Phòng hành chính là gì

Phòng hành chính là bộ phận không thể thiếu trong bất cứ công ty nào. Công việc chính của phòng hành chính là đảm nhận toàn bộ các việc liên quan đến quy trình, thủ tục hành chính; quản lý và giám sát công việc của nhân viên trong công ty; và tư vấn pháp lý cho Ban Giám đốc khi cần. Trong bài viết này HRchannels sẽ giúp bạn đọc khám phá vai trò, chức năng và nhiệm vụ của Trưởng phòng hành chính người đứng đầu phòng hành chính của mỗi công ty.

Vai trò của Trưởng phòng hành chính

Khi nhắc đến công việc hành chính văn phòng, mọi người thường hay nghĩ đến sự nhàm chán và thường không được xem trọng. Thế nhưng trách nhiệm của mỗi nhân viên bộ phận hành chính khá đa dạng và phải đảm đương nhiều công việc cũng như hoạt động khác nhau. Nhờ có bộ phận hành chính mà mọi việc trong văn phòng diễn ra suôn sẻ và nhịp nhàng.

Là người đứng đầu bộ phận hành chính Trưởng phòng hành chính có vai trò tham mưu, tư vấn cho Ban Giám đốc các vấn đề liên quan đến luật pháp và hệ thống quy định, chính sách, quy trình thủ tục hành chính. Quản lý và giám sát công việc của toàn bộ nhân viên trong công ty. Điều hành, phân công công việc và hướng dẫn nhân viên bộ phận hành chính thực hiện tốt công việc được giao. Họ cũng có vai trò kiến tạo môi trường làm việc chuyên nghiệp và đảm bảo đời sống tinh thần cho mỗi công ty.

>>> Xem thêm:Mô tả công việc trưởng phòng hành chính

Chức năng của trưởng phòng hành chính

Chức năng tham mưu: Trưởng phòng hành chính có trách nhiệm tham mưu cho Ban Giám đốc khi cần đưa ra các quyết định quan trọng hay các vấn đề liên quan đến xây dựng quy trình thủ tục hành chính sao cho đơn giản mà hiệu quả.

Chức năng tổ chức: công việc của Trưởng phòng hành chính là tổ chức thực hiện các công việc hành chính trong công ty. Đảm bảo nhân viên trong công ty tuân thủ đúng quy trình thủ tục hành chính đã được phê duyệt.

Chức năng giám sát: không chỉ phân công công việc cho nhân viên bộ phận hành chính mà Trưởng phòng hành chính còn phải thường xuyên theo dõi, giám sát công việc trong ngày của nhân viên. Nhờ vậy có thể kịp thời phát hiện sai sót mà điều chỉnh cho hợp lý.

Chức năng quản lý: chịu trách nhiệm quản lý các công việc hành chính như: mua sắm, cấp phát trang thiết bị làm việc; quản lý tài sản, cơ sở hạ tầng, trang thiết bị văn phòng cho công ty Định kỳ cho kiểm tra, bảo trì, bảo dưỡng thiết bị theo đúng quy định của nhà sản xuất. Ngoài ra còn phải đảm bảo an toàn lao động, an ninh và chấp hành kỷ luật lao động.

>>> Có thể bạn quan tâm:Câu hỏi phỏng vấn dành cho trưởng phòng hành chính

Nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính

Trong công ty Trưởng phòng hành chính thường đảm nhận các nhiệm vụ sau:

• Những việc làm hấp dẫn

  Human Resource Manager

  Quảng Nam, Quảng Trị, Thừa Thiên Huế Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

  Admin Leader

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Xây dựng

  HR Leader

  Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

  Head of HR Department

  TP.HCM, Long An, Tây Ninh Dệt may/ Sợi/ Giầy da, Nhân sự , Sản Xuất

  Sales Admin

  Bến Tre Bán hàng [Khác]

  Tổ chức và phối hợp với các bộ phận khác xây dựng và thực hiện kế hoạch công việc theo tháng, quý, năm.

• Tham mưu cho Ban Giám đốc công tác tổ chức, đào tạo, đánh giá, đề bạt, sắp xếp, bố trí, khen thưởng và kỷ luật nhân viên.

• Thực hiện đúng các chế độ, chính sách đối với nhân viên.

• Tham mưu cho việc xây dựng ngân sách tài chính cần thiết cho việc quản lý của các bộ phận.

• Lên kế hoạch mua sắm các trang thiết bị cần thiết cho công việc. Chịu trách nhiệm quản lý, theo dõi, sửa chữa khi trang thiết bị xảy ra hư hỏng.

• Hướng dẫn và thực hiện công tác thi đua, khen thưởng hàng năm đối với toàn bộ nhân viên trong công ty.

• Hướng dẫn việc sắp xếp, lưu trữ thông tin, tài liệu khoa học và hợp lý. Tuân thủ theo chế độ thống kê và báo cáo theo định kỳ hay đột xuất theo nhu cầu của Ban Giám đốc.

• Tổ chức các buổi hội thảo, hội nghị của công ty.

• Quản lý công văn, tài liệu, con dấu và quản lý việc thực hiện công tác văn thư, lưu trữ.

• Tham mưu, xây dựng và tổ chức thực hiện các nội quy và quy chế hoạt động của công ty.

• Giám sát việc đảm bảo vệ sinh môi trường, an ninh trật tự, an toàn lao động và phòng chống cháy nổ.

• Phối hợp cùng với ban quản trị công đoàn trong việc chăm lo đời sống vật chất và tinh thần cho toàn thể đội ngũ nhân viên trong công ty.

• Phân công công việc và chịu trách nhiệm đối với toàn bộ công việc của nhân viên trong bộ phận.

• Giám sát cách thức thực hiện công việc của nhân viên bộ phận, có điều chỉnh thích hợp khi phát hiện sai quy trình.

• Đào tạo và hướng dẫn các chính sách, quy định cho toàn thể nhân viên.

• Tham gia vào quá trình tuyển dụng, đào tạo nhân sự, phát triển nguồn nhân lực và xây dựng văn hóa Công ty.

• Chủ trì việc xây dựng các quy chế, quy định, quy trình, văn bản thống nhất cho toàn công ty.

• Xây dựng quy chế, hệ thống đánh giá nhân sự [KPI] và chịu trách nhiệm về kết quả đánh giá nhân sự.

• Xây dựng môi trường làm việc chuyên nghiệp cho công ty.

• Thực hiện các công việc đột xuất khác theo yêu cầu của Ban Giám đốc.

>>> Đọc thêm:Thông tin việc làm Trưởng phòng hành chính
Qua bài viết này, HRchannels mong rằng bạn đọc sẽ có cái nhìn rõ nét hơn về vai trò, chức năng và nhiệm vụ của trưởng phòng hành chính. Qua đó thêm yêu cái nghề hành chính văn phòng này hơn nữa.

Nguồn ảnh: internet

• trưởng phòng hanh chính
• truong phong hanh chinh
• nhiệm vụ trưởng phòng hanh chính
• vai trò trưởng phòng hanh chính