Kỹ năng quản lý công việc là điều quan trọng để hoàn thành tốt công việc trong khoảng thời gian nhất định. Cùng một lượng công việc, người có kỹ năng quản lý, tổ chức, sắp xếp tốt sẽ thực hiện hiệu quả và nhanh chóng hơn. Vậy nhân viên cần trang bị những kỹ năng nào?
5 Kỹ năng quản lý công việc cần trang bị để đạt kết quả tốt nhất.
1. Kỹ năng quản lý công việc là gì?
Kỹ năng quản lý công việc là kỹ năng cá nhân sử dụng để tổ chức, sắp xếp và thực hiện các công việc một cách hiệu quả và tiết kiệm thời gian. Quản lý công việc là kỹ năng mà bất cứ nhân viên nào cũng cần trang bị để có được hiệu suất công việc tốt nhất.
Cùng một lượng công việc được giao, nếu không biết cách sắp xếp hợp lý, nhân viên khó có thể hoàn thành công việc đúng thời hạn và có thời gian nghỉ ngơi. Ngược lại, người có kỹ năng quản lý tốt sẽ biết cách sắp xếp để hoàn thành công việc hiệu quả để dành thời gian cho các công việc, hoạt động khác.
2. 5 Kỹ năng quản lý công việc hiệu quả
Những kỹ năng quản lý công việc cá nhân nào cần trang bị để hoàn thành công việc hiệu quả nhất?
Kỹ năng lên kế hoạch
Phần lớn những công việc mà bạn cần thực hiện trong ngày đều ít nhiều có mối liên hệ với nhau, tác động qua lại lẫn nhau. Vì vậy, việc lên kế hoạch cụ thể cho toàn bộ công việc và cho từng công việc là điều quan trọng để “hệ thống hóa” các công việc của mình.
Lên kế hoạch để tổ chức thực hiện công việc.
Lên được kế hoạch chi tiết, bạn sẽ phân loại và sắp xếp được những công việc nào cần thực hiện trước, những công việc nào có thể thực hiện sau. Sau khi phân loại, bạn sẽ có định hướng để hoàn thành từng công việc. Việc lên kế hoạch công việc nên thực hiện vào đầu ngày hoặc đầu mỗi buổi làm việc, thực hiện trước khi bắt tay vào làm.
Kỹ năng giới hạn thời gian cho công việc
Mỗi ngày, mỗi người chỉ có 24 tiếng nhưng tại sao có người hoàn thành được hết công việc còn có những người luôn bị thiếu thời gian? Đó là sự khác biệt giữa những người có kế hoạch làm việc và biết đặt giới hạn thời gian [deadline] và những người không lên kế hoạch cụ thể.
Việc đặt giới hạn thời gian cho mỗi công việc sẽ tạo động lực thúc đẩy thực hiện công việc, tránh tình trạng lề mề, trì hoãn thời gian. Bên cạnh đó, giới hạn thời gian công việc còn giúp bạn tập trung tối đa, không làm việc lan man và hoàn thành đúng thời hạn được giao.
>> Tham khảo: Quy trình quản lý hồ sơ khoa học.
Kỹ năng nhắc nhở công việc
Việc phải thực hiện nhiều công việc trong cùng một khoảng thời gian có thể khiến đôi lúc bạn bị quên đi nhiệm vụ quan trọng đang cần làm. Vì vậy, mặc dù đã có kế hoạch công việc cụ thể, bạn vẫn nên có hệ thống nhắc nhở.
Sử dụng các ứng dụng nhắc nhở công việc
Nếu là cấp quản lý, bạn có thể nhắc nhở các nhân viên về nhiệm vụ được giao. Nếu làm việc nhóm, bạn có thể nhắc nhở các đồng nghiệp cùng nhóm. Đối với công việc của bạn, bạn có thể tự tạo các loại giấy ghi chú, lời nhắc trên điện thoại hoặc sổ ghi chú, các ứng dụng ghi chú trên word hoặc excel,...
Kỹ năng đánh giá kết quả công việc
Đánh giá kết quả công việc sẽ giúp bạn biết được những việc gì đã làm, chưa làm và kết quả hoàn thành có đạt yêu cầu hay không. Đây là căn cứ quan trọng để bạn điều chỉnh kế hoạch, phương hướng thực hiện công việc.
Ứng dụng công nghệ thông tin vào quản lý công việc
Công nghệ thông tin bao gồm nhiều phát minh hữu ích nhằm cải tiến công việc. Bạn có thể tìm hiểu các ứng dụng của công nghệ nhằm quản lý và thực hiện công việc hiệu quả và nhanh chóng.
Các ứng dụng trên điện thoại thông minh, máy tính bảng về quản lý công việc sẽ giúp rút ngắn thời gian làm việc, tốn ít công sức hơn. Trong đó, sử dụng các phần mềm quản lý công việc được coi là giải pháp tối ưu để đạt hiệu quả tối đa trong công việc.
>> Tham khảo: Hóa đơn điện tử, Phần mềm hóa đơn điện tử.
CloudOffice là hệ thống văn phòng điện tử do Công ty Phát triển Công nghệ Thái Sơn cung cấp. CloudOffice cung cấp nhiều chức năng ưu việt trong đó có quản lý và điều hành công việc.
Thay vì phải sử dụng nhiều ứng dụng để quản lý công việc, CloudOffice đã tích hợp nhiều tiện ích trên hệ thống, giúp cả bộ phận lãnh đạo và nhân viên đều có thể theo dõi và thực hiện công việc hiệu quả.
Các chức năng mà CloudOffice cung cấp bao gồm:
- Quản lý văn bản: Văn bản đi, văn bản đến, tờ trình.
- Quản lý công việc: Tạo việc, theo dõi và xử lý công việc, đánh giá công việc.
- Quản lý tài liệu: Lưu trữ toàn bộ hồ sơ, tài liệu.
- Tiện ích văn phòng: Thảo luận, chat, ghi chép, nhắc nhở công việc.
- Cá nhân hóa: Tạo các giao diện, chức năng tùy biến theo nhu cầu sử dụng.
Trên đây là tổng hợp 5 kỹ năng quản quản lý công việc cần trang bị để đạt hiệu quả tốt nhất. Trong đó, sử dụng các phần mềm để quản lý công việc như CloudOffice là giải pháp tối ưu để doanh nghiệp tham khảo.
Quý doanh nghiệp cần tham khảo thêm thông tin về giải pháp quản lý tài liệu CloudOffice, vui lòng liên hệ theo thông tin sau:
CÔNG TY PHÁT TRIỂN CÔNG NGHỆ THÁI SƠN
- Địa chỉ: Số 15 Đặng Thùy Trâm – Cầu Giấy – Hà Nội
- Tổng đài HTKH: 1900 4767 – 1900 4768
- Tel : 024.37545222
- Fax: 024.37545223
- Website: //cloudoffice.com.vn/
Ông William Arthur Ward từng chia sẻ rằng: “Con người chẳng bao giờ lên kế hoạch để thất bại; chỉ đơn giản là họ đã thất bại trong việc lên kế hoạch để thành công”.
Khi chúng ta tiến hành thực hiện một công việc nào đó nhưng lại không lập kế hoạch thì đồng nghĩa với việc bạn đang lập kế hoạch cho sự thất bại. Chính vì thế việc bạn lập kế hoạch cho công việc và cuộc sống là điều rất cần thiết. Vậy lập kế hoach là gì ? Cách để triển khai thực hiện nó như thế nào ? Kiến thức đào tạo sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn trong bài viết sau !
Đầu tiên, bạn phải hiểu lập kế hoạch là gì ? Lập kế hoạch là một quá trình thiết lập những mục tiêu và xác định biện pháp tốt nhất để thực hiện mục tiêu đó.
Lợi ích của việc lập kế hoạch
Khi bạn lập kế hoạch chi tiết và theo một trình tự rõ ràng nó sẽ cung cấp hướng dẫn để bạn đạt được mục tiêu và phương hướng hành động đúng hướng. Chỉ khi bạn có kế hoạch rõ ràng và tập trung vào việc thực hiện điều đó thì mới làm giảm sự bấp bênh, chi phí và công sức thực hiện. Ngoài ra, còn cung cấp phương tiện theo dõi, đánh giá việc thực hiện và thành tích đạt được.
Các loại kế hoạch trong công việc
Kế hoạch chiến lược là loại kế hoạch dài hạn. Thường do Ban Giám Đốc đề ra cho các nhà quản lý cấp cao thực hiện nó.
Kế hoạch hoạt động là loại kế hoạch ngắn hạn. Hoạt động để đạt mục tiêu đề ra của kế hoạch chiến lược do quản lý cấp cao đặt ra cho các quản lý cấp dưới thực hiện. Các mục tiêu này thường được giao một cách chi tiết, rõ ràng để từng bộ phận có thể thực hiện và đạt được kế hoạch đã định.
Sau đây, hãy cùng nhau xem qua 5 bước chuẩn bị để lập kế hoạch để thực hiện công việc hiệu quả hơn.
Bởi vì trước khi bạn chuẩn bị thực hiện công việc thì bạn phải tìm hiểu thật rõ về kế hoạch đó, xác định trước những yêu cầu cũng như mục tiêu mà bạn muốn định hướng tới để có thể thực hiện công việc một cách tốt nhất.
Bạn cần tìm hiểu kỹ nội dung công việc cần làm, từng bước thực hiện tương ứng với nội dung cụ thể và thực hiện theo đúng từng nội dung đó. Để có thể bắt đầu công việc bạn cần phải nắm rõ những yêu cầu của kế hoạch mà bạn sắp thực hiện: ai sẽ thực hiện ? địa điểm thực hiện ở đâu ? áp dụng phương pháp nào ? deadline cho mục tiêu hoàn thành là khi nào ?
Tiến hành sắp xếp công việc theo trình tự thực hiện và lên lịch trình thời gian cụ thể để đưa vào tiến trình thực hiện.
- Bước 4: Xác định phương pháp kiểm tra và giám sát
Lựa chọn những phương pháp phù hợp với kế hoạch, để dễ theo dõi, kiểm tra và giám sát trong suốt quá trình thực hiện kế hoạch. Ngoài ra, nó còn giúp bạn linh hoạt xử lý khi có vấn đề xảy ra.
Đánh giá và điều khiển tiến trình nhằm đảm bảo mục tiêu sẽ được đạt đến.
Lưu ý, bạn nên xây dựng kế hoạch dựa trên mục tiêu SMART
SPECIFIC cụ thể – rõ ràng. Càng cụ thể, chi tiết càng tốt về mục tiêu mà bạn muốn thực hiện.
MEASURABLE đo lường được. Đảm bào mục tiêu đó có thể đo lường được để có thể theo dõi tiến trình và biết được khi nào thực hiện được mục tiêu đó.
ACHIEVABLE có thể đạt được. Mục tiêu phải nằm trong khả năng thực hiện của doanh nghiệp, trong giới hạn thời gian, tài chính và các nguồn lực khác.
REALISTIC thực tế – liên quan. Đảm bảo rằng mục tiêu của bạn có liên quan đến tầm nhìn và định hướng chung mà doanh nghiệp muốn hướng tới.
TIMELY thời gian hoàn thành. Đảm bảo rằng đặt các deadline cụ thể để hoàn thành mục tiêu.
Hy vọng, qua bài viết Lập kế hoạch trong quản lý bạn đã hiểu hơn về việc lập kế hoạch. Hãy nhớ trước khi bắt đầu làm một việc gì hãy lên kế hoạch cẩn thận. Chúc bạn luôn thành công !
Xem thêm: 8 cách gây ảnh hưởng của người lãnh đạo giỏi
Kiến thức đào tạo