Hiện nay, một số Ban quản trị nhà chung cư lúng túng khi triển khai chuẩn bị và tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo Thông tư 06/2019/TT-BXD [ban hành ngày 31/10/2019 về sửa đổi, bổ sung một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý, sử dụng nhà chung cư, tại Thông tư 02 và 28]. Bài viết này sẽ giúp cho các ban quản trị giải quyết các khúc mắc.
Về cơ bản, tổ chức Hội nghị nhà chung cư theo Thông tư 02 và Thông tư 06 có một khác biệt đáng lưu ý nhất là: “Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết”.
Việc tổ chức Hội nghị nhà chung cư lần đầu tiên thực hiện theo thông tư 06 Ban quản trị cần lưu ý các công việc sau:
Một là, sửa đổi bổ sung Quy chế quản lý sử dụng nhà chung cư theo Thông tư 06 để trình Hội nghị nhà chung cư thông qua. Thông tư 06 có một số thay đổi, ví dụ như về quyền biểu quyết như đã nói ở trên, về biểu quyết của ban quản trị…, ban quản trị nghiên cứu để cập nhật.
Nếu có quy chế tổ chức hội nghị, quy chế bầu cử thì phải thực hiện các sửa đổi liên quan đến biểu quyết.
Trên cơ sở đó, Hội nghị nhà chung cư thông qua để thực hiện tại Hội nghị này và các Hội nghị sau tiếp tục thực hiện.
Hai là, việc biểu quyết và tổ chức bầu cử. Trước đây, mỗi chủ sở hữu chỉ có 01 phiếu biểu quyết, thì nay có số phiếu tương đương với diện tích m2 diện tích sở hữu. Cho nên, mỗi chủ sở hữu/người được ủy quyền khi tham dự nên phát 01 Thẻ biểu quyết. Thẻ biểu quyết có thể in các màu khác nhau, hoặc được đánh số hiệu/ký hiệu để tiện thống kê kết quả biểu quyết khi không biểu quyết bằng Phiếu kín, thường chỉ thực hiện khi bầu cử [giơ thẻ biểu quyết].
Tương tự như vậy, ta có thể chuẩn bị phiếu bẩu cử theo hình thức như vậy, nếu ta lựa chọn bầu cử theo hình thức “bầu dồn phiếu”. Cụ thể về vấn đề này tôi đã có bài viết riêng để phân tích [//caulacboquanlytoanha.vn/bieuquyet-va-bau-cu-tai-hoi-nghi-nha-chung-cu-theo-thong-tu-06/].
Việc bầu cử nên bầu cử theo hình thức bầu dồn phiếu, để tránh trường hợp một số chủ sở hữu có số phiếu cao có thể tác động đến kết quả bầu cử. Bầu dồn phiếu được hiểu đơn giản như sau:
Hội nghị xác định bầu 05 thành viên ban quản trị, thì 01 chủ sở hữu đang sở hữu 100 m2, thay vì có 100 phiếu biểu quyết, sẽ có 500 phiếu biểu quyết. Như vậy mỗi người được bầu sẽ nhận được 100 phiếu. Như vậy về hình thức phiếu bầu cử có thể vẫn giữ như trước đây, chỉ khác khi tổng hợp kết quả bầu cử.
Một số người sẽ thắc mắc là như vậy có đúng quy định hay chưa? Vấn đề này Quy chế quản lý, sử dụng nhà chung cư chưa có quy định chi tiết, nhưng cũng không cấm, nó đang được áp dụng trong quy định về bầu cử Hội đồng quản trị của Công ty cổ phần trong Luật doanh nghiệp. Thực tế đã có một số tòa nhà thực hiện và được chính quyền chấp nhận.
Nếu không là bầu dồn phiếu, thì 100 phiếu kia sẽ được chia cho 5 người được lựa chọn. Có tòa nhà quy ước là mỗi người sẽ nhận được 20 phiếu, nhưng đây là quy ước chưa đúng, nếu như vậy phải làm bầu dồn phiếu. Vì theo quyền dân chủ, mỗi ứng viên có thể nhận được số phiếu khác nhau, chỉ cần đảm bảo sao cho tổng số phiếu không vượt quá số phiếu của họ [100 phiếu]. Chính điều này sẽ dẫn đến một số người có thể nhận số phiếu rất cao, nếu tòa nhà có quy định phải đạt quá bán mới trúng cử mà không lấy từ cao xuống thấp thì có thể sẽ dẫn đến phải bầu cử bổ sung hoặc bầu cử lại.
Trên đây là quan điểm cá nhân của tôi, các tòa nhà có thể căn cứ vận dụng cho phù hợp. Còn vấn đề gì chưa được rõ vui lòng liên hệ: 0963309768 [FB]/0919679192 [zalo] để được hỗ trợ.
Trần Khánh [Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội]
Thông tư 06/2019/TT-BXD của Bộ Xây dựng sửa đổi một số điều của các Thông tư liên quan đến quản lý sử dụng nhà chung cư, trong đó có quy định mới, sửa đổi Điều 16 Thông tư 02:
“Quyền biểu quyết tại hội nghị tòa nhà chung cư, cụm nhà chung cư được tính theo diện tích sở hữu riêng của chủ sở hữu căn hộ, chủ sở hữu phần diện tích khác trong nhà chung cư theo nguyên tắc 1 m2 diện tích sở hữu riêng tương đương với 01 phiếu biểu quyết”
Điều này dẫn đến việc các tòa nhà, cụm nhà chung cư phải Nội quy quản lý, sử dụng nhà chung cư và quy chế bầu Ban quản trị nhà chung cư cho phù hợp. Tuy nhiên thông tư chưa quy định chi tiết cho nên quá trình thực hiện sẽ có một số vướng mắc, cần được lưu ý và có thể được giải quyết như sau:
1.Đối với căn hộ, phần diện tích khác lẻ diện tích:
Có thể làm tròn số áp dụng khoản 6, điều 4 nghị định 174/2016/NĐ-CP ngày 30/12/2016 của Chính phủ quy định chi tiết một số điều của Luật kế toán:
“…6.Khi sử dụng đơn vị tiền tệ rút gọn, đơn vị kế toán được làm tròn số bằng cách: Chữ số sau chữ số đơn vị tiền tệ rút gọn nếu bằng 5 trở lên được tăng thêm 1 đơn vị, nếu nhỏ hơn 5 thì không tính”
Như vậy ví dụ căn hộ có diện tích là 68,5 có thể được tính là có 69 phiếu biểu quyết.
2.Số phiếu biểu quyết: tổng số phiếu biểu quyết tương đương tổng diện tích của tòa nhà, cụm tòa nhà chung cư, không phải tính và ghi theo Thông tư 02. Số phiếu biểu quyết có thể là một con số rất lớn, cho nên cần có thống kê chặt chẽ từ biểu quyết của các chủ sở hữu để có kết quả biểu quyết chính xác, tham chiếu với các quy định về tỷ lệ biểu quyết để công nhận các vấn đề được đưa ra biểu quyết [thông thường là phải đạt 51% trở lên, nếu như không có quy định khác].
Điều này cần hết sức lưu ý trong việc thống kê diện tích, chuẩn bị phiếu bầu cử, cần tối đa ứng dụng công nghệ thông tin để có kết quả chính xác.
3.Bầu cử ban quản trị:
Trong Thông tư 02 cũng như các thông tư sửa đổi bổ sung là 28 và 06 không có quy định rõ về nguyên tắc trúng cử quản trị, cho nên việc người trúng cử vào ban quản trị sẽ lấy theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp [không nhất thiết phải đạt được đa số phiếu mới trúng cử].
Ví dụ ở tòa nhà 187 Nguyễn Lương Bằng xác định quy chế bầu cử như sau:
“Phiếu bầu Thành viên BQT, Trưởng BQT, Phó BQT được diễn giải như sau;
- a] Phiếu bầu hợp lệ: Phiếu bầu cho 4 ứng cử viên hoặc ít hơn, dấu nhân
[X] để bầu trưởng BQT và phó BQT có giá trị bằng tổng số phiếu bầu [đ]
- b] Phiếu không hợp lệ:……………………..”
Ở đây kết hợp bầu trưởng, phó ban với quy định là người được cao phiếu nhất sẽ trúng cử trưởng ban quản trị, kế đó là trúng cử phó ban quản trị.
Phiếu hợp lệ là hình minh họa 1.
Vấn đề đặt ra ở đây là chủ đầu tư hoặc một tổ chức/cá nhân là chủ sở hữu diện tích khác trong chung cư chiếm diện tích lớn, có tòa nhà có thể chiếm đa số cho nên dẫn đến việc bầu cử kết quả có thể diễn ra theo ý muốn chủ quan.
Theo quy định hiện hành, Ban quản trị được thành lập và hoạt động theo mô hình Hội đồng quản trị của hợp tác xã hoặc của công ty cổ phần, cho nên việc bầu cử ban quản trị có thể vận dụng Luật doanh nghiệp, quy định tại khoản 3, điều 144, Luật Doanh nghiệp năm 2014:
“…3. Trường hợp Điều lệ công ty không quy định khác, việc biểu quyết bầu thành viên Hội đồng quản trị và Ban kiểm soát phải thực hiện theo phương thức bầu dồn phiếu, theo đó mỗi cổ đông có tổng số phiếu biểu quyết tương ứng với tổng số cổ phần sở hữu nhân với số thành viên được bầu của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát và cổ đông có quyền dồn hết hoặc một phần tổng số phiếu bầu của mình cho một hoặc một số ứng cử viên. Người trúng cử thành viên Hội đồng quản trị hoặc Kiểm soát viên được xác định theo số phiếu bầu tính từ cao xuống thấp, bắt đầu từ ứng cử viên có số phiếu bầu cao nhất cho đến khi đủ số thành viên quy định tại Điều lệ công ty. Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty”.
Ví dụ về bầu dồn phiếu trong Công ty Cổ phần:
Nếu giả sử công ba cổ đông với tỷ lệ cổ phần là 10%, 22% và 68% và nhiệm kỳ này công ty sẽ bầu ra năm thành viên HĐQT. Nếu bầu theo cách bình thường thì quyết định của đại hội đồng cổ đông được thông qua khi có 65% phiếu biểu quyết thì đương nhiên cả 5 người trong hội đồng quản trị đều là người của cổ đông chiếm 68% cố phần công ty mà không cần các cổ đông còn lại đồng ý.
Khi áp dụng phương pháp bầu dồn phiếu thì lại khác, tổng số phiếu biểu quyết sẽ tăng lên 5 lần theo số thành viên của HĐQT. Giả sử mỗi 1% vốn điều lệ = 1 cổ phần thì số phiếu biểu quyết ở đây của 3 cổ đông sẽ là 50, 110 và 340 phiếu. Tổng số phiếu sẽ là 500 phiếu để chia cho 5 người trong HĐQT theo số phiếu từ cao xuống thấp do vậy kết quả bầu sẽ quyết liệt hơn trong trường hợp các cổ đông muốn có người của mình tham gia quản lý công ty.
Với ví dụ này, cổ đông với 110 phiếu chắc chắn chọn được cho mình 1 trong 5 thành viên HĐQT bằng cách bầu dồn 110 phiếu cho 1 ứng viên họ đề cử; cổ đông 68% có 300 phiếu sẽ lựa chọn được 3 ứng viên nên người cuối cùng sẽ phụ thuộc vào quyết định của 2 cổ đông còn lại. Kết quả sẽ phù hợp hơn đối với việc bầu cử thông thường.
Trường hợp có từ 02 ứng cử viên trở lên đạt cùng số phiếu bầu như nhau cho thành viên cuối cùng của Hội đồng quản trị hoặc Ban kiểm soát thì sẽ tiến hành bầu lại trong số các ứng cử viên có số phiếu bầu ngang nhau hoặc lựa chọn theo tiêu chí quy chế bầu cử hoặc Điều lệ công ty. Trường hợp này tuy ít xảy ra tuy nhiên không phải là không thể, chính vì vậy trước khi tiến hành thảo luận phương pháp bầu dồn phiếu nên thỏa thuận luôn quy chế bầu cử để rõ ràng hơn.
Lúc này việc biểu quyết sẽ được minh họa ở hình ảnh 2. Lưu ý là các chủ sở hữu có thể dồn phiếu cho 01 ứng viên họ đề cử.
Như vậy việc bầu cử theo phương thức bầu dồn phiếu sẽ công bằng hơn so với cách bầu đơn thuần.
Trên đây là quan điểm cá nhân của tôi, các tòa nhà có thể căn cứ vận dụng cho phù hợp để sửa đổi, bổ sung quy chế bầu cử cho phù hợp theo đúng tinh thần thông tư 02, mà vẫn đảm bảo bầu cử được diễn ra công bằng, lựa chọn chính xác được thành viên ban quản trị.
Xin chân thành cảm ơn ông Đặng Thanh Thế, Thành viên độc lập HĐQT – Tổng Công ty 36 – CTCP, Trưởng Ban Quản trị Tòa Nhà 187 Nguyễn Lương Bằng có ý kiến đóng góp cho CLB quản lý tòa nhà Hà Nội, đã cung cấp dữ liệu để tác giả có thể hoàn thành bài viết này. Còn vấn đề chưa được rõ vui lòng liên hệ theo FB:0963309768/zalo: 0919679192.
Trần Khánh [Chủ tịch CLB quản lý tòa nhà Hà Nội]