Hệ thống sổ sách kế toán vô cùng đa dạng và với mỗi loại sổ sách đều cso các chức năng riêng. Kế toán cần nắm rõ cách phân loại hệ thống sổ sách kế toán dưới các góc độ để có thể dễ dàng phản ánh và quản lý các thông tin.
>>> Xem thêm: Nội dung và nguyên tắc xây dựng mẫu sổ kế toán
1. Phân loại sổ kế toán theo mức độ thông tin phản ánh trên sổ kế toán
Hệ thống sổ kế toán bao gồm 3 loại là Sổ tổng hợp, sổ chi tiết và sổ liên hợp, trong đó:
Sổ tổng hợp: Là loại sổ dùng để phản ánh về một đối tượng kế toán nhất định ở mức độ tổng quát, khái quát. Khi phản ánh về tình hình biến động cũng như giá trị hiện có của đối tượng, sổ tổng hợp chỉ sử dụng thước đo tiền tệ để phản ánh, thông thường sổ tổng hợp là nguồn số liệu để lên các chỉ tiêu cho các báo cáo tài chính.
Sổ chi tiết: Là loại sổ được mở ra để chi tiết hóa đối tượng, nội dung của sổ chi tiết phải phù hợp với thông tin trên sổ tổng hợp. Thông tin phản ánh về đối tượng ở sổ chi tiết hết sức cụ thể, bên cạnh việc sử dụng thước đo tiền tệ có thể sử dụng thêm thước đo hiện vật.
Sổ liên hợp: Là loại sổ kế toán kết hợp tính chất của sổ tổng hợp và sổ chi tiết trên cùng một mẫu sổ và trong cùng 1 lần ghi.
2. Theo hình thức của sổ kế toán
Hệ thống sổ bao gồm 2 loại là sổ đóng quyển và sổ tờ rời.
Trước khi dùng sổ kế toán theo 2 hình thức trên phải hoàn thiện các thủ tục sau:
Đối với sổ kế toán dạng quyển
Trang đầu sổ phải ghi tõ tên doanh nghiệp, tên sổ, ngày mở sổ, niên độ kế toán và kỳ ghi sổ, họ tên, chữ ký của người giữ và ghi sổ, của kế toán trưởng và người đại diện theo pháp luật, ngày kết thúc ghi sổ hoặc ngày chuyển giao cho người khác Học kế toán doanh nghiệp ở đâu
Sổ kế toán phải đánh số trang từ trang đầu đến trang cuối, giữa hai trang sổ phải đóng dấu giáp lai của đơn vị kế toán.
Đối với sổ tờ rời
Đầu mỗi sổ tờ rời phải ghi rõ tên doanh nghiệp, số thứ tự của từng tờ sổ, tên sổ, tháng sử dụng, họ tên người giữ và ghi sổ. Các tờ rời trước khi dùng phải được giám đốc doanh nghiệp hoặc người được uỷ quyền ký xác nhận, đóng dấu và ghi vào sổ đăng ký sử dụng sổ tờ rời. Các sổ tờ rời phải được sắp xếp theo thứ tự các tài khoản kế toán và phải đảm bảo sự an toàn, dễ tìm. Các tờ sổ khi dùng xong phải đóng thành quyển để lưu trữ.
3. Theo phương pháp ghi, trình tự hệ thống hóa số liệu
Hệ thống sổ kế toán gồm 3 loại sổ: Sổ Nhật ký, Sổ Cái và Nhật ký – Sổ cái.
Sổ Nhật ký: là loại sổ kế toán ghi chép phản ánh nghiệp vụ kinh tế phát sinh theo trình tự thời gian, tiêu thức sắp xếp nghiệp vụ kinh tế là thứ tự nghiệp vụ kinh tế phát sinh, thông thường loại sổ này không phản ánh riêng biệt sự biến động về một đối tượng. Loại sổ này không có số dư đầu kỳ kế toán mà chỉ phản ánh số phát sinh của các đối tượng.
Sổ Cái: là loại sổ kế toán trong đó hệ thống nghiệp vụ kinh tế về một đối tượng kế toán. Loại sổ này sẽ theo dõi cả giá trị hiện có ở thời điểm đầu kỳ, cuối kỳ và sự biến động của đối tượng kế toán diễn ra trong kỳ. Loại sổ này cũng có thể mở riêng cho một đối tượng hoặc có thể kết hợp nhiều đối tượng.
Nhật ký – Sổ Cái: là loại sổ kết hợp hai tiêu thức hệ thống nghiệp vụ: vừa thống kê theo trình tự thời gian vừa thống kê theo đối tượng theo dõi.
4. Theo kết cấu đối ứng giữa các tài khoản bên trong sổ
Theo tiêu thức này sổ kế toán có 2 loại, sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột và sổ kế toán theo kiểu đối ứng dòng.
Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng cột: các tài khoản đối ứng được thiết kế theo từng cột cho từng đối tượng kế toán
Sổ kết cấu theo kiểu đối ứng dòng: tài khoản đối ứng được thiết kế theo dòng, chứng từ được vào sổ theo cột tài khoản đối ứng.
KẾ TOÁN LÊ ÁNH
Chuyên đào tạo các khóa học kế toán thực hành và làm dịch vụ kế toán thuế trọn gói tốt nhất thị trường
[Được giảng dạy và thực hiện bởi 100% các kế toán trưởng từ 13 năm đến 20 năm kinh nghiệm]
HOTLINE: 0904 84 88 55 [Mrs Ánh]
Hiện tại trung tâm Lê Ánh có đào tạo các khoá học kế toán và khoá học xuất nhập khẩu ở Hà Nội và TPHCM, nếu bạn quan tâm đến các khoá học này, vui lòng truy cập địa chỉ web: www.ketoanleanh.vn.
Sổ kế toán dùng để ghi chép và lưu giữ tất cả các nghiệp vụ kinh tế và tài chính liên quan tới đơn vị kế toán. Bài viết này sẽ chia sẻ rõ hơn về sổ kế toán là gì và quy trình viết sổ kế toán.
Kế toán là một công việc vô cùng cần thiết đối với mỗi doanh nghiệp. Để quy trình kế toán diễn ra thuận lợi, ngoài sử dụng những phần mềm kế toán thì các kế toán doanh nghiệp cũng cần phải theo dõi các loại sổ sách, báo cáo. Vậy sổ kế toán là gì? Quy trình ghi sổ kế toán chính xác như thế nào? Bài viết này sẽ giải đáp những thắc mắc đó cho bạn.
Sổ kế toán là những tờ sổ được tạo theo những mẫu nhất định và có mối liên hệ chặt chẽ với nhau. Đây là loại sổ dùng để ghi chép, lưu giữ lại các nghiệp vụ kinh tế sử dụng phương pháp kế toán dựa trên các cơ sở số liệu của chứng từ kế toán. Từ đó cung cấp đầy đủ thông tin cho việc quản lý và lãnh đạo các hoạt động kinh tế tài chính.
Khái niệm sổ kế toán là gì?
Các tổ chức, cá nhân lập sổ kế toán được gọi là đơn vị kế toán. Trong sổ kế toán cần phải nêu rõ họ tên đơn vị kế toán, tên sổ, ngày thành lập sổ, ngày khóa sổ, chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng, số trang, đóng dấu giáp lai. Sổ kế toán phải ghi kịp thời, đầy đủ các nội dung theo quy định pháp luật và đảm bảo tính liên tục từ lúc mở sổ đến khóa sổ.
Sau khi đã tìm hiểu về khái niệm sổ kế toán là gì, bạn cũng cần biết các loại sổ kế toán. Sổ kế toán có thể được chia theo nhiều cách thức khác nhau.
- Sổ ghi chép theo trình tự thời gian: Là loại sổ dùng để ghi chép tất cả các hoạt động kinh tế theo một trình tự thời gian phát sinh các hoạt động đó, bao gồm: nhật ký chung và sổ đăng ký chứng từ ghi sổ
- Sổ ghi chép theo hệ thống: Là loại sổ kế toán được dùng để ghi chép và hệ thống hóa các hoạt động kinh tế phát sinh theo từng tài khoản kế toán. Có hai loại sổ chính là sổ cái và sổ chi tiết.
- Sổ liên hợp: Là loại sổ dùng ghi chép kết hợp tất cả các hoạt động kinh tế theo thứ tự thời gian và cả hệ thống hóa đối tượng kế toán theo nội dung kinh tế trên cùng một trang. Đó là loại sổ Nhật ký – Sổ cái
Có rất nhiều cách để phân loại sổ kế toán
- Sổ kế toán kiểu một bên: Đây chính là loại sổ mà hai cột Nợ và Có của tài khoản được sắp xếp ở cùng một bên trên một trang sổ kế toán.
- Sổ kế toán kiểu hai bên: Loại sổ này chia trang sổ thành hai bên. Phía bên trái phản ánh Nợ của tài khoản và phía bên phải phản ánh Có của tài khoản.
- Sổ kế toán kiểu nhiều cột: Đây chính là loại sổ kế toán kết hợp phản ánh các hoạt động kinh tế phát sinh dưới dạng tổng hợp với theo dõi đối tượng kế toán về mặt chi tiết. Thế nên, số phát sinh Nợ và Có của tài khoản kế toán được chia làm nhiều cột
- Sổ kế toán kiểu bàn cờ: Đây chính là loại sổ được lập theo nguyên tắc kiểu bàn cờ. Thế nên, mỗi ô trong sổ kế toán sẽ là giao điểm của dòng và cột trong sổ kế toán. Sổ nhật ký chứng từ chính là mẫu điển hình của loại sổ này.
- Sổ tờ rời: Là loại sổ kế toán mà trong đó các trang sổ được thiết kế riêng biệt để thuận tiện trong quá trình phân công công tác và ghi chép sổ kế toán.
- Sổ đóng thành quyển: Trái ngược với sổ tờ rời, các trang sổ của loại sổ kế toán này được đóng thành quyển và có đánh số thứ tự cũng như đăng ký các trang sổ. Ở giữa các trang sổ cần phải đóng dấu giáp lai. Đây là loại sổ thường được sử dụng cho những đối tượng kế toán phát sinh thường xuyên
Nhiều người thắc mắc không biết sổ kế toán cần chứa những nội dung gì? Theo điều 24 của Luật kế toán 2015 quy định rõ sổ kế toán cần phải nêu rõ tên đơn vị kế toán; tên sổ; ngày tháng năm ghi sổ; ngày tháng năm khóa sổ; chữ ký của người tạo sổ và của kế toán trưởng của đơn vị; số trang và đóng dấu giáp lai. Ngoài ra, trong sổ cũng phải có các nội dung chủ yếu, bao gồm:
Nội dung của sổ kế toán cần phải đảm bảo đầy đủ nội dung theo quy định của pháp luật
- Ngày tháng năm thành lập sổ
- Số hiệu và ngày tháng năm của chứng từ kế toán được sử dụng làm căn cứ lập ssor
- Tóm tắt nội dung của các nghiệp vụ kinh tế phát sinh
- Số tiền của tất cả các nghiệp vụ kinh tế phát sinh được ghi vào các tài khoản kế toán
- Số dư đầu kỳ và số phát sinh trong kỳ và số dư cuối kỳ
Vậy vai trò của sổ kế toán là gì? Sổ kế toán là loại sổ dùng để ghi chép và lưu trữ mọi nghiệp vụ kinh tế và tài chính phát sinh theo tình hình và trình tự thời gian của doanh nghiệp. Thông qua những ghi chép số liệu này, các doanh nghiệp có thể so sánh để tìm ra nguyên nhân và hướng giải quyết các vấn đề tài chính.
Ghi chép sổ kế toán giúp các doanh nghiệp dễ dàng tổng hợp và so sánh tình hình hoạt động
Ngoài ra, sổ kế toán cũng chính là công cụ để tiến hành các công tác kế toán. Trong quá trình thu nhận và xử lý những thông tin về hoạt động kinh doanh, các chứng từ chỉ phản ánh những thông tin rời rạc của từng hoạt động kinh tế và chưa có tác dụng với việc quản lý tổng hợp.
Chính vì thế, cần tổng hợp đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế phát sinh trên mỗi chứng từ để có cái nhìn tổng quan về kết quả hoạt động cũng như tình hình sử dụng vốn của doanh nghiệp. Lập sổ kế toán được xem là bước trung gian để tập hợp các chứng từ gốc rời rạc và phản ánh đầy đủ các hoạt động. Từ đó phục vụ công tác tính toán và tổng hợp những chỉ tiêu kinh tế của toàn bộ quy trình sản xuất kinh doanh cho mỗi doanh nghiệp.
Theo Thông tư 200/2014/TT-BTC đã quy định rõ quy trình ghi chép sổ kế toán. Tùy thuộc vào đặc điểm hoạt động cũng như yêu cầu quản lý mà các doanh nghiệp tự xây dựng hình thức ghi chép sổ kế toán phù hợp. Thế nhưng vẫn phải đảm bảo phản ánh đầy đủ các hoạt động kinh tế, kịp thời để dễ kiểm tra và đối chiếu. Vậy quy trình ghi sổ kế toán là gì?
Các kế toán doanh nghiệp cần phải biết chính xác quy trình ghi sổ kế toán
Sổ kế toán cần phải được mở vào đầu kỳ của kế toán năm. Đối với những doanh nghiệp mới thành lập, sổ kế toán phải mở từ ngày thành lập. Kế toán trưởng và người đại diện trên pháp luật của công ty có trách nhiệm ký duyệt tất cả các sổ kế toán. Có thể đóng sổ thành dạng quyển hoặc để tờ rơi. Và các tờ sổ sau khi dung xong phải được lưu trữ
Việc ghi sổ kế toán cần phải dựa vào các chứng từ kế toán đã được kiểm tra để đảm bảo các quy định của pháp luật. Mọi số liệu được viết trên sổ bắt buộc phải có chứng từ kế toán hợp pháp để chứng minh
Cuối mỗi kỳ kế toán phải khóa sổ trước khi lập các Báo cáo tài chính. Ngoài ra, trong một vài trường hợp cần kiểm kê hoặc các trường hợp khác theo quy định của pháp luật, các doanh nghiệp cũng cần khóa sổ kế toán.
Bài viết này từ dichvuluat.vn đã cung cấp cho bạn tất cả những kiến thức cơ bản cần biết về sổ kế toán. Hy vọng rằng, bạn đã biết được sổ kế toán là gì, vai trò và những nội dung cần có khi lập sổ kế toán cũng như quy trình ghi sổ. Từ đó dễ dàng quản lý và kiểm kê các hoạt động kinh tế của doanh nghiệp.