Cách viết email tiếng anh cho bạn
Cách viết email bằng tiếng Anh sao cho chuẩn? Đó là vấn đề mà nhiều người học tiếng anh cảm thấy lúng túng.
Show
Hôm nay, tienganhduhoc.vn xin giới thiệu Mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết để giúp các bạn nắm vững và tự tin khi viết mail tiếng anh cho đối tác hay đồng nghiệp nhé! Cách viết email bằng tiếng Anh không khó nếu bạn nắm vững cấu trúc, mục đích sử dụng! Bài viết liên quan nhất được quan tâm: Cover letter là gì? Cách viết cover letter bằng tiếng Anh chuẩn hay Cách viết personal statement – hướng dẫn kinh nghiệm mẫu nổi bật Những câu giao tiếp tiếng anh cơ bản bắt buộc ai cũng cần biết 1. Viết email bằng tiếng Anh để làm gìTrước khi đào sâu về cách viết email bằng tiếng Anh, hãy cùng tìm hiểu mục đích viết email bằng tiếng anh để làm gì nhé! Viết email bằng tiếng việt không quá khó nhưng nếu làm việc với các đối tác nước ngoài, bạn phải thành thục cách viết email bằng tiếng Anh để giao tiếp hiệu quả: phản hồi, chào hàng, đàm phán giá cả, hẹn giờ họp,… Hoặc chỉ đơn giản là để trao đổi với bạn bè quốc tế hay các tổ chức nước ngoài về học bổng, du học. Nếu muốn tìm hiểu về tiếng anh và thông tin du học đầy đủ, mời bạn đến với tandaiduong.edu.vn Trên đây chỉ là một số trường hợp phổ biến minh họa cho cách viết email bằng tiếng Anh. Lưu ý rằng văn phong trong cách viết email bằng tiếng Anh sẽ khác nhiều so với tiếng việt! Để hiểu rõ hơn, mời bạn đọc tiếp cách viết email bằng tiếng Anh gồm cấu trúc thông dụng cho từng tình huống và sách hướng dẫn chi tiết. 2. Cách viết email bằng tiếng AnhNhững bước giúp thành thạo cách viết email bằng tiếng Anh2.1. Cấu trúc của một Email thông thường
2.1.1. Greeting (chào hỏi)Để nắm vững cách viết email bằng tiếng Anh chuẩn thì các bạn phải viết greeting (chào hỏi) tốt và chuẩn. NHẬP MÃ TADH5TR - NHẬN NGAY 5.000.000đ HỌC PHÍ KHÓA HỌC TẠI IELTS VIETOPVui lòng nhập tên của bạn Số điện thoại của bạn không đúng Địa chỉ Email bạn nhập không đúng Đặt hẹn× Đăng ký thành côngĐăng ký thành công. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất! Để gặp tư vấn viên vui lòng click TẠI ĐÂY. Đây là phần đơn giản nhất trong cách viết email bằng tiếng Anh, tuy nhiên cũng cần lưu ý về cách xưng hô chào hỏi lịch sự, nên dùng: Mr, Mrs, hay Ms… Cấu trúc: Dear + title (danh xưng) + surname (họ), Ví dụ: Dear Mrs. Kook
Bạn có thể dùng tên riêng nếu viết cho mối quan hệ thân mật hơn như bạn bè. Ví dụ: Hi Johnny, Dear Johnny…. Nếu bức thư mang nội dung làm quen hoặc xin gặp mặt và bạn chưa có thông tin về người nhận, dùng: To whom it may concern/ Dear Sir/Madam. 2.1.2. Opening comment (Câu chào hỏi ban đầu)Cách viết email bằng tiếng anh lịch sự thì không thể bỏ qua opening comment để hỏi thăm sức khỏe người nhận.
Cách viết email bằng tiếng anh lịch sự để mở đầu là những câu chúc:
Nếu là thư trả lời thì mở đầu với “thanks”, cụ thể:
Thank you for contacting ABC Company (Cảm ơn vì đã liên lạc tới công ty ABC).
Thank you for your prompt reply (Cảm ơn vì đã hồi đáp). Thank for getting back to me (Cảm ơn đã hồi đáp). 2.1.3. Introduction (Giới thiệu)Phần tiếp theo của cách viết email bằng tiếng anh là Introduction: nêu ngắn gọn mục đích viết email. Cấu trúc: I am writing to + complain/ clarify/ explain/ confirm/ apologize/ require about/ reference to… Lưu ý đối với cách viết email bằng tiếng anh văn phong lịch sự, trang trọng không dùng I’m và không dùng từ viết tắt.
Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp có thể dùng “I would like to…” thay cho “I am writing to…”. Nếu không cần trang trọng, có thể dùng “I just want to…” Xem thêm: Mẫu câu giới thiệu bản thân bằng tiếng Anh khi phỏng vấn 2.1.4. Main point (Nội dung chính)Viết main point chuẩn chỉnh, rõ ràng, súc tích là một trong những điểu cần lưu ý trong cách viết email bằng tiếng anh. Các mẫu câu email bằng tiếng anh dùng cho việc thông báo các tin tức không vui vẻ:
Hi vọng Cách viết email học tốt ngữ pháp tiếng Anh Ngoài ra, Xem ngay khóa học luyện thi IELTS uy tín tại TPHCM Tặng ngay Voucher học phí khi NHẬN TƯ VẤN tại Tienganhduhoc.vn Còn muốn nhắc lại những việc đã trao đổi, bàn bạc trước đó hãy dùng các mẫu email:
Cách viết email bằng tiếng anh lịch sử không thể thiếu các câu sau:
2.1.5. Concluding sentence (Kết thúc email)Cùng học cách viết email bằng tiếng anh chuẩn với các concluding sentence để kết thúc email thông dụng sau:
Nên nhắc người nhận liên hệ với mình sau email này là một cách viết email bằng tiếng anh tinh tế:
Bắt đầu bằng Dear Mr, Dear Mrs, Dear Miss, hay Dear Ms, thì kết thúc bằng: Yours sincerely, Yours faithfully, (kính thư). 2.1.6. Signing offPhần cuối cùng của cách viết email bằng tiếng anh là “signing off” bao gồm 2 phần, đó là họ tên người gửi và những dòng chữ đi kèm như sau: Trường hợp không trang trọng:
Trường hợp trang trọng:
3. Những mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng AnhNhững mẫu câu thông dụng trong viết email bằng tiếng Anh
Cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chỉnh không thể thiếu dòng nêu mục đích viết email súc tích, rõ ràng.
Cách viết email bằng tiếng anh trong thương mại đòi hỏi tính chuyên nghiệp, lịch sự cao trong lời đề nghị, yêu cầu:
Cách viết email bằng tiếng anh chuyên nghiệp để xin lỗi sau khi nhận phản hồi về sự cố với khách hàng, đối tác:
Cách viết email bằng tiếng anh trong thương mại đòi hỏi sự tinh tế, chu đáo nhắc nhở người nhận không bỏ qua những tài liệu đính kèm liên quan:
Cách viết mail chuyên nghiệp trong thương mại thì không thể kết thúc bằng một lời chào đơn giản, phải nhắc người nhận giữ liên lạc:
ĐẶT HẸN TƯ VẤN MIỄN PHÍ NGAYBạn đang cần tìm khóa học IELTS để đáp ứng nhu cầu công việc? Để lại thông tin bên dưới để được tư vấn miễn phí khóa học IELTS giúp bạn nhanh chóng lấy lại kiến thức. Đặt hẹn tư vấn ngay. Vui lòng nhập tên của bạn Số điện thoại của bạn không đúng Địa chỉ Email bạn nhập không đúng Đặt hẹn× Đăng ký thành côngĐăng ký thành công. Chúng tôi sẽ liên hệ với bạn trong thời gian sớm nhất! Để gặp tư vấn viên vui lòng click TẠI ĐÂY. 4. Bài email mẫu bằng tiếng AnhBài email mẫu bằng tiếng Anh4.1. Template email mẫu về thư mang tính trang trọngChào đầu thưDear Mr/ Mrs + surnameKính gửi Ông/ Bà + tên họ (Dùng cách viết này khi đã biết tên họ của người nhận thư) Dear Sir or Madam Kính gửi Ngài/ Bà (Dùng cách này khi chưa biết tên họ của người nhận) Bắt đầu viết thưThank you for your letter/ email about… Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà về… Many thanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư/ email của ông/ bà rất nhiều.I am writing to request information about/ inform you about/ complain about, apologize for… Tôi viết thư này nhằm yêu cầu thông tin về…/ để thông báo cho ông/ bà về…/góp ý về…./ xin lỗi vì… I am writing regarding your letter. Tôi viết bức thư này để trả lời cho bức thư trước của bạn. I would like to offer congratulations on… Let me congratulate you on… Tôi muốn đưa ra lời chúc mừng về… Chuẩn bị kết thưI look forward to hearing from you without delay. Tôi mong phản hồi của ông/ bà sẽ được đưa ra mà không có sự trì hoãn nào. I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. I hope to hear from you at your earliest convenience. Tôi mong sẽ nhận được phản hồi từ ông/ bà sớm nhất có thể trong khả năng của ông/ bà. Chào kết thưYours faithfully Nếu mở đầu thư bằng “Kính gửi Ngài/ Bà’, kết thúc thư với “Trân trọng”. Yours sincerely Nếu bắt đầu với “Kính gửi Ông/ Bà…”, kết thư với “Thân (Chân thành)”.Regards/ Best regards/ Kind regards. Trân trọng. 4.2. Template email mẫu về thư thân mậtChào đầu thưHello/ Hi + nameXin chào/ Chào + tên Dear + name Gửi + tên Hi there! Chào đằng ấy! Bắt đầu viết thưThanks for your letter/ email. Cảm ơn bức thư trước của bạn nhé! Thanks for writing to me. Cảm ơn vì đã viết thư cho mình I am writing to tell you about… Mình viết để kể với bạn về… uess what? Bạn đoán được không? How are things with you?/ What’s up?/ How are you? / How was your holiday? Mọi thứ thế nào?/ Sao rồi?/ Bạn có khỏe không?/ Kì nghỉ vừa rồi của bạn thế nào? I’m sorry I haven’t written for a while… Mình xin lỗi vì lâu rồi chưa viết thư cho bạn… It was great to hear from you again. Thật tuyệt khi lại có thể nghe tin tức về bạn. Chuẩn bị kết thưHope to hear from you soon. Mong sớm nhận được thư của cậu. Looking forward to seeing you/ hearing from you. Mong là mình sẽ được gặp bạn sớm/ biết tin tức về cậu sớm. I can not wait to meet up soon. 4.3. Bài email mẫu
Hi Ian, We are holding a meeting on the current problems with the computer systems and I’d appreciate it if you could come. Having somebody like yourself there from the legal department is important because of the problems we have had with the loss of customer data. The meeting will take place next Thursday at 2 pm in meeting room 3 in the Corley Building in Leeds. If there is anything you would like to discuss in the meeting, send it to me by email and I’ll include it in the meeting’s agenda. Let me know as soon as possible if you can attend. Regards, David Mitchell IT Project Manager
Dear Mrs. Boswell, I wish to draw your attention to an issue we have with a recent order from yourselves (ref no. 34ED12QP). Not only was the delivery four days later than agreed, but when we tried to use the components, we found that 40% of them were damaged and useless. As is normal, I spoke to your Customer Service Manager, Peter Taylor on this matter. I expected that you would replace the damaged components, but this has not been the case. When I last spoke to Peter, last week, he informed me that the components were undamaged when delivered to us and that it was our fault. To make matters worse, he has still not replied to an email I sent to him on Monday. Not very professional customer service. As you are aware, we have been a customer of your company for over 5 years. The damaged components are severely impacting our production at the moment. We have orders which we can not send because of this problem with the components. Although, I appreciate that you are all very busy. I believe that I am entitled to an explanation of why Peter Taylor has not answered my email and is refusing to replace the components. Unless this issue is resolved promptly, then, unfortunately, we will be forced to take further action. I expect an email from yourself by 5 pm today at the latest, to inform me how you are going to resolve this issue. Yours sincerely, Craig Smith EGO Production Director 5. Sách hướng dẫn viết email tiếng AnhSau đây, tienganhduhoc.vn xin giới thiệu bạn quyển sách “Đọc và Viết Thư Bằng Tiếng Anh” của tác giả Hoàng Phúc. Sách giới thiệu cách viết email bằng tiếng anh chuẩn chỉnh từ văn phong, cấu trúc trả lời thư yêu cầu, trao đổi thông tin, xác nhận,… Link tải sách ở đây: Tải sách cách viết mail bằng tiếng anh. Trên đây là một số nội dung giúp bạn có được Mẫu thư & Cách viết email bằng tiếng Anh – sách hướng dẫn chi tiết. Mong rằng với những chia sẽ của tienganhduhoc.vn bạn sẽ viết được một email chỉn chu trong công việc và trao đổi với bạn bè, tổ chức nước ngoài nhé! Hãy thương xuyên vận dụng các mẫu câu trong cách viết email bằng tiếng anh vào đời sống hằng ngày khi viết email cho đối tác các bạn nhé! Vận dụng thành thạo các viết email bằng tiếng anh sẽ giúp bạn tự tin và kết nối nhiều cơ hội trong cuộc sống! Ngoài ra, hãy thường xuyên theo dõi các bài viết mới về từ vựng – mẫu câu tiếng anh để nâng trình tiếng anh lên nhé! |