, như sao chụp, quét, fax tài liệu. Bạn cũng có thể được yêu cầu hỗ trợ nhập dữ liệu, photo tài liệu nộp hồ sơ hoặc những công việc hành chính khác khi cần.
Một nhiệm vụ quan trọng của nhân viên lễ tân là phân loại thư và gói hàng đến/đi. Với công việc này, bạn sẽ ghi lại toàn bộ nhật ký của các gói hàng, thư từ và sắp xếp việc giao/nhận hàng. Bên cạnh đó, bạn cũng sẽ phân phối các gói hàng và thư đến đúng phòng ban, người nhận. Nhân viên lễ tân sẽ phải mang tận nơi phòng ban khi thư đến đến. Ngoài các công việc quan trọng này ra nhân viên lễ tân cũng cần làm một số công việc như:
Nhưng liệu các bạn xem xong bảng mô tả công việc của nhân viên lễ tân có thể biết được vị trí này ở từng ngành nghề sẽ phải làm những gì? Hãy cùng Vinatrain.edu tìm hiểu nhé 3. Các vị trí công việc lễ tân tại doanh nghiệpTùy vào, mô hình và nhu cầu của doanh nghiệp sẽ có những công việc về lễ tân bạn sẽ gặp bao gồm: Lễ tân khách sạnLễ tân khách sạn được coi như là công việc không giới hạn thời gian. Hiện nay với xu hướng ngành nghề Du lịch – Khách sạn đang ngày càng phát triền mạnh mẽ thì công việc lễ tân khách sạn đang được các bạn trẻ yêu thích. Công việc chủ yếu của lễ tân ngành khách sạn nói riêng là đón tiếp khách hàng lưu trú.Hướng dẫn các thủ tục check in/check out cho khách hàng, đồng thời cũng hỗ trợ trực điện thoại để giải đáp những vấn đề phát sinh trong khi lưu trú , giải đáp những thắc mắc về cơ sở-vật chất nếu khách hàng phàn nàn. Xử lý các khoản thanh toán bằng cách thu tiền mặt hoặc thanh toán qua thẻ. Đi kèm theo nhiệm vụ đó cũng cần thực hiện công việc liên quan đến bán các gói dịch vụ trong quá trình làm việc như: Ăn uống, giặt là, đặt quà lưu niệm… Lễ tân phòng khámCông việc chung hàng đầu của lễ tân là đón tiếp khách hàng, nhưng riêng lễ tân phòng khám các bạn cầm đảm bảo các công việc liên quan đến: Sắp xếp lịch khám chữa bệnh của khách hàng trong ngày.Theo dõi hồ sơ bệnh án của bệnh nhân, thông báo lịch tái khám nếu có thông qua hình thức phổ biến là ” gọi điện trực tiếp”.Hướng dẫn khách hàng thủ tục cần làm trước khi khám chữa bênh Ngoài ra yêu cầu quan trọng nhất bạn làm lễ tân cho phòng khám về ngành nào cần có bằng ít nhất là trung cấp liên quan đến ngành đó Lễ tân hành chính văn phòngLễ tân văn phòng sẽ chuyên phụ trách các hoạt động hành chính văn thư như tiếp đón khách, giao nhận giấy tờ, tiếp nhận cuộc gọi… Nhìn chung lễ tân văn phòng có các nhiệm vụ thường thấy như bản mô tả công việc của nhân viên lễ tân tổng quát nêu trên. Lễ tân văn phòng là vị trí quan trọng đảm bảo sự hoạt động trơn tru của các phòng ban trong công ty. Quản lý lịch hẹn, đặt phòng hợp và điều phối lịch trình với nhân viên. Xử lý thư từ và giao hàng. Hỗ trợ các công việc hành chính cơ bản,bảo trì và quản lý các thiết bị văn phòng như máy in, máy photocopy, máy fax,… Giữ gìn môi trường văn phòng sạch sẽ, ngăn nắp và chuyên nghiệp. Lễ tân nhà hàngCông việc chính của lễ tân nhà hàng là tiếp đón khách hàng offline, thanh toán hóa đơn, Tiếp đón các thông tin đặt bàn tự bộ phận sale liên quan đến đặt bàn hoặc có những khách hàng sẽ liên hệ trực tiếp nhà hàng. Điều mà nhân viên lễ tân nhà hàng cần nắm rõ là menu, giá cả các chương trình ưu đãi… Để từ đó đưa ra lựa chọn hợp lý nhất cho khách hàng thông qua: Thời gian ăn cụ thể, số lượng khách hàng.. để đảm bảo không bị hết bàn khách hàng phải chờ lâu. Lễ Tân Sapa – Thẩm mỹ việnViệc am hiểu tượng tận về sản phẩm công ty giúp lễ tân tránh được những soi sót trong quá trình làm đẹp thẩm mỹ.Và nếu bạn đang mong muốn tìm một môi trường khiến bản thân mình ngày càng muốn nâng cấp vẻ bề ngoài của bản thân, lương cao lại được trải nghiệm các dịch vụ chăm sóc sắc đẹp thi đừng bỏ qua ngành lễ tân Spa- Thẩm mỹ viện. Công việc ngoài đón tiếp khách hàng nhân viên sẽ phải bán các gói dịch vụ làm đẹp liên quan. Bên cạnh đó là đặt lịch hẹn, đón tiếp, giải quyết các yêu cầu của khách hàng và các vấn đề phát sinh khác. Mức lương của nhân viên lễ tân hiện tại là bao nhiêu?Đây là điều mà nhiều người khi tìm hiểu công việc của nhân viên lễ tân rất quan tâm. Theo khảo sát chưa đầy đủ hiện nay, lương của nhân viên lễ tân giao động từ 6.000.000 vnđ – 12.000.000 vnđ tùy theo yêu cầu công việc và quy mô doanh nghiệp cần tuyển dụng. Mức lương này phụ thuộc rất nhiều vào kỹ năng và kinh nghiệm của bạn, nếu là người mới băt đầu bạn nên bắt đầu làm lễ tân như: lễ tân văn phòng, lễ tân tòa nhà, lễ tân bệnh viện… khi có kinh nghiệm hơn bạn có thể ứng tuyển các vị trí lễ tân tòa nhà cao câp; khách sạn quốc tế sẽ có mức thu nhập cao hơn rất nhiều. Tuy nhiên, khi làm ở những nơi này sẽ cần nhiều kỹ năng ngoại ngữ và khả năng xử lý tình huống. Kỹ năng cần có để làm một nhân viên lễ tân chuyên nghiệpKhác với công việc hành chính văn phòng, đối tượng xử lý trong công việc của nhân viên lễ tân chủ yêu là con người. Vì vậy, khi làm lễ tân bạn cần có những yêu cầu sau:
Tư vấn lộ trình thăng tiến của nghề lễ tân hiện nayHiện nay chưa có trường lớp nào đào tạo chuyên ngành “lễ tân”. Tuy nhiên, bạn vẫn có thể theo học các ngành như quản trị nhân lực, du lịch – khách sạn, quản trị nhà hàng… để được trang bị các kiến thức về vị trí này. Lộ trình thăng tiến khi làm lễ tânNhưng nếu muốn là việc trong một môi trường làm việc chuyên nghiệp, có cơ hội thăng tiến. Bên cạnh đó, lương thưởng và chế độ đãi ngộ, lộ trình thăng tiến khi ứng tuyển vào vị trí lễ tân văn phòng cũng có mức lương khác. Một vài người cho rằng đây là nghề không có triển vọng. Tuy nhiên, lộ trình của một nhân viên lễ tân văn phòng khá rõ ràng với 3 cấp bậc chính:
Mặt trái của nghề lễ tân bạn nên biếtĐể chuyển công việc lễ tân qua các công việc về hành chính nhân sự đòi hỏi bạn cần có kiến thức chuyên môn, đây là điểm yếu mà phần lớn những người đang làm lễ tân gặp phải, thậm chí nhiều người ngại thay đổi bao năm vẫn chỉ làm 1 công việc lễ tân luân chuyên từ nơi này qua nơi khác vì đây là công việc cần ngoại hình nên tuổi đời nghề khá ngắn so với những công việc khác.
Hướng đi mới cho những người làm lễ tân hiện tại là học thêm nghiệp vụ chuyển qua công việc hành chính nhân sự, gần đây Vinatrain luôn nhận được những tâm sự của học viên vì các bạn đã từng làm nhân viên lễ tân nhà hàng hay thậm trí tòa nhà rất nhiều năm mà lương vẫn thấp, công ty lại chỉ tuyển những người trẻ có ngoại hình. Chính vì vậy các bạn đã lựa chọn học khóa học hành chính nhân sự mở ra cho mình một cơ hội mới, mức lương ổn định đặc biệt là có thể gắn bó lâu dài. Đăng ký học tại VinaTrain học viên nhận được giá trị nhiều hơn 1 khóa học
Hy vọng với những chia sẻ về mô tả công việc của nhân viên lễ tân mà trung tâm tổng hợp được năm 2024 sẽ giúp các bạn độc giả có định hướng nghề nghiệp một cách đúng đắn. Từ ngày 01/01/2021 Hệ Thống Đào Tạo Nghiệp Vụ Thực Tế VinaTrain tổ chức chương trình: “QUỸ TỪ THIỆN VÌ TRẺ EM” với mục đích hỗ trợ những trường hợp trẻ em nghèo, vượt khó, trẻ em mắc bệnh hiểm nghèo. Mỗi học viên đăng ký khóa học nghiệp vụ tại VinaTrain là bạn đã góp 10.000 VNĐ vào quỹ giúp các em có thêm nghị lực vượt qua nghịch cảnh. Hoạt động này mang ý nghĩa nhân đạo giúp lan tỏa tình người với người tới nhiều mảnh đời bất hạnh hơn tôi và bạn vì: Không phải chúng ta ai cũng làm được điều vĩ đại nhưng chúng ta có thể làm được những điều nhỏ bé bằng tình người vĩ đại. Nhân viên lễ tân làm những công việc gì?Nhân viên lễ tân (Receptionist) là những người đầu tiên đón tiếp khách hàng khi họ đến công ty. Lễ tân sẽ có nhiệm vụ hỗ trợ khách hàng check in, check out và thực hiện những công việc liên quan đến hành chính văn thư và nhân sự. CheckTiến hành quy trình nhận phòng (check-in) cho khách Đầu tiên, công việc của nhân viên lễ tân khách sạn chính là tiếp nhận khách hàng và hướng dẫn các thủ tục cơ bản về việc lưu trú. Lễ tân hành chính văn phòng là gì?Lễ tân văn phòng là người chịu trách nhiệm thực hiện các công việc hành chính, bao gồm trả lời điện thoại, chào đón và tiếp đón khách hàng, xử lý việc giao và nhận thư từ, cũng như cung cấp thông tin cần thiết cho các đối tác hoặc phòng ban khác nhau trong công ty. Lễ tân là công tác như thế nào có ý nghĩa gì?Công tác lễ tân là công việc có ý nghĩa quan trọng, thể hiện sự chu đáo trong công tác tổ chức và thể hiện sự khoa học trong sắp xếp, phối hợp với các bộ phận để tạo nên thành công chung của hoạt động. |
