Trong những bài viết trước, nhà quản lý dự án được nhắc đến rất nhiều, đặc biệt là trong việc quản lý quá trình thực hiện dự án. Vậy thì họ là ai? Trong các buổi lên lớp, có rất nhiều sinh viên bật cười khi tôi nói: “Vậy các giám đốc dự án tương lai, các em sẽ làm gì? các em sẽ quyết định như thế nào?”. Có lẽ, đa số các bạn sinh viên – những người còn rất trẻ chưa từng nghĩ mình có đủ khả năng để quản lý và lèo lái thành công một dự án nào đó! Vậy thì, bạn có biết Mark Zuckerberg tạo ra Facebook trên ghế giảng đường đại học lúc anh mới 20 tuổi? Hay bạn có nghe nói tới chuỗi cửa hàng cà phê The Coffee House? Người sáng lập ra chuỗi này năm nay vẫn chưa bước qua ngưỡng 30 tuổi. Vậy thì, tuổi trẻ không phải là rào cản và tất nhiên cũng không phải là yếu tố duy nhất để một người hay một vài người nào đó có thể trở thành một nhà quản lý dự án tài giỏi. Thế thì các bạn trẻ, một nhà quản lý dự án tài giỏi muốn gì và cần có tố chất thế nào?
Tất nhiên, nhà quản lý dự án muốn rằng dự án mà mình đã, đang và sẽ thực hiện được thành công. Vậy một dự án thành công là dự án như thế nào? Một dự án được gọi là thành công là dự án đạt được các mục tiêu đặt ra. Như vậy, nhà quản lý dự án cần phải đặt mục tiêu thật rõ ràng và cụ thể. Từ đó, họ mới có thể thực hiện được mục tiêu này. Và với vai trò người đứng đầu – chịu trách nhiệm toàn bộ hoạt động và sự thành công của dự án – nhà quản lý dự án cần có tố chất của một nhà lãnh đạo. Đó chính là kiến thức [knowledge] – kỹ năng [skill], và thái độ [attitude]. Hay có thể gọi tắt là KSA.
Tố cần cần thiết đầu tiên của nhà quản lý dự án tất nhiên là kiến thức. Nhà quản lý dự án phải có sự hiểu biết nhất định về chuyên ngành có liên quan đến đặc tính kỹ thuật của dự án mà mình đang thực hiện. Nếu bạn bắt tay vào một dự án trồng dưa lưới thì tất nhiên, bạn cần thiết phải nắm rõ quy trình, đặc tính và những vấn đề kỹ thuật có liên quan đến loại cây này. Từ đó, nếu có những vấn đề về mặt kỹ thuật phát sinh trong quá trình thực hiện dự án, bạn có thể lựa chọn và đưa ra quyết định chính xác và có căn cứ khoa học dựa trên sự hỗ trợ của bộ phận kỹ thuật. Tuy nhiên, đây rõ ràng không phải là mảng kiến thức duy nhất mà một nhà quản lý dự án cần có, việc này hãy để dành riêng cho những nhà quản lý chuyên môn. Kiến thức khác mà nhà quản lý dự án rất cần thiết đó chính là kiến thức tổng hợp về quản lý bao gồm: kiến thức vĩ mô [chính sách, pháp luật, nền kinh tế…], kiến thức vi mô [giá cả, thị trường, cung, cầu, động thái khách hàng…], và tất nhiên, kiến thức về khởi nghiệp. Với những kiến thức tổng hợp này, nhà quản lý dự án có thể đưa ra những quyết sách cho dự án phù hợp với bối cảnh đầy thay đổi của môi trường kinh doanh của dự án. Các kiến thức này có thể được học hỏi và tích lũy thông qua trường lớp, sách báo và các nguồn thông tin khác. Và đây có lẽ là tố chất rất cần thiết nhưng dễ dàng đạt được nhất đối với những START-UP trong thời buổi bùng nổ thông tin hiện nay.
Tố chất thứ hai cũng không kém phần quan trọng, đó chính là kỹ năng. Vậy thì nhà quản lý cần những kỹ năng gì? Tất nhiên, không thể thiếu kỹ năng lãnh đạo. Một nhà quản lý dự án tài ba là người có thể khiến cả đội ngũ thực hiện dự án hiểu rõ và phấn đấu để đạt được mục tiêu dự án. Điều này chỉ có thể đạt được khi nhà quản lý dự án thực hiện thật tốt vai trò nhà lãnh đạo của mình. Để đạt được kỹ năng lãnh đạo, nhà quản lý dự án cần có các kỹ năng khác như kỹ năng giao tiếp và thông tin trong quản trị dự án [kết nối các bộ phận trong dự án], kỹ năng thương lương và giải quyết khó khăn vướng mắc [xử lý và đưa ra quyết sách cho những trở ngại trong quá trình quản lý dự án], kỹ năng giải quyết xung đột [giữa các bên liên quan trong dự án], kỹ năng tiếp thị và quan hệ khách hàng [thực hiện các công việc ngoại giao], và kỹ năng ra quyết định [lựa chọn dựa trên cơ sở khoa học]. Có lẽ, những kỹ năng này khiến cho nhà quản lý dự án trở thành một “siêu nhân” trong con mắt của độc giả. Đúng như vậy! Đây là tất cả nhưng kỹ năng cần thiết để trở thành một nhà quản lý dự án tài ba. Kỹ năng là thứ mà chúng ta có thể học hỏi và rèn luyện liên tục để đạt được đến mức độ thuần thục.Vậy thì tại sao bạn không bắt tay vào rèn luyện những kỹ năng ấy ngay từ bây giờ?
Và cuối cùng nhưng không phải kém quan trọng nhất: Thái độ. Còn nhớ rằng tôi đã nhắc đến chuyện các bạn sinh viên bật cười ở đầu bài viết? Lần ấy, tôi chợt nhớ đến một câu nói được đề cập trong một bài viết online nào đó và nó làm tôi phải lần mò đến nguồn gốc của câu nói ấy. Câu nói đó là:
“I am convinced that life is 10% what happens to me and 90% how I react to it. And so it is with you…we are in charge of our attitudes.” ― Charles R. Swindoll
Tạm dịch:
“Tôi tin rằng cuộc sống bao gồm 10% những gì xảy ra đối với tôi và 90% là cách tôi phản ứng. Và với bạn cũng vậy thôi… chúng ta là người chịu trách nhiệm về thái độ của chính chúng ta”
Vậy thì thái độ đối với công việc, đối với cơ hội, đối với thách thức, và nhất là đối với dự án mà ta đang quản lý chính là chìa khóa của sự thành công. Thái độ không thể được học qua sách vở, không thể được rèn luyện thông qua thực hành mà nó xuất phát từ chính chúng ta. Một nhà quản lý dự án cần có thái độ sáng tạo, quyết đoán, kiên trì, nhẫn nại, hòa đồng, cởi mở, và rất rất nhiều thái độ tích cực khác để có thể theo đuổi công việc và trách nhiệm của một nhà lãnh đạo, của một STAR-UP.
Source: Internet
Kỹ năng quản lý dự án là một trong những yếu tố quan trọng để tạo nên một người quản lý xuất sắc. Qua bài viết dưới đây, Fastdo sẽ chia sẻ đến bạn 13 kỹ năng cần thiết trong việc quản lý dự án mà bất cứ người lãnh đạo nào cũng cần phải có. Cùng tìm hiểu ngay nhé!
Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs [fOKRs] của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
>>>> ĐỪNG BỎ LỠ:
Kỹ năng lãnh đạo có vai trò rất quan trọng đối với người quản lý và là yếu tố quyết định đến hiệu quả cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Nhiều người vẫn còn suy nghĩ sai lầm rằng khả năng lãnh đạo là năng lực bẩm sinh. Tuy nhiên, nếu bạn chịu khó học hỏi, cố gắng và luôn không ngừng nỗ lực thì việc trở thành một nhà lãnh đạo tài ba sẽ là điều hoàn toàn có thể.
>>>> KHÁM PHÁ: 4 hình thức quản lý dự án phổ biến nhất nhất hiện nay
Giao tiếp và đàm phán là một trong những kỹ năng quản lý quyết định đến 70-80% sự thành công của dự án. Kỹ năng giao tiếp giúp các bên liên quan trong dự án kết nối và hiểu định hướng kế hoạch theo đúng như những gì đã đề ra. Ngoài ra, bạn sẽ không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu không thể nói rõ nhân viên của mình cần phải làm gì.
Ngoài ra, đàm phán là kỹ năng luôn đi đôi với giao tiếp. Đàm phán có vai trò quan trọng trong quá trình trao đổi, thương lượng với khách hàng, nhà đầu tư… Việc đàm phán thành công sẽ đồng thời mang lại lợi ích tốt nhất cho khách hàng cũng như các bên liên quan và nhân viên của bạn.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Agenda là gì? Những điều cần biết khi xây dựng Agenda
Muốn công việc có thể hoàn thành đúng thời hạn được đặt ra thì người quản lý dự án cần phải lập ra một lịch trình làm việc khoa học, hợp lý. Bên cạnh đó, việc lập lịch trình hiệu quả sẽ giúp bạn xác định những công việc nào nên ưu tiên hoặc việc chưa cần làm ngay. Nhờ đó, năng suất và hiệu quả làm việc của bạn sẽ được nâng cao.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Làm sao để trở thành Project Manager thành công, tài giỏi?
Các công việc đầu tiên khi bắt tay vào thực hiện dự án là phải hoạch định các phương án, đề ra chỉ tiêu, phân bổ nguồn lực… Từ đó, bạn sẽ lập ra được bảng chi phí mà dự án cần có để duy trì. Tuy nhiên, ngân sách nhiều hay ít không quan trọng bằng việc chi tiêu sao cho phù hợp. Vì vậy, bạn cũng cần có kế hoạch chi tiêu hợp lý để không vượt quá ngân sách cho phép.
>>> ĐỌC NGAY: 4 nhóm tính cách DISC là gì? Cách đọc biểu đồ DISC
Người quản lý giỏi là một người phải có tầm nhìn xa trông rộng, lường trước được mọi trường hợp xảy ra trong quá trình thực hiện dự án. Bên cạnh đó, người quản lý cũng cần lập ra những kế hoạch dự phòng cho những rủi ro có thể xảy ra cho dự án để có thể kịp thời kiểm soát tình hình.
>>>> KHÁM PHÁ: Dự án là gì? Nắm cơ bản về đặc trưng, phân loại của 1 dự án
Quản lý nhiệm vụ là một trong những kỹ năng quản lý dự án vô cùng quan trọng. Việc hoạch định các nhiệm vụ cần theo thứ tự nhất định để đảm bào đúng timeline dự án. Hơn nữa, người quản lý dự án nên sử dụng các công cụ để phân công công việc sao cho phù hợp với khả năng của mỗi người trong nhóm và kiểm soát tiến trình thực hiện.
>>> XEM NGAY: Tư duy thiết kế là gì? Bước đột phá tạo ra những giá trị mới
Người đứng đầu cần kiểm soát tốt thời gian và tiến độ làm việc của mỗi người trong nhóm để có thể đáp ứng deadline dự án. Bạn phải xác định công việc nào nên làm trước, nhiệm vụ gì quan trọng và ít quan trọng hơn rồi từ đó hoạch định thời gian rõ ràng cho từng đầu việc.
>>>> TÌM HIỂU NGAY: Quản lý dự án xây dựng là gì? Vai trò và phương pháp quản lý
Dự án có thành công hay không không chỉ phụ thuộc vào người quản lý mà còn cả đội ngũ thực hiện. Vì vậy, sau khi nhận dự án thì việc đầu tiên mà người quản lý cần phải làm là xây dựng đội ngũ phù hợp với các yêu đã đặt ra và định hình văn hóa, phong cách làm việc.
>>>> XEM NGAY: Quản lý thông tin khách hàng và những lưu ý quan trọng
Tư duy phản biện là kỹ năng mà mọi nhà quản lý cũng như nhân viên, cá nhân trong dự án cần phải có. Việc có tư duy phản biện sẽ giúp nâng cao chất lượng công việc nhưng đôi khi sẽ gây mất đoàn kết trong tập thể. Vì vậy, một người quản lý giỏi cần phải biết cách dung hòa cái “tôi” của mình cũng như là quan điểm của các cá nhân trong nhóm.
>>> ĐỌC NGAY: Năng lực công tác là gì? Cách đánh giá chi tiết nhất
Bạn phải tìm hiểu rõ mục tiêu, cơ cấu, động cơ, văn hóa và chuẩn mực của doanh nghiệp để từ đó áp dụng vào các hoạt động của dự án. Theo đó, kết quả dự án sẽ đáp ứng được mong muốn của doanh nghiệp. Việc chủ động trao đổi, cập nhật liên tục về yêu cầu của doanh nghiệp sẽ giúp bạn tránh lãng phí về thời gian và là tiền đề để tạo nên sự thành công của dự án.
>>> ĐỌC NGAY: Doanh số và doanh thu là gì? Bí quyết thúc đẩy doanh số
Một người lãnh đạo giỏi là người đem lại cảm giác an toàn, vững chắc cho nhân viên và khách hàng. Điều đó sẽ thể hiện qua việc người đứng đầu có tự tin và quyết đoán hay không. Trong tất cả các trường hợp kể cả xấu nhất, người đứng đầu phải luôn bình tĩnh, giữ cái đầu lạnh để có thể giải quyết vấn đề một cách rõ ràng và hiệu quả.
>>> TÌM HIỂU NGAY: Hàng tồn kho là gì? Nguyên tắc tính hàng tồn kho chuẩn
Khả năng thích ứng tốt sẽ chứng tỏ được bạn là người có khả năng nắm bắt tình hình, dự đoán được nhiều yếu tố có thể xảy ra, lường trước được hậu quả. Không những thế, việc luôn giữ bình tĩnh trước mọi trở ngại, đưa ra các quyết định dứt khoát để giải quyết những vấn đề phát sinh sẽ thể hiện rõ khả năng quản lý dự án xuất sắc của người đứng đầu.
>>> XEM THÊM: 18 cách công nhận ý tưởng đóng góp cho công ty của nhân viên
Việc sử dụng các phần mềm hỗ trợ quản lý dự án là một cách thiết thực giúp bạn nâng cao hiệu quả công việc. Trên thị trường hiện nay có rất nhiều ứng dụng hỗ trợ với nhiều ưu điểm nổi trội. Bạn nên xem xét kỹ để lựa chọn phần mềm phù hợp.
Một trong các công cụ mà Fastdo muốn gợi ý đến bạn đó là fOKRs. Đây là phần mềm giúp thiết lập mục tiêu, quản lý tiến độ và báo cáo kết quả dự án hiệu quả, trực quan. Hơn hết, phần mềm fOKRs còn phù hợp cả cho các đơn vị doanh nghiệp làm trong lĩnh vực sáng tạo.
Bạn quan tâm đến Bộ quản trị OKRs [fOKRs] của Fastdo. Click ngay vào ảnh để nhận bản Demo trải nghiệm các tính năng riêng biệt từ phần mềm.
Nhận ngay bản Demo phần mềm fOKRs tại đây
Đơn vị phát triển phần mềm FASTDO
- Địa chỉ:
- Văn phòng trụ sở Hà Nội: Tầng 6, số 11 Vương Thừa Vũ, Quận Thanh Xuân, Thành Phố Hà Nội.
- Văn phòng chi nhánh Đà Nẵng: Tầng 2, toà QB, 23 Trường Thi 1, Quận Hải Châu, Đà Nẵng.
- Điện thoại: 0971 126 599
- Email:
- Website: //fastdo.vn/
14. Kinh nghiệm quản lý dự án tốt
Việc thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức, kinh nghiệm của những người đi trước sẽ giúp bạn rút ngắn thời gian làm việc và tránh những sai lầm không đáng có trong những dự án mới. Sau đây, Fastdo sẽ chia sẻ một số bí quyết nâng cao kinh nghiệm quản lý dự án:
- Chuẩn bị các tài liệu liên quan đến lĩnh vực dự án để tiết kiệm nhiều thời gian và hình dung được bản thân cần làm gì.
- Lập danh sách những việc cần làm để có thể hoạch định thời gian phù hợp.
- Phân công rõ nhiệm vụ phù hợp với khả năng của từng cá nhân trong dự án.
- Hoạch định kế hoạch, phương án tổ chức giúp hỗ trợ giải quyết các rủi ro xảy ra sau này.
- Nắm bắt được tình hình trong nhóm để kịp thời giải quyết xung đột nội bộ hay truyền thêm động lực cho nhân viên.
- Sử dụng các ứng dụng hỗ trợ quản lý dự án một cách thành thạo.
- Thường xuyên giữ liên lạc với các thành viên trong nhóm bằng cách lập group chat, mở cuộc họp định kỳ hoặc trao đổi trực tiếp.
- Thường xuyên học tập, trau dồi kiến thức mới về các kinh nghiệm quản lý dự án để bản thân không lạc hậu và theo kịp xu hướng mới.
>>>> KHÁM PHÁ:
Trên đây là những thông tin về kỹ năng quản lý dự án quan trọng nhất đối với người đứng đầu. Mong rằng những chia sẻ trên đây sẽ giúp bạn có thể trở thành một nhà quản lý dự án tài giỏi. Nếu bạn cần hỗ trợ thêm về việc lựa chọn các phần mềm quản lý, thì hãy liên hệ qua Hotline 0974 998 968 để được Fastdo tư vấn tận tình nhé!
13 kỹ năng quản lý dự án sẽ giúp bạn thành công trong công việc bao gồm: Khả năng lãnh đạo; Giao tiếp và đàm phán; Kỹ năng lập lịch trình quản lý dự án; Kỹ năng quản lý chi phí; Kỹ năng quản trị rủi ro; Khả năng quản lý nhiệm vụ, phân công công việc; Kỹ năng quản lý thời gian; Thành lập đội ngũ nhân sự; Tư duy phản biện; Hiểu rõ về doanh nghiệp; Tự tin và cam kết; Khả năng thích ứng; Sử dụng các công cụ hỗ trợ quản lý dự án.
Kỹ năng lãnh đạo có vai trò rất quan trọng đối với người quản lý và là yếu tố quyết định đến hiệu quả cũng như tiến độ làm việc của nhân viên. Nhiều người vẫn còn suy nghĩ sai lầm rằng khả năng lãnh đạo là năng lực bẩm sinh. Tuy nhiên, nếu bạn chịu khó học hỏi, cố gắng và luôn không ngừng nỗ lực thì việc trở thành một nhà lãnh đạo tài ba sẽ là điều hoàn toàn có thể.
Giao tiếp và đàm phán là một trong những kỹ năng quản lý quyết định đến 70-80% sự thành công của dự án. Kỹ năng giao tiếp giúp các bên liên quan trong dự án kết nối và hiểu định hướng kế hoạch theo đúng như những gì đã đề ra. Ngoài ra, bạn sẽ không thể trở thành một nhà lãnh đạo hiệu quả nếu không thể nói rõ nhân viên của mình cần phải làm gì.