Hướng dẫn chứng thực chữ ký hợp đồng năm 2024
|
Chứng thực chữ ký là một trong các thủ tục thường gặp trong cuộc sống hằng ngày. Vậy chứng thực chữ ký ở đâu? Những vấn đề cần biết về chứng thực chữ ký là gì? Show 1. Chứng thực chữ ký là gì?Chứng thực chữ ký là một trong những hoạt động mà cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực về chữ ký trong giấy tờ, văn bản là chữ ký do chính người yêu cầu chứng thực ký tên trước mặt người có thẩm quyền của cơ quan, tổ chức đó. Tuy nhiên, không phải mọi trường hợp đều có thể chứng thực chữ ký bởi nếu thuộc một trong các trường hợp nêu tại Điều 25 Nghị định 23/2015/NĐ-CP dưới đây, độc giả sẽ không được chứng thực chữ ký: - Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình bởi một trong những điều kiện khi yêu cầu chứng thực là người yêu cầu phải minh mẫn, nhận thức và làm chủ được hành vi của mình. - Chứng minh nhân dân hoặc hộ chiếu hoặc Căn cước công dân mà người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình không còn giá trị sử dụng (hết hạn sử dụng) hoặc bị giả mạo. - Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, trái đạo đức xã hội; có nội dung chống phá cách mạng; xuyên tạc lịch sử; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức khác; kích động chiến tranh… - Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch trừ giấy uỷ quyền không có thù lao, bên được uỷ quyền không có nghĩa vụ bồi thường, không liên quan đến chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản. 2. Chứng thực chữ ký ở đâu?Cơ quan có thẩm quyền chứng thực chữ ký được quy định cụ thể tại Nghị định 23 năm 2015 gồm:
Lưu ý: Người yêu cầu chứng thực chữ ký phải đến trực tiếp trụ sở của các cơ quan, tổ chức nêu trên trừ trường hợp chứng thực chữ ký của người yêu cầu chứng thực nhưng già yếu, không thể đi lại được hoặc đang bị tạm giam, tạm giữ, thi hành án phạt tù hoặc có lý do chính đáng khác. Trong văn bản chứng thực chữ ký, bắt buộc phải ghi rõ địa điểm chứng thực, nếu thực hiện chứng thực ngoài trụ sở cơ quan, tổ chức nêu trên thì phải ghi rõ thời gian đến giờ, phút chứng thực. Khi chứng thực chữ ký ngoài trụ sở, người yêu cầu công chứng có thể phải nộp thêm chi phí và thù lao chứng thực theo thoả thuận với cơ quan, tổ chức có thẩm quyền chứng thực nêu trên. 3. Cần chuẩn bị hồ sơ gì để chứng thực chữ ký?Sau khi đã xác định được chứng thực chữ ký ở đâu thì người yêu cầu cần phải chuẩn bị các hồ sơ, giấy tờ sau đây: - Giấy tờ nhân thân của người yêu cầu: Chứng minh nhân dân hoặc Căn cước công dân hoặc hộ chiếu còn giá trị sử dụng. - Văn bản, giấy tờ mà người yêu cầu chứng thực chữ ký sẽ thực hiện ký tên và nhận được sự chứng thực đến từ cơ quan có thẩm quyền. Nội dung trong giấy tờ, văn bản chứng thực chữ ký, người yêu cầu phải chịu hoàn toàn trách nhiệm. Riêng văn bản, giấy tờ được sử dụng để yêu cầu chứng thực chữ ký nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung (văn bản bằng tiếng nước ngoài…) thì người này có quyền yêu cầu nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt của giấy tờ, văn bản đó. 4. Thời gian chứng thực chữ ký là bao lâu?Thời gian thực hiện chứng thực chữ ký được quy định tại Điều 7 Nghị định 23 là thực hiện ngay trong ngày làm việc sau khi cơ quan, tổ chức tiếp nhận được yêu cầu chứng thực chữ ký. Nếu yêu cầu được gửi đến sau 15 giờ của ngày hôm đó thì cơ quan, tổ chức phải giải quyết chứng thực chữ ký ngay trong ngày làm việc tiếp theo. Khi tiếp nhận yêu cầu chứng thực chữ ký, cơ quan tiếp nhận hồ sơ phải có phiếu hẹn ghi rõ ngày, giờ sẽ trả kết quả cho người yêu cầu chứng thực. Quy trình chứng thực chữ ký trong các giấy tờ, văn bản (thủ tục này cũng được áp dụng trong trường hợp chứng thực điểm chỉ khi người yêu cầu chứng thực chữ ký không ký được và trường hợp người yêu cầu chứng thực không thể ký, điểm chỉ được) Cơ quan thực hiện:Bộ phận tiếp nhận và trả kết quả của UBND phường Cơ sở pháp lý:- Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch (có hiệu lực thi hành kể từ ngày 10 tháng 4 năm 2015); - Thông tư số 01/2020/TT-BTP ngày 03 tháng 03 năm 2020 của Bộ trưởng Bộ Tư pháp Quy định chi tiết và hướng dẫn thi hành một số điều của Nghị định số 23/2015/NĐ-CP ngày 16 tháng 02 năm 2015 của Chính phủ về cấp bản sao từ sổ gốc, chứng thực bản sao từ bản chính, chứng thực chữ ký và chứng thực hợp đồng, giao dịch; - Thông tư số 226/2016/TT-BTC ngày 11 tháng 11 năm 2016 của Bộ Tài chính quy định mức thu, chế độ thu, nộp, quản lý và sử dụng phí chứng thực (có hiệu lực kể từ ngày 01 tháng 01 năm 2017). - Nghị định 61/2018/NĐ-CP về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. - Thông tư 01/2018/TT-VPCP ngày 23/11/2018 hướng dẫn thi hành một số quy định của nghị định số 61/2018/NĐ-CP ngày 23/04/2018 của Chính phủ về thực hiện cơ chế một cửa, một cửa liên thông trong giải quyết thủ tục hành chính. - Quyết định số 2700/QĐ-UBND ngày 29 ttháng6 năm 2018 của UBND thành phố Hồ Chí Minh về việc công bố thủ tục hành chính mới ban hành, được sửa đổi, bổ sung, thay thế và bãi bỏ thuộc phạm chuẩn hóa tại Thành phố Hồ Chí Minh. - Quyết định số 1114 /QĐ-UBND ngày 30 tháng 3 năm 2020 của Chủ tịch Ủy ban nhân dân thành phố về việc phê duyệt quy trình nội bộ giải quyết thủ tục hành chính thuộc thẩm quyền tiếp nhận của UBND phường, xã, thị trấn. Trình tự thực hiện: TT Trình tự Trách nhiệm Thời gian Biểu mẫu/Kết quả B1 Nộp hồ sơ: Công dân có nhu cầu nộp hồ sơ trực tiếp tại bộ phận TN&TKQ của UBND phường hoặc qua hệ thống bưu chính Công dân Khi có nhu cầu Theo mục 5.2 B2 - Kiểm tra nội dung văn bản, các giấy tờ tùy thân và năng lực hành vi của người yêu cầu chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ. - Trường hợp hồ sơ đầy đủ và hợp lệ thì yêu cầu người chứng thực ký hoặc điểm chỉ vào giấy tờ cần chứng thực; Lập giấy tiếp nhận hồ sơ và hẹn trả kết quả theo mẫu số 01 (đối với trường hợp tiếp nhận hồ sơ sau 15 giờ); thực hiện tiếp bước B3. - Trường hợp hồ sơ chưa đầy đủ hoặc chưa hợp lệ thì hướng dẫn người yêu cầu chứng thực bổ sung, hoàn thiện hồ sơ theo mẫu số 02 hoặc hướng dẫn nộp hồ sơ đến cơ quan có thẩm quyền chứng thực, nếu nộp hồ sơ không đúng cơ quan có thẩm quyền. - Trường hợp hồ sơ không đáp ứng đầy đủ điều kiện giải quyết theo quy định thì lập Phiếu từ chối tiếp nhận, giải quyết hồ sơ theo mẫu số 03, trong đó giải thích rõ lý do từ chối. Bộ phận TN&TKQ 0,5 giờ làm việc Mẫu số 01, 02, 03, 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) Hồ sơ B3
Cán bộ thụ lý hồ sơ 2 giờ làm việc Mẫu số 01, 03 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP Dự thảo kết quả B4 Ký duyệt kết quả : Lãnh đạo UBND phường xem xét và ký tên trên văn bản, giấy tờ cần chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ Lãnh đạo UBND phường 1 giờ làm việc Giấy tờ, văn bản được chứng thực chữ ký/điểm chỉ B5 Đóng dấu và sao lưu : Tiếp nhận kết quả, chuyển văn thư lấy số đóng dấu Lưu 01 bản giấy tờ, văn bản đã chứng thực chữ ký hoặc điểm chỉ theo quy định Phát hành văn bản và chuyển về bộ phận TN&TKQ Cán bộ thụ lý hồ sơ 0,5 giờ làm việc Mẫu số 06 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) Kết quả B6 Trả kết quả cho công dân theo quy định Bộ phận TN&TKQ Theo phiếu hẹn Ghi chú: Nếu hồ sơ bị chậm muộn thì cán bộ thụ lý báo cáo lãnh đạo và phải có phiếu xin lỗi theo mẫu số 04 (Thông tư 01/2018/TT-VPCP) trả cho TCCN Cách thức thực hiện: Thành phần và số lượng:Xuất trình bản chính giấy tờ, văn bản làm cơ sở để chứng thực bản sao. Nộp bản sao cần chứng thực (số lượng bản sao theo nhu cầu của người yêu cầu chứng thực). * Trường hợp chứng thực ngoài trụ sở thì người yêu cầu chứng thực phải nộp văn bản yêu cầu chứng thực ngoài trụ sở. Số lượng hồ sơ: 01 bộ Thời gian giải quyết:Trong ngày tiếp nhận yêu cầu hoặc trong ngày làm việc tiếp theo, nếu tiếp nhận yêu cầu sau 15 giờ Đối tượng thực hiện: Kết quả: Yêu cầu và điều kiện:- Những trường hợp không được chứng thực chữ ký: + Tại thời điểm chứng thực, người yêu cầu chứng thực chữ ký không nhận thức và làm chủ được hành vi của mình; + Người yêu cầu chứng thực chữ ký xuất trình Giấy chứng minh nhân dân hoặc Hộ chiếu không còn giá trị sử dụng hoặc giả mạo; + Giấy tờ, văn bản mà người yêu cầu chứng thực ký vào có nội dung trái pháp luật, đạo đức xã hội; tuyên truyền, kích động chiến tranh, chống chế độ xã hội chủ nghĩa Việt Nam; xuyên tạc lịch sử của dân tộc Việt Nam; xúc phạm danh dự, nhân phẩm, uy tín của cá nhân, tổ chức; vi phạm quyền công dân; + Giấy tờ, văn bản có nội dung là hợp đồng, giao dịch, trừ các trường hợp chứng thực chữ ký trong Giấy ủy quyền đối với trường hợp ủy quyền không có thù lao, không có nghĩa vụ bồi thường của bên được ủy quyền và không liên quan đến việc chuyển quyền sở hữu tài sản, quyền sử dụng bất động sản hoặc trường hợp pháp luật có quy định khác. - Khi chứng thực chữ ký trong giấy tờ, văn bản bằng tiếng nước ngoài, nếu người thực hiện chứng thực không hiểu rõ nội dung của giấy tờ, văn bản thì có quyền yêu cầu người yêu cầu chứng thực nộp kèm bản dịch ra tiếng Việt nội dung của giấy tờ, văn bản đó. Bản dịch giấy tờ, văn bản không phải công chứng hoặc chứng thực chữ ký người dịch; người yêu cầu chứng thực phải chịu trách nhiệm về nội dung của bản dịch. |
