Cách trộn văn bản trong word 2022
|
Thông thường khi bạn có 1 mẫu thư mời, bảng điểm… Bạn thường làm thủ công sẽ phải photo nguyên vài chục cái đơn rồi điền tay từng thông tin dữ liệu vào. Hoặc nếu trên máy thì gõ từng cái một cũng rất mất thời gian, đôi khi còn bị lỗi, sai sót.
Vậy nên bài viết này sẽ hướng dẫn các bạn tính năng mail merge trong Word rất hữu ích đối với người dùng. Giúp tự động trộn thư, chèn một danh sách vào một mẫu tin cố định như thư mời, bảng điểm… một cách hiệu quả nhất, nhanh nhất và tiết kiệm được rất nhiều thời gian so với cách truyền thống. Nội dung bài viết
6 Bước thực hiện trộn thư trong Word bằng Mail MergeLưu ý trong bài thực hành sử dụng 1 file Word chứa nội dung thư mời và tạo 1 file Word khác hoặc 1 file Excel chứa danh sách người được mời. Đặc biệt lúc tạo file danh sách thì không được để trống 1 dòng nào phía trên hay phía dưới table cả. Nếu không bạn sẽ tạo ra các biểu mẫu trống. Bước 1: Tại văn bản Word cần trộn thư, click vào tab Mailings -> Start Mail Merge -> Step-by-Step Mail Merge Wizard để mở các bước thực hiện.  Tại hộp thoại Mail Merge chọn Letter rồi sau đó click vào Next: Starting document trong mục Step 1 of 6. Bước 2: Tại đây chọn tài liệu để trộn thư, các bạn chọn Use the current document (sử dụng tài liệu hiện tại). Sau đó click chọn Next: Select recipients. Bước 3: Trong mục Select recipients, nếu chưa có danh sách thì các bạn chọn Type a new list để tạo mới. Nếu đã có danh sách thông tin trong file Excel thì click chọn Use an existing list (sử dụng danh sách có sẵn) -> click vào Browse để mở file Excel chứa danh sách cần mời. Cuối cùng chọn đúng file Excel cần sử dụng rồi click Open. Hộp thoại Select Table hiện ra, các bạn chọn vào Sheet chứa dữ liệu bạn muốn lấy (trong file Excel này chỉ chứa 1 sheet) rồi Nhấn OK. Trong giao diện Mail Merge Recipients, mặc định là chọn tất cả. Tuy nhiên, các bạn có thể sắp xếp, lọc theo điều kiện bạn muốn, lựa chọn đối tượng cần mời hoặc không muốn gửi ai đó bỏ chọn tên của họ rồi click OK. Sau đó Nhấn Next: Write your letter để chuyển sang bước tiếp theo. Bước 4: Điền dữ liệu vào mẫu giấy mời. Đặt con trỏ vào vị trí muốn chèn thông tin -> tab Mailings -> Insert Merge Field -> chọn đúng trường thông tin cần chèn vào cho phù hợp. Ví dụ: tại dòng Ông(bà) các bạn chọn trường Ho_Ten_PH, dòng Phụ huynh em chọn trường Ho_Ten_HS hay dòng Lớp chọn đúng trường Lớp… Bước 5: Sau khi chèn xong, các bạn click vào Preview Results để xem trước kết quả. Để đảm bảo danh sách thông tin được xuất hiện đúng trong vị trí của thư, các bạn click vào mũi tên như trong hình vẽ để xem, kiểm tra các phiếu mời. Trong Word có tính năng mail merge trộn thư, email, hợp đồng, phiếu lương, thông báo để soạn nội dung hàng loạt với những nội dung giống nhau mà bạn không cần phải nhập thủ công, tiết kiệm thời gian và thao tác thực hiện. Tính năng trộn email có trên tất cả các phiên bản Word từ Word 2007 đến Word 2019. Bài viết dưới đây sẽ hướng dẫn bạn đọc cách dùng tính năng mail merge trong Word.
Hướng dẫn dùng mail merge trong WordTrước hết bạn cần chuẩn bị file Excel với danh sách đầy đủ tên và file Word mẫu thư mời, hoặc nội dung cần trộn thư. Bước 1: Tại giao diện Word có mẫu đơn bạn nhấn vào mục Mailings rồi nhấn tiếp vào mục Start Mail Merge hiển thị bên dưới. Tiếp tục nhấn vào mục Step-by-Step Mail Merge Wizard. Bước 2: Trong giao diện hiển thị các bước thực hiện, trước tiên bạn lựa chọn loại thư mà chúng ta đang soạn gồm:
Sau đó bạn nhấn tiếp vào chữ Next. Bước 3: Trong bước này, bạn sẽ chọn mẫu thư để trộn văn bản, gồm:
Nhấn tiếp Next để chuyển sang bước tiếp theo. Bước 4: Ở bước này chúng ta chọn dữ liệu được lấy từ file Excel chứa danh sách tên. Nhấn Browse… để chọn file Excel. Lúc này hiển thị giao diện trong Word với các sheet tài liệu Excel. Nhấn vào sheet chứa dữ liệu muốn sử dụng rồi nhấn OK để tiếp tục. Lúc này sẽ hiển thị đầy đủ nội dung các cột có trong file Excel, bạn tích chọn hoặc bỏ tích vào những thông tin trong giao diện. Nhấn OK để tiếp tục. Sau đó nhấn vào Next để chuyển sang bước tiếp theo. Bước 5: Trong bước này sẽ có tùy chọn viết thêm hoặc chỉnh sửa những thông tin trong thư trộn với trường hợp bạn chưa viết xong mẫu. Nếu mẫu đã viết hoàn chỉnh thì bỏ qua bước này, nhấn vào Next để tiếp tục. Bước 6: Ở bước này bạn nhấn vào vị trí muốn chèn nội dung, sau đó nhấn vào nút Insert Merge Field rồi chọn trường muốn lấy, trước hết là tên người. Lúc này sẽ hiển thị tên trường, để hiện luôn tên người thì bạn nhìn sang cột nội dung ở cạnh phải, nhấn vào mũi tên tại Recipient để thay đổi các mục trong danh sách. Ngay lập tức hiển thị tên người muốn điền vào danh sách. Tiếp đến bạn nhấn xuống nội dung khác ở bên dưới để điền thông tin, chúng ta cũng nhấn vào Insert Merge Field rồi chọn trường điền nội dung, ở đây là chức vụ. Sau đó sẽ hiển thị tên chức danh ứng với tên bên trên như file Excel. Bạn nhấn vào mũi tên tại Recipient thì nội dung các trường thay đổi ngay sau đó. Lúc này bạn có thể nhấn in ngay giấy mời là xong. Cuối cùng nhấn Next để hoàn thành quá trình trộn thư trong Word. Bước 7: Sau khi đã hoàn thành xong thì bạn nhấn vào nút Finish & Merge rồi chọn Send Email Messages ở bên dưới. Sau đó bạn điền nội dung email muốn gửi rồi nhấn OK để tiến hành mở Outlook trên máy tính và gửi email qua Outlook. Trong trường hợp dùng Gmail thì bạn phải lưu lại thành file doc riêng lẻ rồi gửi email.
Thứ Năm, 06/01/2022 10:27 4,6 ★ 5 👨 75.269 0 Bình luận Sắp xếp theo Xóa Đăng nhập để Gửi Bạn nên đọc
Microsoft Word
Giới thiệu | Điều khoản | Bảo mật | Hướng dẫn | Ứng dụng | Liên hệ | Quảng cáo | Facebook | Youtube | DMCA Giấy phép số 362/GP-BTTTT. Bộ Thông tin và Truyền thông cấp ngày 30/06/2016. Cơ quan chủ quản: CÔNG TY CỔ PHẦN MẠNG TRỰC TUYẾN META. Địa chỉ: 56 Duy Tân, Dịch Vọng Hậu, Cầu Giấy, Hà Nội. Điện thoại: 024 2242 6188. Email: [email protected]. Chịu trách nhiệm nội dung: Lê Ngọc Lam. Bản quyền © 2003-2022 QuanTriMang.com. Giữ toàn quyền. Không được sao chép hoặc sử dụng hoặc phát hành lại bất kỳ nội dung nào thuộc QuanTriMang.com khi chưa được phép. |
