Tại sao file excel lại không mở được

Khi mở tệp Excel tải về, bạn có thể gặp phải lỗi "Excel cannot open the file because the extension is not valid". Vấn đề này xảy ra do nhiều lý do khác nhau. Ngoài ra, bạn có thể gặp lỗi "Excel cannot open the file" nếu tập tin Excel không thể đọc được hoặc bị hỏng.

Trong một số trường hợp, mình còn gặp một thông báo lỗi mở file Excel khi tải về như sau:

Excel cannot open the file filename.xlsx because the file format or file extension is not valid. Verify that the file has not been corrupted and that the file extension matches the format of the file.

Vậy làm thế nào để sửa lỗi không mở được file Excel khi tải về? Ở bài viết này, FPT Shop sẽ cung cấp cho bạn các cách để khắc phục vấn đề trên. Bạn có thể thử một vài cách đó cho tới khi sửa xong lỗi khi mở file Excel nhé.

Cách 1: Thay đổi định dạng tập tin Excel mặc định

Theo mặc định, tập tin Excel được lưu ở định dạng ".xlsx" hoặc ".xls". Việc cố gắng mở tập tin này bằng các phiên bản phần mềm cũ hơn có thể xảy ra lỗi "Excel cannot open the file 'filename.xlsx' because the file format or file extension is not valid". Điều đó cũng có nghĩa là phiên bản Excel của bạn đang dùng thấp hơn phiên bản đã tạo file. Vì file định dạng ".xls" mới có thể mở ở các phiên bản Excel thấp trong khi định dạng ".xlsx" chỉ sử dụng được trên các phiên bản Office 2010 hoặc mới hơn. Để khắc phục lỗi, bạn hãy thử thay đổi định dạng tệp mặc định của Excel bằng cách làm theo các bước sau:

Bước 1: Trong Excel 2010 và các phiên bản mới hơn, bấm vào menu File.

Lưu ý:  Đối với phiên bản Excel 2007 trở về trước, bạn hãy nhấn vào nút Office.

Bước 2: Trong mục Info, bạn hãy chọn Options.

Bước 3: Trong cửa sổ Excel Options, nhấn vào Save. Ở mục Save files in this file format, bạn hãy chọn Excel Workbook rồi nhấn OK.

Kiểm tra xem bạn có thể mở file Excel của mình không. Nếu không, bạn hãy thử cách giải quyết tiếp theo.

Cách 2: Chỉnh sửa quyền đối với tập tin Excel

Khi mở file Excel tải về, bạn có thể được báo lỗi "Excel file format or file extension is not valid" nếu bạn thiếu quyền để mở tập tin. Thông thường điều này xảy ra khi bạn cố gắng mở file Excel nhận được từ một số người dùng khác. Làm theo các bước sau để thay đổi quyền đối với tập tin và xem nó có khắc phục được sự cố không.

Bước 1: Nhấn chuột phải vào file Excel và chọn Properties.

Bước 2: Bấm chọn tab Security rồi bấm nút Edit.

Bước 3: Khi cửa sổ chỉnh quyền của tập tin xuất hiện, bạn hãy nhấn vào nút Add.

Bước 4: Trong cửa sổ Select Users or Groups, nhấn chọn Advanced.

Bước 5: Chọn Find Now. Sau đó, danh sách tất cả người dùng và nhóm sẽ được hiển thị trong phần kết quả tìm kiếm. Chọn nhóm Everyone từ danh sách và nhấn OK.

Bước 6: Bạn có thể sẽ thấy nhóm Everyone ở trong mục Enter the object names to select. Nếu như vậy, bạn hãy nhấn OK một lần nữa.

Bước 7: Bấm vào nhóm Everyone trong cửa sổ chỉnh quyền và đánh dấu tích tất cả các quyền bên dưới.

Bước 8: Nhấn vào Apply và sau đó OK.

Bây giờ hãy thử mở lại file Excel vừa tải về. Nếu bạn vẫn gặp lỗi không thể mở nó, hãy sử dụng giải pháp sau.

Cách 3: Khôi phục sổ làm việc chưa lưu

Nếu bạn gặp lỗi "Excel file extension not valid error" khi mở file Excel tải về, bạn có thể làm như sau để khôi phục sổ làm việc chưa lưu.

Bước 1: Trong phần mềm Excel, bấm vào File.

Bước 2: Tại mục Info trong phần Versions, nhấn vào tùy chọn Recover Unsaved Workbooks.

Excel sẽ liệt kê mọi sổ làm việc chưa được lưu. Hãy thử mở và lưu chúng lại. Nếu cách này không hiệu quả, hãy chuyển sang cách tiếp theo.

Cách 4: Sửa chữa sổ làm việc

Nếu không có cách giải quyết nào ở trên phù hợp với bạn thì rất có thể tệp Excel đã bị hỏng. Khi đó, bạn hãy cố gắng sửa chữa tệp bằng tiện ích "Open and Repair" có sẵn trong Excel bằng cách làm theo các bước sau:

Bước 1: Trong phần mềm Excel của bạn, bấm vào File  > Open.

Bước 2: Trong mục Open, bạn hãy chọn tệp Excel cần sửa chữa và nhấp mũi tên bên cạnh nút Open.

Bước 3: Từ danh sách, hãy chọn Open and Repair.

Bước 4: Excel sẽ yêu cầu bạn chọn sửa tệp hoặc trích xuất dữ liệu từ file đó. Nhấp vào Repair để truy xuất dữ liệu nhiều nhất có thể. Nếu tùy chọn sửa chữa của ứng dụng Excel không thành công, hãy nhấp vào Extract Data để khôi phục dữ liệu không có công thức và giá trị.

Bài viết này đã đề cập đến một số cách giải quyết hiệu quả nhất để giải quyết lỗi không mở được file Excel tải xuống. Nếu bạn có cách nào tốt hơn thì hãy chia sẻ ngay cho mọi người thông qua phần bình luận ở cuối bài viết nhé.

Không biết bạn đã từng trải qua trường hợp không mở được file excel chưa? Có thể file đó được chép qua USB từ bạn bè hay do bạn down trên mạng về. Có thể phần lớn trường hợp là phiên bản của file nguồn bị thấp hơn so với trình excel mà bạn đang xài. Thí dụ như file nguồn của bạn có định dạng là xls, nhưng bạn lại sử dụng Excel 2010 trở về sau – thì không thể mở lên được. Vì Excel 2010, 2013 về sau hỗ trợ định dạnh xlsx. Định dạng cũ của nó (xls) không còn hỗ trợ nữa.

Vậy bạn sẽ xử lý sao trong tình huống này? Để Lê Thuận Blog giúp các bạn một tay trong việc xoay xở với nó nhé. Với bài viết cách khắc phục lỗi không mở được file excel – cùng đồng hành với bạn đi tìm lời giải cho vấn đề.

Xem thêm: Cách mở file excel online

Cách khắc phục lỗi không mở được file excel

1. Lỗi khi mở file có định dạng xls

Đối với loại file này khi bạn mở nó lên bằng MS Excel 2010, 2013 về sau có thể sẽ gặp thông báo này “The file is corrupt and cannot be opened”. Có nghĩa là cái file của bạn đang gặp sự cố gì đấy và không thể mở lên được.

OK, bây giờ bạn thực hiện cách sau để có thể mở nó lên nhé!

Cách này gọi là Thay đổi thiết lập trong chức năng Protect View

Mình lấy MS Excel 2010 làm thí dụ nhé, các bản mới hơn bạn làm tương tự thôi.

Bước số 1:

– Bạn mở MS Excel 2010 lên, chọn vào tab File => mục Options.

– Cửa sổ Options hiện ra, bạn chọn vào mục Trust Center => click chuột vào Trust Center Settings.

Bước số 2:

Một cửa sổ mới hiện ra, bạn tìm tới mục Protected View => bỏ hết 3 dấu tick ở phần này => cuối cùng là nhấn nút OK là xong.

Việc thiết lập chế độ bảo vệ tự động nhằm ngăn không cho mở những file excel không rõ nguồn gốc, vì xls đã quá cổ xưa rồi, đã bị khai trừ khỏi dòng họ office. Khi bạn tắt nó đi, có thể mở được nó lên.

Lưu ý rằng:

Việc tắt cơ chế bảo vệ tự động này khi bạn biết rõ về nguồn gốc và sự an toàn của file đó. Sau đó, bạn nên bật nó lên trở lại để tránh những rủi ro trên mạng. Khi chạy một file excel khác mà có lồng một đoạn script hay một đoạn PowerShell là cũng khá nguy nhé các bạn.

2. Dùng tính năng Open and Repair

Cách này cũng khá thông dụng trong việc khắc phục lỗi file excel không mở được. Các bạn làm như sau nhé.

Bước số 1:

Mở trình Excel lên, 2010, 2013 hoặc mới hơn. Sau đó vào tab File => chọn Open => cuối cùng là nhấn nút Browse.

Bước số 2:

Hộp thoại Open hiện lên, bạn điều hướng đường dẫn tới file excel bị lỗi. Sau đó, ở nút Open bạn click chuột vào dấu mũi tên chỉ xuống ở kế bên. Nó sổ xuống một trình đơn, bạn click chọn Open and Repair nhé.

Bước số 3:

– Sau đó, nó nhảy ra một cửa sổ cảnh báo. Bạn nhấn vào nút Repair để chỉnh lại cái file excel đó nhé.

– Sau khi repair xong, thường là sẽ mở lên được – chiếm 80 đến 90% các trường hợp.

Ca nào khó quá, đã repair rồi mà mở vẫn không lên. Bạn chơi chiêu thế này nhé, thay vì nhấn Repair bạn nhấn Extract Data. Rồi mở một cửa sổ mới trên Excel và dán dữ liệu đã được trích xuất ra. Thế là đảm bảo được. Ke ke! Đó là cách mở gián tiếp đấy bạn.

3. Chỉnh lại chức năng tính toán tự động trong Excel thành thủ công

Trong excel kể từ các phiên bản mới (2010 về sau) có sử dụng tới khái niệm workbook. Mà một “cuốn sổ cho công việc” thì có cài sẵn tính năng tính toán tự động. Khi ta tắt nó đi, nó sẽ không còn được tính toán lại nữa nên có thể mở lên được.

Chúng ta làm như sau:

Bước số 1:

Mở Excel lên, kế tiếp chọn File => click chuột vào mục Options.

Bước số 2:

Một cửa sổ mới hiện ra, bạn click chuột vào mục Formulas => Kế tiếp, trên mục đầu tiên có tiêu đề là Calculation options => bạn chọn vào mục Manual. Sau đó nhấn nút OK là xong.

Bước số 3:

Cuối cùng, bạn click vào File => chọn Open. Chỉ đường dẫn tới file excel trước đó không mở lên được. Thì giờ nó được mở lên.

4. Dùng phần mềm bên thứ ba – Easy Office Recovery

Khi các cách trên bạn đã thử và không thành công. Hãy thử giải pháp cuối cùng này nhé.

Đây là đường link để bạn tải phần mềm về https://www.munsoft.com/EasyOfficeRecovery/. Sau đó bạn cài đặt nó bình thường nhé. Rồi thực hiện theo các bước bên dưới.

Bước số 1:

Mở phần mềm lên, chọn File => Open data file.

Một cửa sổ mới hiện lên, bạn chọn vào mục Open File và chỉ đường dẫn tới file excel cần khắc phục.

Bước số 2:

Lúc này trên giao diện phần mềm, dữ liệu của file đó được load lên, để khôi phục lại bạn nhấn File => chọn Recover data. Rồi nhấn vào nút Browse để chỉ đường dẫn tới thư mục cần lưu và Next tới.

Tới khi nhìn thấy dòng thông báo Files were successfully recovered là thành công rồi đó các bạn. Bấy giờ mở file lên bình thường thôi à.

Lưu ý:

Chương trình tạo ra một thư mục mang tên “EOFR_RECOVERY” để chứa file đích mà bạn cần. Theo kinh nghiệm riêng của mình thì chương trình này chạy khá ngon đấy các bạn.

Tạm kết

OK! Thế là mình vừa chia sẻ các bạn xong cách khắc phục lỗi không mở được file excel. Hy vọng bài viết sẽ giúp ích được các bạn trong giải quyết vấn đề. Đây chỉ là chút kinh nghiệm mình tích lũy được thôi. Mong các bạn thấy vui khi đọc bài viết và chúc các bạn thực hiện thành công. Bye và hẹn gặp lại bạn trong bài viết mới trên website ạ!