Hành chính nhân sự tổng hợp là gì

Nhân viên hành chính tổng hợp là người chịu trách nhiệm thực thi các đầu việc cụ thể trong phòng ban hành chính như thi hành cách công việc nằm trong kế hoạch lớn của mục tiêu kinh doanh chung [lễ tân, hậu cần tổ chức sự kiện, hội thảo, họp, gặp đối tác,…], theo dõi chế độ phúc lợi của nhân viên và các công việc khác [quản lý thiết bị, văn phòng phẩm, đặt lịch hẹn,…].

Chi tiết công việc

• Thực hiện theo dõi chấm công, thực hiện nội quy của nhân viên trong công ty
• Xử lý các khoản thu – chi tại đơn vị đúng hạn
• Quản lý công văn đi – đến
• Cập nhật thông tin nhân sự, lưu trữ hợp đồng lao động, hồ sơ nhân viên
• Quản lý, mua sắm tài sản, trang thiết bị, công cụ dụng cụ văn phòng
• Theo dõi và giải quyết chế độ BHXH, BHYT cho người lao động toàn công ty
• Phối hợp tổ chức các sự kiện nội bộ của công ty
• Thực hiện các công việc chăm sóc đời sống cán bộ nhân viên công ty như thăm hỏi ốm đau, ma chay, cưới hỏi….
• Quản lý nhân sự lễ tân, tạp vụ
• Thực hiện công tác tuyển dụng nhân sự theo yêu cầu: đăng tuyển, sàng lọc hồ sơ, lên lịch phỏng vấn, thông báo kết quả cho ứng viên
• Thực hiện các công việc khác theo yêu cầu của Cấp trên

Yêu cầu ứng viên

• Tốt nghiệp chuyên ngành Quản trị văn phòng, Hành chính – Lễ tân, Nhân sự,..
• Có kinh nghiệm mảng hành chính văn phòng từ 6 tháng trở lên
• Có khả năng giao tiếp tốt, quan sát, tỉ mỉ, cận trọng
• Thành thạo tin học văn phòng
• Kỹ năng lắng nghe, biết nắm bắt tâm lý con người
• Biết sắp xếp, bao quát công việc
• Quản lý thời gian làm việc tốt
• Nhanh nhẹn, chăm chỉ và ham học hỏi
• Chịu được áp lực công việc
• Có Laptop cá nhân

Quyền lợi được hưởng

• Lương khởi điểm theo thỏa thuận phù hợp với năng lực: Lương cứng: 6-9 triệu
• Được học hỏi, trau dồi thêm nhiều kinh nghiệm về mảng  hành chính văn phòng
• Được hưởng đầy đủ chính sách của công ty dành cho nhân viên như thưởng lễ, thưởng tết, được tham gia đầy đủ Bảo hiểm theo quy định của nhà nước,..
• Được đào tạo về khả năng tư duy và quản trị công việc
• Được xem xét đánh giá tăng lương theo KPIs, xét duyệt thăng chức leader, vị trí quản lý
• Được Công ty cử đi đào tạo nâng cao chuyên môn/ngoại ngữ/kỹ năng cá nhân

>> Download Trọn bộ 100+ mẫu tin đăng tuyển dụng các ngành nghề – Tổng hợp những tin đăng tuyển dụng hiệu quả nhất thu hút 200+ lượt ứng tuyển

Để tuyển dụng Nhân viên hành chính tổng hợp nhanh chóng, hiệu quả và tiết kiệm, bạn có thể đăng ký tư vấn các giải pháp tuyển dụng của TopCV TẠI ĐÂY

Sponsored

Đảm bảo sự phối hợp hoạt động nhịp nhàng giữa các nhóm, các bộ phận, gắn kết các phòng ban trong cùng doanh nghiệp, đảm bảo công việc văn phòng mỗi ngày được tiến hành suôn sẻ là nhiệm vụ mà các chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ đảm nhận. Tuy vị trí này không thiên về chuyên môn kỹ thuật nhưng lại là sợi dây kết nối vô cùng quan trọng tại mỗi doanh nghiệp. Để hiểu rõ vai trò to lớn của họ, HRchannels sẽ gửi đến các bạn bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp qua bài viết hôm nay.

I. Đôi nét về vị trí chuyên viên hành chính tổng hợp

Chuyên viên hành chính tổng hợp là vị trí trực thuộc phòng hành chính tổng hợp. Tại đây, các chuyên viên sẽ phụ trách mọi công việc giấy tờ, sổ sách, lưu trữ dữ liệu hành chính, liên kết thông tin… đến các phòng ban chuyên môn.

Với những doanh nghiệp quy mô nhỏ, phòng hành chính tổng hợp sẽ bao gồm cả công việc của bộ phận nhân sự, nhưng ở doanh nghiệp, tập đoàn lớn sẽ có sự tách biệt rõ ràng. Vì khi đó khối lượng công việc của một chuyên viên hành chính tổng hợp cũng đã khá lớn và họ cần tập trung để hoàn thành tốt nhất.

II. Mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp

Mỗi phòng chuyên môn chỉ đảm nhận công việc của mình, riêng phòng hành chính tổng hợp, các chuyên viên sẽ thực hiện công việc hành chính, văn thư cho tất cả các phòng ban, các bộ phận. Bấy nhiêu đủ thấy khối lượng công việc không hề nhỏ, cụ thể những công việc phổ biến trong bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp như sau:

1. Các công việc hành chính

Đây là những công việc hành chính mà chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ thực hiện mỗi ngày :

• Tiếp nhận thư, cuộc gọi đến và chuyển đến phòng ban phù hợp

• Soạn thảo văn bản, quy chế, hợp đồng theo phân công nhiệm vụ

• Sao chép các dữ liệu và chuyển đến các cá nhân, bộ phận theo yêu cầu từ ban quản lý

• Những việc làm hấp dẫn

  Nhân Viên Hành Chính Nhân Sự

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Hành chánh/Thư ký , Mỹ phẩm/ Thời trang/ Hàng Cao cấp, Nhân sự

  Nhân Viên Hành Chính - Nhân Sự

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

  Trưởng phòng hành chính nhân sự

  Hà nội

  Chuyên Viên Hành Chính - Nhân Sự

  Hà nội, Hà Nam, Hưng Yên Hành chánh/Thư ký , Nhân sự , Sản Xuất

  Trưởng Phòng Hành Chính Nhân Sự

  Hà nội, Bắc Ninh, Hưng Yên Báo chí/ Truyền hình, Hành chánh/Thư ký , Nhân sự

  Theo dõi công tác vệ sinh, trang trí phòng ốc … đảm bảo hình ảnh chuyên nghiệp của doanh nghiệp.

2. Tổ chức các buổi tiếp khách, họp giao ban, hội thảo lớn

Các buổi tiếp khách, cuộc họp lớn nhỏ tại công ty đều sẽ thông báo đến phòng hành chính [trừ những cuộc họp nội bộ phòng ban], do vậy, chuyên viên hành chính tổng hợp có trách nhiệm sắp xếp phòng họp đúng giờ, đúng ngày cùng những công tác hậu cần nếu cần thiết.

Quy mô lớn hơn là những buổi hội thảo, hội nghị khách hàng thường niên, tất cả nhân sự phòng hành chính đều sẽ được phân công nhiệm vụ cụ thể trong công tác tổ chức, bao gồm : gửi thư mời, đặt phòng hội nghị, công tác hậu cần, nội dung hội nghị, nội dung diễn thuyết…

3. Quản lý chi phí hành chính

Chi phí hành chính bao gồm : phí điện thoại, taxi, chuyển phát nhanh, văn phòng phẩm, mực in, tiền điện nước, tiền cáp internet, tiền thuê văn phòng, chi phí tiếp khách … đều sẽ gửi hóa đơn về cho chuyên viên hành chính tổng hợp.

Việc tổng hợp, phê duyệt và thanh toán cho các bên liên quan sẽ được tiến hành theo từng tháng. Chuyên viên hành chính tổng hợp phải đảm bảo các chi phí hành chính đúng như quy định và hợp đồng đã ký, những trường hợp vượt quá quy định cần được báo cáo lên cấp trên.

4. Phân bổ, kiểm soát văn phòng phẩm, vật tư cho các phòng ban

Văn phòng phẩm, vật tư, thiết bị máy móc nhập về, máy móc mang đi sửa chữa… đều sẽ do chuyên viên hành chính tổng hợp tiếp nhận, kiểm tra, bàn giao và phân bổ về các phòng ban.

Hệ thống máy vi tính, máy lạnh và các trang thiết bị liên quan khi cần bảo dưỡng, bảo trì hoặc sửa chữa đều được báo với chuyên viên hành chính tổng hợp để sắp xếp xử lý.

5. Quản lý thông tin, dữ liệu tổng hợp

Những thông tin liên quan đến

• Công tác hành chính

• Thông tin quản lý khai thác toàn bộ cơ sở vật chất trong doanh nghiệp

• Biên bản các cuộc họp…

sẽ được phòng hành chính lưu trữ đầy đủ, bảo mật.

Khi cần trích lọc, photo, in ấn tài liệu và chuyển cho bên liên quan đều phải do ban quản lý phê duyệt và gửi thông báo đến chuyên viên hành chính tổng hợp.

Bên cạnh đó, những thông tin nhạy cảm, có thể ảnh hưởng xấu đến hình ảnh doanh nghiệp cũng sẽ được ban lãnh đạo phân công chuyên viên hành chính tổng hợp phối hợp các nguồn lực trong và ngoài doanh nghiệp để xử lý.

6. Chấm công, quản lý ngày làm việc của nhân viên

Công tác này thường sẽ được giao cho chuyên viên hành chính được phân công đảm nhận vai trò lễ tân đảm nhận.

Hiện nay, hệ thống chấm công vân tay tự động được sử dụng rất phổ biến nên việc chấm công được máy tính tổng hợp rất nhanh chóng và chuẩn xác.

Ngoài ra, đơn xin nghỉ phép của nhân viên cũng sẽ được chuyên viên hành chính tổng hợp ghi nhận vào bảng chấm công trước khi chuyển sang phòng nhân sự tính lương mỗi tháng.

7. Lên kế hoạch du lịch thường niên

Mỗi năm, định kỳ 1 – 2 lần doanh nghiệp sẽ tổ chức các chuyến du lịch cho toàn bộ nhân viên. Chuyên viên hành chính tổng hợp sẽ:

• Đề xuất và lấy ý kiến thống nhất về địa điểm du lịch

• Lập kế hoạch du lịch và trình ban giám đốc phê duyệt.

• Liên hệ công ty lữ hành tổ chức tour, đặt phòng khách sạn

• Liên hệ các bộ phận để lấy danh sách thành viên mỗi đợt du lịch [áp dụng khi tổ chức kỳ nghỉ thành nhiều đợt]

• Bố trí, sắp xếp phòng khách sạn cho từng nhân viên

• Thông báo thời gian du lịch cụ thể sớm để các phòng ban sắp xếp công việc.

• Liên tục theo dõi, điều chỉnh và giải quyết những vấn đề phát sinh trong suốt quá trình du lịch.

8. Tổ chức liên hoan, tất niên, sinh nhật, khen thưởng…

Những chương trình chăm sóc đời sống người lao động trong doanh nghiệp cũng là một phần nhiệm vụ mà chuyên viên hành chính tổng hợp phải thực hiện.

Ngân sách và kế hoạch sẽ được lập vào mỗi đầu tháng và triển khai trong cùng tháng đó. Chi tiết triển khai sẽ do chuyên viên chịu trách nhiệm phối hợp với các bên, đảm bảo mọi hoạt động diễn ra suôn sẻ.

Với khối lượng công việc không hề nhỏ, bản mô tả công việc chuyên viên hành chính tổng hợp mà HRchannels giới thiệu cho thấy sự đa năng, linh hoạt và khả năng giao tiếp rộng của mỗi chuyên viên hành chính tổng hợp. Đây là vị trí bao quát hầu hết mọi mặt trong doanh nghiệp nên đòi hỏi chuyên viên phải có khả năng sắp xếp và lên kế hoạch làm việc hiệu quả.

Nguồn ảnh: internet

• mô tả công việc chuyên viên hanh chính tổng hợp
• mo ta cong viec chuyen vien hanh chinh tong hop
• chuyen vien hanh chinh tong hop
• chuyên viên hanh chính tổng hợp