Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tài sản, tiền vốn của doanh nghiệp mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn [thời gian dưới một năm hoặc dưới mộtchu kỳ sản xuất, kinh doanh bình thường] tại ngân hàng, công ty tài chính, kho bạc Nhà nước, các tổ chức tín dụng các quan hệ kinh tế.
Cầm cố là việc doanh nghiệp mang tài sản của mình giao cho người nhận cầm cố giữ để vay vốn hoặc đê nhận các loại bảo lãnh. Tài sản cầm cố có thể là vàng, bạc, kim khí quý, đá quý, ô tô, xe máy,…và cũng có thể là những giấy tờ chứng nhận quyền sở hữu nhà, đất hoặc tài sản. Những tài sản đã mang cầm cố, doanh nghiệp co thể không còn quyền sử dụng trong thời gian đang cầm cố. Sau khi thanh toán tiền vay, doanh nghiệp nhận lại những tài sản đã cầm cố. Nếu doanh nghiệp không trả nợ được tiền vay hoặc phá sản thì người cho vay có thể phát mại các tài sản cầm cố để lấy tiền bù đắp lại số tiền cho vay bị mất.
Ký quỹ là việc doanh nghiệp gửi một khoản tiền hoặc kim quý, đá quý hay các giấy tờ có giá trị vào tài khoản phong toả tại ngân hàng để đảm bảo việc thực hiện bảo lãnh cho doanh nghiệp. ký cược là việc doanh nghiệp đi thuê tài sản cho bên cho thuê một khoản tiền hoặc kim khí quý, đá quý hoặc các vật có giá trị cao nhằm mục đích ràng buộc và nâng cao trách nhiệm của người đi thuê tài sản phải quản lý, sử dụng tốt tài sản đi thuê và hoàn trả đúng thời gian qui định.
Tiền đặt cược do bên có tài sản cho thuê qui định có thể bằng hoặc cao hơn giá trị của tài sản cho thuê. Đối với tài sản đưa đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn, được phản ánh vào Tài khoản 144- “Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn” theo giá đã ghi sổ kế toán của doanh nghiệp. Khi xuất tài sản mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ghi theo giá nào thi khi thu về ghi theo giá đó.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA TÀI KHOẢN 144- CẦM CỐ, KÝ QUỸ, KÝ CƯỢC NGẮN HẠN
Bên Nợ:
Giá trị tài sản mang đi cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
Bên có:
Giá trị tài sản cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn đã nhận lại hoặc thanh toán.
Số dư bên Nợ:
Giá trị tài sản còn đang cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU
1. Dùng thương mại, vàng, bạc, kim khí quý, đá quý hoặc tiền gửi ngân hàng để ký quỹ, ký cược ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 144 – Cần cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn
Có các TK 111, 112,…
2. Trường hợp dùng TSCĐ để cầm cố ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 144 – Cần cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn [Giá trị còn lại]
Nợ TK 214 – Hao mòn TSCĐ [Giá trị hao mòn]
Có TK 211 – TSCĐ hữu hình [Nguyên giá].
Trường hợp thế chấp bằng giấy tờ [Giấy chứng nhận sở hữu nhà, đất tài sản] thì không phản ánh trên tài khoản này mà chỉ theo dõi trên sổ chi tiết.
3. Khi nhận lại tài sản cầm cố hoặc tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, ghi:
3.1. Nhận lại TSCĐ cầm cố, ghi:
Nợ TK 211 –
TSCĐ hữu hình [Nguyên giá khi đưa đi cầm cố]
Có TK 144 – Cầm cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn [Giá trị còn lại khi mang đi cầm cố]
Có TK 214 – Hao mòn TSCĐ [Giá trị hao mòn].
3.2. Nhận lại số tiền hoặc vàng, bạc,…ký quỹ, ký cược ngắn hạn, ghi:
Nợ các TK 111, 112,…
Có TK 144 – Cần cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
4. Trường hợp doanh nghiệp không thực hiện đúng những cam kết, bị phạt vi phạm hợp đồng trừ vào số tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 811 –
Chi phí khác [Số tiền bị trừ]
Có TK 144 – Cần cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
5. Trường hợp đơn vị không thanh toán tiền bán hàng cho người có hàng gửi bán, người bán hàng đề nghị trừ vào tiền ký quỹ, ký cược ngắn hạn, ghi:
Nợ TK 331 – Phải trả cho người bán
Có TK 144 – Cần cố, ký quỹ, ký cược ngắn hạn.
TÀI KHOẢN 344
NHẬN KÝ QUỸ, KÝ CƯỢC DÀI HẠN
Tài khoản này dùng để phản ánh các khoản tiền mà doanh nghiệp nhận ký quỹ, ký cược của các đơn vị, cá nhân bên ngoài với thời hạn từ một năm trở lên để đảm bảo cho các dịch vụ liên quan đến sản xuất, kinh doanh được thực hiện đúng hợp đồng kinh tế đã ký kết, như nhận tiền ký cược, ký quỹ để đảm bảo việc thực hiện hợp đồng kinh tế, hợp đồng đại lý,... Các trường hợp nhận ký quỹ, ký cược dài hạn bằng hiện vật không phản ánh ở tài khoản này mà được theo dõi ở tài khoản ngoài Bảng Cân đối kế toán [TK 003 Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược].
Kế toán nhận ký quỹ, ký cược dài hạn phải theo dõi chi tiết từng khoản tiền nhận ký quỹ, ký cược của từng khách hàng.
KẾT CẤU VÀ NỘI DUNG PHẢN ÁNH CỦA
TÀI KHOẢN 344 - NHẬN KÝ QUỸ, KÝ CƯỢC DÀI HẠN
Bên Nợ:
Hoàn trả tiền nhận ký quỹ, ký cược dài hạn.
Bên Có:
Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn bằng tiền.
Số dư bên Có:
Số tiền nhận ký quỹ, ký cược dài hạn chưa trả.
PHƯƠNG PHÁP HẠCH TOÁN KẾ TOÁN
MỘT SỐ NGHIỆP VỤ KINH TẾ CHỦ YẾU
1. Khi nhận tiền ký quỹ, ký cược dài hạn của đơn vị, cá nhân bên ngoài, ghi:
Nợ các TK 111, 112
Có TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn [Chi tiết cho từng khách hàng].
2. Khi hoàn trả tiền ký quỹ, ký cược dài hạn cho khách hàng, ghi:
Nợ TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn
Có các TK 111, 112
3. Trường hợp đơn vị ký quỹ, ký cược vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết với doanh nghiệp, bị phạt theo thỏa thuận trong hợp đồng kinh tế:
a/ Khi nhận được khoản tiền phạt do vi phạm hợp đồng kinh tế đã ký kết:
Nếu khấu trừ vào tiền nhận ký quỹ, ký cược, ghi:
Nợ TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn
Có TK 711 - Thu nhập khác.
b/ Khi thực trả khoản ký quỹ, ký cược dài hạn còn lại, ghi:
Nợ TK 344 - Nhận ký quỹ, ký cược dài hạn [Đã khấu trừ tiền phạt]
Có các TK 111, 112.
4. Nhận và hoàn trả tài sản ký quỹ, ký cược [Xem giải thích ở Tài khoản 003 - Hàng hoá nhận bán hộ, nhận ký gửi, ký cược.