Sự khác nhau giữa ủy quyền và giao việc
Sự khác biệt giữa ủy quyền và trao quyềnỦy quyền và Trao quyền Ủy quyền và trao quyền là khái niệm quan trọng trong quản lý đối với các nhà lãnh đạo và quản lý. Đây là những c Show Bài học về giao việc và ủy quyền hiệu quảỦy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý. Ủy quyền là 1 trong những kỹ năng cần thiết để quản lý hiệu quả. Nếu không có năng lực ủy quyền, bạn sẽ không thể phát huy hết khả năng của bản thân trong vai trò quản lý. Quản lý được hiểu là “tạo thành quả thông qua người khác”. Bản chất của quản lý là giao việc. Nhiều nhà quản lý không sẵn sang ủy quyền, điều này làm hạn chế chính cơ hội thăng tiến của họ. ỦY QUYỀN CÓ LỢI ÍCH Việc ôm đồm quá nhiều trách nhiệm khiến họ không mở rộng tri thức và cống hiến cho công ty. -Mở rộng các việc bạn có thể làm -Công việc của bạn tang cả lượng và chất -Tăng năng lực của người dưới quyền và bạn sẽ mạnh hơn nhờ họ Ủy quyền là kỹ năng có thể học hỏi: -Các bạn cảm thấy lúng túng khi ủy quyền, nhưng đừng ngại -Bạn sẽ có được nhiều thứ hơn khi bạn biết ủy quyền và giám sát sự ủy quyền đó. Vấn đề là nhiều người quản lý vẫn cảm thấy “rất khó” khi giao việc và đây là các định kiến cản trở việc ủy quyền: 1.Không có đủ thời gian để ủy quyền: Không bao giờ có đủthời gian để làm tốt việc gì đó nhưng luôn phải đủ thời gian để làm lại. Chúng ta luôn đủ thời gian để ủy quyền hiệu quả. Giao nhiệm vụ rõ rang là cách hiệu quả nhất để sử dụng thời gian có hiệu quả của bạn. 2.Nhân viên không đủ năng lực: Các nhà quản lý thường đánh giá thấp khả năng của nhân viên, cách duy nhất để bạn kiểm tra năng lực là bạn trao quyền và trách nhiệm cho họ để họ có thể phát huy. Khi bạn biết cách khai thác năng lực của họ, họ sẽ làm tốt hơn cho bạn 3.Tự mình làm là tốt nhất: Bạn sẽ chỉ là 1 nhân viên xuất sắc và không thể tiến bộ trong quản lý. Định kiến này khiến bạn giậm chân tại chỗ và tụt dốc. Bạn không thể thay đổi từ việc thực hiện sang việc quản lý. Và đó là sự thất bại của bạn. 4.Mất quyền lực khi ủy quyền: Các nhà quản lý ích kỷ thường nghĩ như vậy. Nhưng khi bạn quản lý, bạn có thể nắm rõ các công việc khi bạn có người để ủy quyền và chịu trách nhiệm. 5.Thành thạo việc gì cứ ôm việc đấy: Bạn nên giao cho người khác công việc mà bạn đã thành thạo , bạn không nên ôm việc mà bất kỳ ai cũng có thể thành thạo. Thực hiện nguyen tắc 70%, ai làm được 70% việc đó thì bạn nên ủy quyền. Chúng ta có khuynh hướng rơi vào thói quen làm việc mình ưa thích, công việc đã đưa bạn đến đỉnh cao này. Mà bạn nên buông bỏ để đón nhận những công việc mới thử thách hơn. Do giao việc và hướng dẫn nhân viên là hai việc liên quan đến nhau, nên khi tách riêng chuyện giao việc thì những lý do trên nghe rất hợp lý. Nếu điều chỉnh lại một chút, kết hợp song song giao việc và hướng dẫn nhân viên, thì nhà quản lý có thể thoát những lý do “rất khó” nêu trên. Giao việc là tất nhiên, không phải là một ngoại lệ. Xem đó là một quy luật, chứ không phải một ngoại lệ, giao việc càng nhiều càng tốt và làm cho vai trò làm quản lý tốt lên. Hiểu rõ đội ngũ nhân viên. Người quản lý hiểu rõ ai có khả năng làm việc được đến đâu, họ biết rằng khi giao việc là giao cơ hội học hỏi và phát triển cho nhân viên. Thậm chí họ ước lượng khá chính xác được thời gian hoàn thành công việc được giao của mỗi nhân viên. Đặt các mục tiêu rõ ràng. Với nhân viên, khi giao việc cần làm rõ bốn điều sau: (1) Kết quả công việc được mong đợi; (2) Thời gian hoàn thành công việc; (3) Lý do chính mà mục tiêu công việc được nêu ra; (4) Có các mục tiêu trung gian nếu cả người quản lý lẫn nhân viên đều biết công việc cần phải được theo dõi theo thời gian. Trao đổi cách làm. Thảo luận với nhân viên về cách làm, để họ hiểu thêm và làm cho đúng. Chuẩn bị cho việc này, có thể tham khảo 10 điều sau đây, chia ra theo năm nhóm (What – Việc gì, Who – Ai làm, When – Khi nào, How – Như thế nào và Why – Lý do vì sao), do Owen nêu ra: - Việc được giao: (1) Biết rõ về kết quả công việc: Biết rõ mục tiêu và công việc sẽ có kết quả ra sao như mong muốn; (2) Cố gắng giao mọi việc: Biết rõ là bạn tạo giá trị qua vai trò của mình bằng cách hỗ trợ nhân viên và có thể tự đảm trách một vài dự án. Mọi việc khác nên giao việc; (3) Giao những việc thú vị và thách thức: Cho nhân viên cơ hội phát triển; tin họ sẽ phát triển và làm được việc; (4) Không bao giờ đẩy trách nhiệm hoặc lời than phiền cho người khác: Nếu sai lầm, hãy chịu lời than phiền thay cho nhân viên. - Giao việc cho ai: (5) Giao việc cho đúng người: Giao việc cho cả hai hướng đi xuống nhân viên và đi lên cấp trên. Không nên làm người hùng cô đơn; (6) Quan sát sự quá tải: Xem xét các dấu hiệu căng thẳng như khó chịu, bệnh hoạn, mệt mỏi, đãng trí và gây lỗi. Sẵn sàng thu hồi lại việc đã giao và cân đối công việc. - Thời gian trong giao việc: (7) Biết rõ thời hạn, những bước đi và lúc báo cáo: Không theo dõi chi ly nhưng cần nêu trước những kết quả phải có vào những thời điểm rõ ràng. - Cách làm việc:(8) Uyển chuyển về phương pháp làm việc: Không ấn định cách làm việc cho nhân viên, hãy để họ quyết định sau khi thảo luận lúc giao việc; (9) Phân quyền và hỗ trợ nhân viên: Cung cấp điều kiện, nguồn lực cần cho công việc. Hỏi nhân viên những gì họ muốn có và những gì đang cản trở họ. - Lý do cần công việc này: (10) Biết rõ lý do công việc này giúp cho mục tiêu nào được hoàn thành: Giải thích sự đóng góp của kết quả việc được giao vào kế hoạch hoàn thành mục tiêu của công ty. Theo dõi công việc. Giao việc chứ không phải khoán trắng công việc và trách nhiệm. Người quản lý vẫn nhận toàn bộ trách nhiệm cho kết quả cuối cùng. Do vậy vẫn phải theo dõi công việc, trong đó quan trọng là ba điều: Luôn sẵn sàng hướng dẫn nhân viên làm công việc đã giao cho họ; theo dõi tiến độ và thảo luận với nhân viên khi bắt đầu công việc; thừa nhận đóng góp và sự thành công của nhân viên khi công việc hoàn thành. Các bạn cũng lưu ý một số nguyên tắc sau: 1.Lập kế hoạch để tiết kiệm thời gian: Mục tiêu ủy quyền, nghĩ trước khi ủy quyền... 2.Đặt đúng câu hỏi: Tôi đang cố gắng gì? Làm sao để đạt được? Có cách nào tốt hơn không? 3.Trở thành cố vấn quản lý của bản thân: Giả thiết nào đúng? Ý tưởng nào tốt? 4.Có nên tự làm mọi việc? Tự bạn quyết định? 5.Tìm đúng người: Người phù hợp và có khả năng là người như thế nào? 6.Thuê ngoài: 7.Lên kế hoạch thực hiện ủy quyền Chúc các bạn thành công trong công việc! SprinGO Consultant Giao việc là gì? Cách để ủy quyền và giao việc hiệu quả
Ủy quyền và giao việc là hoạt động thường xuyên trong doanh nghiệp. Người quản lý không thể một mình thực hiện tất cả khối công việc khổng lồ của cả team và công ty. Không ủy quyền và giao việc sẽ khiến bạn bị quá tải, căng thẳng và không còn thời gian cho những vấn đề quan trọng khác của doanh nghiệp nữa. Tuy nhiên, nếu ủy quyền và giao việc không hiệu quả thì lại khiến doanh nghiệp tốn nhiều thời gian, chi phí trong khi kết quả mong muốn không đạt được. Để có thể bàn giao công việc hiệu quả, hãy tham khảo bài viết dưới đây của Tanca Blog nhé. NộI Dung:
Mặt khác, Phân quyền đề cập đến sự phân tán quyền hạn của quản lý cấp cao nhất cho quản lý cấp khác. Đó là sự chuyển giao quyền hạn và trách nhiệm một cách có hệ thống, xuyên suốt các nấc thang của công ty. Nó làm sáng tỏ quyền lực đưa ra quyết định được phân phối như thế nào trong hệ thống phân cấp tổ chức. Hai thuật ngữ này thường được sử dụng thay thế cho nhau, nhưng chúng không giống nhau. Vì vậy, ở đây chúng tôi đã tổng hợp sự khác biệt chi tiết giữa ủy quyền và phân quyền. Phân công công việc - giao việc hoặc ủy quyềnNhà lãnh đạo cho rằng họ có thể làm việc này tốt hơn những ngườI khác trong tổ chức.” Tôi tự làm mọi việc thì nhanh hơn và dễ dàng hơn, bởI vì tôi hiểu chúng rõ hơn và biết cách làm”. Hay “Công tác quản lý đòi hỏI tôi phảI đảm trách những nhiệm vụ thật sự quan trọng theo một cách riêng”. » Xem thêm Tóm tắt nội dung tài liệu
1. Ủy quyền là gì?Ủy quyền là việc giao cho một người khác thay mặt mình sử dụng quyền mà mình có được một cách hợp pháp. Quan hệ ủy quyền thường là quan hệ giữa cá nhân với nhau mang tính chất tương trợ, giúp đỡ. Ủy quyền không phải là một dạng giao phó công việc mà ủy quyền chính là việc mà tổ chức/ cá nhân thỏa thuận đồng ý, cho phép một tổ chức/ cá nhân khác có quyền đại diện cho mình, có thể đưa ra quyết định hay thực hiện một công việc gì đó hợp pháp và phải chịu hoàn toàn trách nhiệm về việc ủy quyền đó. 2. Thực hiện công việc không có ủy quyền là gì?Tại Điều 574 Bộ luật dân sự 2015 quy định về thực hiện công việc không có ủy quyền, theo đó: ” Thực hiện công việc không có ủy quyền là việc một người không có nghĩa vụ thực hiện công việc nhưng đã tự nguyện thực hiện công việc đó vì lợi ích của người có công việc được thực hiện khi người này không biết hoặc biết mà không phản đối.” Như vậy, có thể hiểu rằng, những chủ thể thực hiện công việc không có ủy quyền bao gồm những chủ thể đó là: người thực hiện không có nghĩa vụ thực hiện công việc đó nhưng đã tự nguyện thực hiện. Điều này đồng nghĩa với việc thực hiện công việc hoàn toàn không do các bên thỏa thuận hoặc do pháp luật quy định đối với người thực hiện công việc. Người thực hiện công việc không có ủy quyền thực hiện công việc này vì lợi của người có công việc và người có công việc là người không biết hoặc nếu biết nhưng không phản đối về việc thực hiện công việc của người thực hiện. Người thực hiện công việc không có ủy quyền phải thực hiện công việc như công việc của chính mình; nếu biết hoặc đoán biết được ý định của người có công việc thì phải thực hiện công việc phù hợp với ý định đó, người thực hiện công việc không có ủy quyền có nghĩa vụ thực hiện công việc phù hợp với khả năng, điều kiện của mình. – Trong trường hợp người có công việc được thực hiện chết, nếu là cá nhân hoặc chấm dứt tồn tại, nếu là pháp nhân thì người thực hiện công việc không có ủy quyền phải tiếp tục thực hiện công việc cho đến khi người thừa kế hoặc người đại diện của người có công việc được thực hiện đã tiếp nhận. Pháp luật quy định người thực hiện công việc không có ủy quyền phải báo cho người có công việc được thực hiện về quá trình, kết quả thực hiện công việc nếu có yêu cầu, trừ trường hợp người có công việc đã biết hoặc người thực hiện công việc không có ủy quyền không biết nơi cư trú hoặc trụ sở của người đó theo quy định. Nếu trong trường hợp có lý do chính đáng mà người thực hiện công việc không có ủy quyền không thể tiếp tục đảm nhận công việc thì phải báo cho người có công việc được thực hiện, người đại diện hoặc người thân thích của người này hoặc có thể nhờ người khác thay mình đảm nhận việc thực hiện công việc. Khi người thực hiện công việc không có ủy quyền cố ý gây thiệt hại trong khi thực hiện công việc thì phải bồi thường thiệt hại cho người có công việc được thực hiện. – Nếu người thực hiện công việc không có ủy quyền do vô ý mà gây thiệt hại trong khi thực hiện công việc thì căn cứ vào hoàn cảnh đảm nhận công việc, người đó có thể được giảm mức bồi thường.Bên cạnh đó, người có công việc phải có nghĩa vụ thanh toán với người thực hiện công việc như:phải tiếp nhận công việc khi người thực hiện công việc không có ủy quyền bàn giao công việc và thanh toán các chi phí hợp lý mà người thực hiện công việc không có ủy quyền đã bỏ ra để thực hiện công việc, kể cả trường hợp công việc không đạt được kết quả theo ý muốn của mình. Ngoài ra, người có công việc được thực hiện phải trả cho người thực hiện công việc không có ủy quyền một khoản thù lao khi người này thực hiện công việc chu đáo, có lợi cho mình, trừ trường hợp người thực hiện công việc không có ủy quyền từ chối. Xem thêm: Giấy uỷ quyền có phải công chứng không? Thủ tục công chứng giấy ủy quyền? – Tuy nhiên, trong một số trường hợp thì việc thực hiện công việc không có ủy quyền sẽ chấm dứt, theo đó, các trường hợp chấm dứt thực hiện công việc không có ủy quyền bao gồm: thực hiện công việc theo yêu cầu của người có công việc được thực hiện, người thực hiện công việc không có ủy quyền không thể tiếp tục thực hiện công việc theo quy định tại khoản 5 Điều 575 của Bộ luật dân sự 2015 và người có công việc được thực hiện, người thừa kế hoặc người đại diện của người có công việc được thực hiện tiếp nhận công việc, trong trường hợp người thực hiện công việc không có ủy quyền chết, nếu là cá nhân hoặc chấm dứt tồn tại, nếu là pháp nhân theo quy định của pháp luật. Theo đó, khi người thực hiện công việc không có uỷ quyền thì bên nhận thực hiện công việc cũng sẽ được thanh toán theo quy định của pháp luật thì người thực hiện công việc có quyền yêu cầu người có công việc phải thanh toán cho họ các chi phí hợp lý mà họ đã bỏ ra để thực hiện công việc và người có công việc phải thanh toán những chi phí này kể cả trong trường hợp việc thực hiện công việc không mang lại kết quả không như họ mong đợi. – Pháp luật cũng quy định về việc trả thù lao cho người thực hiện công việc:Khi người thực hiện công việc đã hoàn thành công việcvới sự chu đáo và hoàn toàn xuất phát từ lợi ích của người có công việc thì họ có quyềnđược nhận thù lao từ người có công việc ( đối với trường hợp được hưởng thù lao) hoặc Khi người thực hiện công việc đã hoàn thành công việc nhưng khôngchu đáo và khôngxuất phát từ lợi ích của người có công việc.Người thực hiện công việc đủ điều kiện để được nhận thù lao nhưng họ từ chối không nhận.( Đối với trường hợp không được hưởng thù lao) Như vậy, vì người thực hiện công việc khi không có sự ủy quyền là hướng đến lợi ích của người có công việc trong trường hợp người có công việc không biết hoặc biết mà không phản đối, do đó, người thực hiện công việc sẽ không bị ràng buộc về trách nhiệm quá nhiều và họ có nghĩa vụ thực hiện công việc đó phù hợp với khả năng, điều kiện của họ, tuy nhiên người thực hiện công việc đó khi thực hiện công việc thì phải thực hiện một cách nghiêm túc, coi đó như chính là công việc của mình. Trong quá trình thực hiện công việc thì người thực hiện phải báo cho người có công việc biết nếu có yêu cầu của người có công việc, nếu người thực hiện công việc không thể thực hiện công việc đó được thì cũng phải báo cho người có công việc biết và có thể chấm dứt thực hiện công việc không có ủy quyền theo quy định của pháp luật. – Ngược lại với thực hiện công việc không có ủy quyền thì có thực hiện công việc có ủy quyền, theo đó, thực hiện công việc có ủy quyền là việc một người có nghĩa vụ thực hiện công việc của người khác thông qua sự ủy quyền( có thể là giấy ủy quyền, hợp đồng ủy quyền). Bên nhận ủy quyền sẽ có những trách nhiệm, nghĩa vụ, quyền, thanh toán trong quá trình thực hiện công việc đó do các bên tự thỏa thuận. |
