“Biết người biết ta, trăm trận không nguy
không biết người mà chỉ biết ta, một trận thắng một trận thua
không biết người, không biết ta, mọi trận đều bại.”
Tôn Tử [722 – 481 TCN]
Đây là một trong những bài học nổi tiếng trong “Tôn Tử binh pháp” thời Xuân Thu chiến quốc và được áp dụng cho các tướng lĩnh trước khi xuất trận. Phải hiểu rõ thực lực của quân ta lẫn quân địch thì mới có thể đưa ra các quyết định chính xác, hiệu quả.
Ngày nay trong xã hội cạnh tranh, ta vẫn còn vận dụng câu nói này khá nhiều vào công việc lẫn cuộc sống. Trước khi “động thủ”, chúng ta cần có sự chuẩn bị – hiểu thật rõ những yêu cầu, đòi hỏi của khách hàng thì mới nắm bắt đúng vấn đề và giành chiến thắng. Trong lĩnh vực Marketing, để làm được điều đó chúng ta có 1 “đồ chơi” khá lợi hại được gọi là Brief.
Nếu tra cứu trên mạng thuật ngữ chuyên ngành này, bạn sẽ gặp vài cụm từ như “Bản yêu cầu sáng tạo”, “Bản mô tả thông tin và yêu cầu công việc” hay “Bản định hướng sáng tạo”… nhưng theo TYM thì chúng ta hãy “trả lại sự trong sáng cho tiếng Anh” và cứ đơn giản gọi brief là brief [đọc là “bờ ríp phờ” :-[] ]
Vậy Brief là gì ?
Brief là văn bản mà Khách hàng [Client] cung cấp cho công ty dịch vụ Marketing [Agency], trong đó chứa đựng những thông tin cần thiết, cô đọng nhằm giúp Agency hiểu được trọn vẹn những yêu cầu của mình
Một dự án Marketing luôn được bắt đầu bằng việc Client viết một bản brief [bằng word hoặc power point] sau đó truyền đạt trực tiếp hoặc gởi qua email cho những người thực hiện dự án ở Agency, dân trong nghề gọi vui là gởi “đề bài” :-[] . Thường thì phía Agency sẽ cử người đến công ty nghe Client trình bày trực tiếp để đảm bảo “hiểu đề bài” thật rõ, trong lúc nghe có điều chi không hiểu thì “giơ tay” hỏi liền.
Và vì sao Brief quan trọng quá vậy?
Không có được bản brief đầy đủ thông tin thì người thực hiện dự án [project] sẽ rất dễ “lạc đường”, dẫn đến việc ý tưởng đề xuất không phù hợp với yêu cầu đưa ra ban đầu của Client dẫn đến hao phí thời gian và công sức vô ích.
Nội dung cơ bản của một Brief gồm:
1. Project – Dự án này là về Print Ads, Sampling, Event hay Web Design…
2. Client – Tên công ty
3. Brand – Tên sản phẩm/ dịch vụ
4. Project Role – Các agency cần đặt ra các câu hỏi đối với các client xem project chuẩn bị thực hiện này có nằm trong một chiến dịch [campaign ] lớn nào không hay chỉ là một chương trình riêng lẻ ? Nếu có thì vai trò của project khách hàng đang muốn giao cho mình thực hiện là gì ?
VD: Vai trò của việc thực hiện website www.abcd.com là nhằm hỗ trợ cho chiến dịch online Marketing sẽ diễn ra vào…
5. Brand Background – Thông tin cơ bản về thương hiệu sản phẩm / dịch vụ:
+ Thị trường hiện nay như thế nào ? Những khó khăn ?
+ Định vị thương hiệu
+ Đối thủ cạnh tranh hiện nay là ai ? Điểm mạnh và yếu của các đối thủ.
+ …
Càng đầy đủ thông tin thì người thực hiện càng hiểu rõ về thương hiệu vì vậy bạn nên yêu cầu khách hàng cung cấp thật nhiều hình ảnh, print ads, tvcs, bài báo, số liệu nghiên cứu thị trường… Đôi khi xem qua 1 mẫu quảng cáo hay tvc về sản phẩm đã thực hiện trước đó giúp ích rất nhiều cho chúng ta trong việc hiểu sản phẩm/ dịch vụ hơn là cả xấp giấy tờ :oups: .
6. Objectives – Mục tiêu của dự án:
+ Tăng độ nhận biết thương hiệu
+ Tăng doanh thu
+ Tái định vị thương hiệu
+ …
Một điều hết sức quan trọng mà bạn cần phải nhắc khách hàng là trong những mục tiêu trên thì cái nào là quan trọng nhất. Khá nhiều marketer “dính chiêu” vì tập trung vào những mục tiêu thứ yếu. Thường thì mục tiêu được ghi đầu tiên là quan trọng nhất nhưng dù sao hỏi lại cho chắc vẫn hơn :8 .
7. Target Audience – Đối tượng khách hàng mục tiêu của sản phẩm/ dịch vụ
VD:
+ Nhân viên văn phòng, 30 tuổi, Nam, công tác tại TP HCM…
+ Hành vi sử dụng sản phẩm/ dịch vụ, mối quan tâm hiện tại của họ,…
+ ………
8. Message – Thông điệp thương hiệu muốn truyền đạt đến khách hàng mục tiêu
VD: Sản phẩm mì gói A với sợi mì dai hơn các lọai khác giúp bạn có một tô mì ăn liền ngon và không ngán.
9. Coverage – Các agency cần tìm hiểu xem client muốn thực hiện project tại những địa bàn nào: Tp Hồ Chí Minh, miền Nam, 6 tỉnh thành phố lớn ở Việt Nam hay là trên diện rộng khắp cả nước,…
10. Budget – Kinh phí. Một trong những tiêu chí tối quan trọng quyết định mức khả thi của ý tưởng được đưa ra. Ý tưởng dù hay nhưng kinh phí đưa ra quá thấp thì cũng là vấn đề nan giải.
11. Deadline – Thời gian 2 bên gặp nhau để trình bày ý tưởng lần đầu tiên.
Trong thực tế có nhiều khách hàng không chú trọng đến việc viết 1 bản brief hoặc phía Agency có cách riêng để hệ thống “đề bài” nên họ có riêng cho mình 1 form brief để hỏi hoặc gởi brief qua mail rồi để Client tự điền vào. Dưới đây là bản brief TYM Team gởi qua mail cho anh Giang ở HUB Cà phê và được anh reply lại khi nhận dự án Event “99 Phờ Răng”:
Hub Event 99Phorang Brief
Mỗi Agency sẽ có những cách sắp xếp trình tự cũng như cách đặt câu hỏi với Client của mình, tùy vào project hoặc Client nên không bản brief nào giống bản nào. Do đó, TYM đã cố gom góp được 5 bản brief hiện đang được dùng ở 5 công ty về Marketing khác nhau để mọi người xem và nghiên cứu thêm :love: :
Sau khi download 5 bản brief trên về, TYM nghĩ bạn nên edit lại cho mình riêng một bản phù hợp nhất [bê nguyên xi vô xài thì cũng hơi kì :p !] Thực tập lấy dữ liệu cho brief cũng là 1 cách hiệu quả để rèn luyện kĩ năng khai thác thông tin vì 80% lý do một bản brief không tốt vì kĩ năng đặt câu hỏi và truyền đạt của người nhận brief “có vấn đề” hoặc đơn giản là do thiếu kinh nghiệm.
Hiện nay các bản brief cũng được sử dụng khá rộng trong những lĩnh vực khác vì độ hữu dụng của nó: một hoặc hai trang A4 thôi nhưng tóm gọn tòan bộ thông tin và yêu cầu của khách hàng. Người thực hiện dự án khi có trong tay một bản brief tốt sẽ nhìn được bức tranh tòan cảnh của project: Mình đang ở đâu ? Vai trò của mình là gì ? Mục tiêu mà “anh ấy” muốn đạt được qua project này ?… Tất cả chỉ trong một bản brief.
Bạn đã từng bao giờ nhận brief hay có những lời khuyên nào trong việc này không ? Chia sẻ cùng TYM nhé :8
agency brief download Marketing Tool
Brief có nghĩa là bản tóm tắt công việc. Một bản Brief tốt sẽ giúp cho người quản trị nắm rõ và biết được của mình sẽ phải làm những gì để đưa ra một chiến lược phát triển phù hợp. Vậy Brief là gì? Cách viết Brief sao cho chuẩn và giúp người đọc hiểu rõ nhất. Hãy cùng tìm hiểu trong bài viết này nhé!
Brief nghĩa là gì?
Có thể hiểu Brief là một bản tóm tắt công việc. Brief trong Marketing hay trong bất kì một lĩnh vực nào đều có ý nghĩa rất quan trọng. Brief có thể là một văn bản do khách hàng [Client] cung cấp cho công ty Marketing hoặc người thực hiên [Agency] hoặc một văn bản của nhân viên tóm tắt những thông tin cần thiết, cô đọng nhất giúp cho người quản lý có thể hiểu được một cách trọn vẹn.
Ví dụ: một doanh nghiệp A muốn thực hiện một chiến dịch Marketing cho công ty của mình thì cần phải có 1 bản Brief tóm tắt để giúp cho người quản trị Marketing có thể nắm rõ được vấn đề và đưa ra được định hướng, chiến lược để phát triển công ty của mình.
Các loại Brief chính
Tuy nhiên, một bản Brief tốt không chỉ truyền đạt được thông tin một cách đầy đủ và cần thiết mà còn truyền được cảm hứng sáng tạo cho Agency. Hiện nay có 2 loại Brief chính, bao gồm Creative Brief và Communication Brief.
Creative Brief là bản tóm tắt trong nội bộ của Agency do một Account viết cho Creative Team để cung cấp thông tin cũng như truyền động lực, kích thích khả năng sáng tạo để Creative Team thực hiện dự án một cách sáng tạo nhất có thể.
- Communication Brief là gì?
Communication brief là một bản tóm tắt được sử dụng giữa Client [khách hàng] và bộ phận Account trong Agency. Bản Communication Brief sẽ phải trả lời đầy đủ các câu hỏi What, Where, Why, Who và How về thương hiệu, nhãn hàng hay sản phẩm của mình để Agency có thể hiểu được thương hiệu của Client sau đó đưa ra chiến lược. Đây cũng là câu trả lời tương tự cho câu hỏi Client Brief là gì?
Tầm quan trọng của Brief
Trong lĩnh vực truyền thông – Marketing, việc hiểu rõ yêu cầu của khách hàng là một điều quan trọng đối với Agency. Chính vì vậy mà Brief chính là một trợ thủ đắc lực giúp các Agency hiểu rõ hơn về khách hàng của mình.
Nếu không có môt bản Brief hoàn chỉnh và đầy đủ các thông tin cần thiết thì rất có thể chiến dịch Marketing đó sẽ bị đi sai hướng, không phù hợp với những gì mà khách hàng yêu cầu, từ đó làm ảnh hưởng và tốn thời gian, tiền bạc của cả Client và Agency.
Chính vì vậy mà việc hiểu rõ Brief là gì và chúng mang “sứ mệnh” như thế nào sẽ giúp cho chiến dịch của bạn được thực hiện một cách đúng đắn và đạt hiệu quả cao.
Xem thêm: BOP là gì? Những điều cần biết viết BOP
Hướng dẫn cách viết Brief chuẩn không cần chỉnh
Một bản Brief tốt không chỉ giúp cho người đọc có thể hiểu được rõ về những thông tin mà bạn muốn cung cấp mà quan trọng hơn chúng cần phải truyền được động lực và khả năng sáng tạo của người thực hiện chúng. Chính vì vậy trong bài viết hôm nay chúng mình sẽ hướng dẫn bạn cách viết Brief chuẩn không cần chỉnh.
Bản Brief mẫu
Một bản Brief mẫu đúng chuẩn sẽ bao gồm những nội dung cơ bản dưới đây:
1. Project: Dự án này là phục vụ cho chiến dịch Marketing, truyền thông, sự kiện, website…
2. Client: Tên công ty chủ đầu tư
3. Brand: Tên của sản phẩm hoặc dịch vụ
4. Project Description: Mô tả ngắn gọn những việc cần thực hiện. Có thể nếu những yêu cầu của dự án như dự án làm ở đâu, khu vực nào….?
VD: Dự án lần này được thực hiện nhằm phục vụ cho việc ra mắt sản phẩm … để chào đón năm mới 2020
5. Brand Background: Cung cấp đầy đủ những thông tin cơ bản về thương hiệu sản phẩm / dịch vụ
+ Tình hình thị trường hiện nay
+ Định vị thương hiệu của bạn
+ Đối thủ cạnh tranh của bạn là ai? Điểm mạnh và điểm yếu của đối thủ này là gì?
Phần này càng cung cấp thông tin một cách đầy đủ và rõ ràng thì người thực hiện dự án sẽ càng hiểu rõ hơn về thương hiệu của bạn. Bạn có thể cung cấp thêm những hình ảnh, bài báo, số liệu nghiên cứu, website….
6. Objectives: Mục tiêu của dự án: tăng doanh thu, định vị được thương hiệu trên thị trường, tăng độ phủ sống và nhận biết thương hiệu…. Mục tiêu nào quan trọng nhất thì thường được ghi đầu tiên để Agency nắm rõ một cách nhanh nhất.
7. Target Audience: Xác định rõ đối tượng khách hàng của dự án hướng đến. Ví dụ: phụ nữ tuổi từ 30 đến 40, thích làm đẹp, yêu thời trang….
8. Message: Thông điệp của thương hiệu muốn truyền đạt đến khách hàng của mình.
9. Coverage: Địa điểm thực hiện dự án. Ví dụ: ở Hà Nội hay các thành phố lớn hay khắp các tỉnh thành cả nước
10. Budget: Kinh phí. Đây là một tiêu chí quan trọng để quyết định được mức độ khả thi của ý tưởng thương hiệu đưa ra.
11. Timeming: Thời gian thực hiện của dự án.
Cách viết Creative Brief mẫu
Như đã nói ở trên, Creative Brief là một văn bản tóm tắt để đội ngũ trong Creative Team của Agency có thể hiểu và kích thích sáng tạo. Để có thể viết được Creative bạn cần phải giải quyết được những vấn đề dưới đây:
+ Mục đích của bản Brief là gì? Khách hàng của mình họ kì vọng vào điều gì?
+ Xác định được đối tượng, mục tiêu mà mình muốn hướneg đến. Họ là ai? Tuổi từ bao nhiêu? Họ đang tìm kiếm và yêu thích cái gì? Đưa ra đối tượng khách hàng có thể giúp cho thương hiệu được tăng trưởng một cách tốt nhất.
+ Miêu tả chân thực hành vi tiêu dùng của ra sao để giúp cho Creative Team có thể hiểu và yêu thích đối tượng này.
+ Chúng ta mong muốn đối tượng tiêu dùng của mình sẽ được gì thông qua dự án này. Hãy đặt mình vào vị trí của người tiêu dùng và nghĩ rằng họ sẽ làm gì với sản phẩm, dịch vụ mà họ đã mua. Có thể nói thêm về điều mà chúng ta muốn họ làm trong tương lai.
+ Thông điệp cần truyền tải đến khách hàng là gì? Hãy đưa ra một thông điệp cốt lõi và quan trọng nhất để đội ngũ Creative Team có thể sáng tạo.
+ Đối tượng khách hàng mục tiêu cần phải biết những gì? Giới thiệu, cung cấp đầy đủ các thông tin, lưu ý những thông tin mà người dùng hay tìm hiểu.
+ Đối tượng khách hàng mục tiêu cần cảm nhận điều gì? Nếu viết bằng cảm tính để khơi gợi cảm xúc của khách hàng, tránh dùng những từ rập khuôn, máy móc hay quá chung chung.
+ Xác định được lý do khiến cho đối tượng khách hàng mục tiêu sẽ phải quan tâm
+ Những thứ đo lường sự thành công: tần suất mua hàng tăng lên, có nhiều người mua hàng hơn, người mua chi nhiều tiền hơn…
+ Liệt kê những điều bắt buộc hoặc những điều không được làm để đội ngũ Creative Team nắm rõ được
+ Ngoài các kênh truyền thông thì còn có kênh nào có thể phát triển được
+ Thời gian: ngày duyệt bài, ngày thuyết trình, thời gian phát triển ý tưởng, thời gian gửi sản phẩm và kinh phí cho dự án.
Ngoài ra, để có một Creative Brief chân thực và khơi nguồn sáng tạo, các Account nên trải nghiệm thực tế thông qua việc sử dụng thử sản phẩm của Client, đánh giá bằng cảm xúc của người tiêu dùng và phát hiện được điểm yếu và điểm mạnh của sản phẩm, khai thác tối đa nguồn thông tin của các Client của mình để có thể cung cấp vào bản Brief của mình. Và tất nhiên đừng quên ghi lại những suy nghĩ của mình sau khi dùng thử sản phẩm hay sau khi trò chuyện với Client.
Cách viết Communication Brief mẫu
Communication Brief là bản tóm tắt của khách hàng để Agency có thể hiểu về thương hiệu, dịch vụ của công ty bạn. Chính vì vậy điểm khác biệt giữa Communication Brief và Creative Brief là gì? Một bản Communication Brief sẽ phải đáp ứng được những điều cơ bản dưới đây:
+ Mục đích của việc chạy dự án này là gì? Thương hiệu muốn đạt được điều gì thông qua dự án
+ Những thông tin cơ bản: tình hình thị trường hiện nay, tình hình hay các vấn đề mà thương hiệu đang gặp phải.
+ Giới thiệu về thông tin thương hiệu: thương hiệu chuyên về lĩnh vực gì, đặc trưng, những hoạt động quảng bá từng làm trước đây.
+ Đối thủ cạnh tranh của thương hiệu là ai? Định vị thương hiệu của đối thủ. Xác định được điểm mạnh và điểm yếu cũng như những chương trình và đối thủ từng làm để thu hút thị trường.
+ Mục đích và chiến lược Marketing: nên nêu rõ chiến lược phát triển cũng như mục tiêu mà thương hiệu cần đạt được trong các năm tới đây.
+ Các vấn đề về Marketing mà thương hiệu đang gặp phải: chú ý cần nêu càng rõ những vấn đề khó khăn trong việc Marketing của thương hiệu hoặc bất kì một điều nào mà bạn cho rằng đang có vấn đề để Agency có thể hiểu cũng như tìm được một hướng đi đúng đắn nhất, tránh mắc phải sai lầm.
+ Đối tượng mục tiêu khách hàng hướng tới: giới tính, độ tuổi, tâm sinh lý,…
+ Nhiệm vụ và mục đích của truyền thông: chúng ta đạt được gì thông qua chiến dịch truyền thông sắp tới.
+ Thông điệp của truyền thông: cần phải xác định được thương hiệu muốn truyền tải điều gì, thông điệp gì đến với khách hàng mục tiêu của mình.
+ Chứng minh rằng vì sao khách hàng mục tiêu tin tưởng vào thông điệp truyền thông này.
+ Kinh phí, ngân sách: thương hiệu nên ghi rõ ngân sách giới hạn cho dự án. Ví dụ: chi phí dành cho bộ phận Agency, chi phí cho bên truyền thông và các chi phí phát sinh khác…
+ Những thông tin liên quan khác.
Ngoài ra, Communication Brief có thể cung cấp thêm nhiều những thông tin cần thiết khác, càng cụ thể và rõ ràng càng tốt. Tuy nhiên cần tránh những trường hợp dài dòng, không đi thẳng vào vấn đề khiến cho Agency không hiểu về thương hiệu của mình hoặc có những hiểu lầm không đáng có.
Trên đây là tổng hợp những thông tin cũng như những hướng dẫn giúp bạn có thể viết được một bản Brief hoàn chỉnh và thu hút, đem lại hiệu quả cao trong công việc. Hy vọng với những thông tin mà bài viết cung cấp sẽ giúp bạn không còn phải băn khoăn xem Brief là gì nữa nhé!
>> Xem thêm: Sarahah là gì? Những điều cần biết khi sử dụng Saraha app