Hướng dẫn chèn mã nhúng vào outlook

Các Email sử dụng HTML sẽ có cấu trúc đa dạng và phong phú hơn bình thường. Bạn có thể thêm ảnh, chia cột, thêm các đường link và bảng biểu vào email. Ngoài ra, bạn cũng thể định dạng các text với nhiều cách khác nhau. Nói cách khác, bạn có thể xây dựng nên một email có cấu trúc phong phú không khác gì nội dung trên một website.

Để hiểu sâu hơn về email HTML, ta sẽ tìm hiểu về sự khác biệt giữa Email HTML và Email văn bản bình thường.

Email bình thường sẽ chỉ bao gồm text (văn bản) và không có gì thêm. Bạn sẽ không thể thay thế font chữ, thiết kế hay định dạng màu sắc cho đoạn văn, ảnh hay video ngoài những lựa chọn cơ bản. Ví dụ điển hình ở dạng email thường như như email xin việc, thư từ.

Điểm khác biệt chính giúp phân biệt email HTML là cách hiển của nó với người dùng. Một email HTML sẽ thể bao gồm ảnh, video, link, định dạng văn bản và nhiều yếu tố khác. Điều này tạo nên sự bắt mắt và thu hút đối với người dùng. Các email sử dụng trong bán hàng, giới thiệu sản phẩm mới hay giới thiệu một khuyến mãi nào đó sẽ đạt được hiệu quả cao nếu sử dụng HTML.

Microsoft Outlook 2019, 2016 và 365 có thể hiển thị hoặc gửi tin nhắn ở định dạng HTML hoặc Văn bản (Plain Text). Để thay đổi Chế độ xem thư này, bạn chỉ cần xem các cài đặt bên dưới.

I. Thay đổi Chế độ xem thư của thư đến (Incoming Email)

1. Trên ứng dụng Outlook, chọn “File” > “Options“.

2. Chọn mục “Trust Center” trong khung bên trái.

3. Chọn nút “Trust Center Settings…”.

4. Chọn mục “Email Security” trong khung bên trái.

5. Trong mục “Read as Plain Text”, chọn “Read all standard mail in plain text” để thay đổi chế độ xem thư và đưa và trạng thái không sử dụng HTML của thư và chỉ xem mail ở dạng Văn bản (Text). Bỏ chọn nó để cho phép xem nội dung mail đến dạng HTML.

II. Thay đổi Chế độ xem thư cho các thư đã gửi (Sent Email)

Outlook for Windows

1. Trên ứng dụng Outlook, chọn “File” > “Options“.

2. Chọn mục “Mail” trong khung bên trái.

3. Trong mục “Compose messages”, thay đổi “Compose messages in this format:” thành “HTML“, “Rich Text“, hoặc “Plain Text” như mong muốn của bạn.

Outlook for macOS

1. Trên ứng dụng Outlook, “Outlook” > “Preferences“.

2. Chọn mục “Composing“.

3. Chọn ”Compose messages in HTML by default” nếu bạn muốn soạn thư bằng HTML. Bỏ chọn mục này để thay đổi chế độ xem thư về dạng Văn bản (Plain Text).

III. Thay đổi Chế độ xem thư cho thư bạn đang soạn nội dung

1. Chọn mục “New Email” để soạn nội dung thư (mail) mơi, sau đó chọn tiếp vào tab “Format Text” để điều chỉnh thuộc tính của thư.

2. Ở tại mục “Format”, chọn tiếp “HTML“, “Rich Text“, hoặc “Plain Text” để thay đổi chế độ xem thư theo mong muốn của bạn.

Nếu bạn không thấy tab “Format Text” trong ứng dụng Outlook trên Windows, chọn “File” > “Options” > “Customize Ribbon“. Chọn mục “Main Tabs” “Customize Ribbon” dropdown, sau đó đảm bảo chức năng “Format Text” đã được chọn.

Thông tin thêm về ứng dụng Outlook:

Microsoft Outlook là một phần mềm quản lý thông tin cá nhân của Microsoft và là một phần của bộ ứng dụng Microsoft Office. Phần mềm này hiện hỗ trợ cho Window, Mac và các hệ điều hành dành cho điện thoại như Android, IOS và Windows Phone cùng với nền tảng trên trình duyệt. Mặc dù thường được sử dụng chủ yếu như là một ứng dụng e-mail, nó cũng bao gồm một lịch, công việc quản lý, quản lý liên lạc, ghi chú, một tạp chí và duyệt web.

Vì lý do bảo mật, hầu hết các ứng dụng và nền tảng email không cho phép bạn nhúng video vào email. Mặc dù có một số ứng dụng hỗ trợ các video HTML5, nhưng đây là một quá trình phức tạp và có thể người nhận không thể xem video trong hộp thư đến. Nhưng bằng cách sử dụng một giải pháp thay thế bạn có thể đảm bảo tất cả người nhận đều có thể xem video của bạn nếu: sử dụng một ảnh chụp màn hình tĩnh từ video và đặt một nút play trên đó hoặc tạo một ảnh GIF thay thế. Sau đó, liên kết nó với video của bạn.

Phương pháp ảnh chụp màn hình

Có rất nhiều cách để chụp ảnh màn hình video. Người dùng Windows có thể sử dụng Công cụ Snipping Tool, người dùng Mac cũng có thể sử dụng những công cụ chụp màn hình tích hợp sẵn của nó. Nếu thích chụp màn hình bằng công cụ trình duyệt, bạn có thể chọn add-on hoặc extension, trong khi người dùng Firefox chỉ có thể kích hoạt tính năng beta gốc.

• Cách chụp ảnh màn hình máy tính nhanh, không cần dùng phần mềm

Thêm nút phát bằng Canva

Sau khi chụp ảnh màn hình và lưu lại trong máy tính, bạn có thể tải nó lên Canva.com và đặt một nút play trên đó.

Để tạo ảnh chụp màn hình với nút Play

Bước 1: Nhấp vào nút Create a Design và nhấp vào Use custom dimensions. Một kích thước YouTube điển hình là 640 x 360 pixel. Nếu bạn muốn sử dụng một ảnh chụp màn hình lớn hơn, bạn có thể chọn 1280 x 720 hoặc 1920 x 1080.

Bước 2: Nhấp Uploads > Upload your own images để tải ảnh chụp màn hình lên Canva. Nhấp vào hình ảnh khi nó được tải lên để chèn thiết kế của bạn vào. Bạn có thể thay đổi kích thước và kéo hình ảnh để nó đến chính xác nơi bạn muốn.

Bước 3: Chuyển đến Elements và tìm kiếm nút Play. Bạn sẽ tìm thấy hai lựa chọn miễn phí, một nút màu xanh và một nút màu xám. Nhấp vào nút bạn chọn và bạn có thể thay đổi kích thước bằng cách kéo thanh vào hoặc ra. Bạn cũng có thể điều chỉnh độ đậm nhạt nếu muốn. (Nếu không thích biểu tượng play miễn phí ở Canva, bạn cũng có thể tìm thấy biểu tượng miễn phí để sử dụng từ các trang web như Pixabay hoặc Wikimedia Commons và tải nó lên Canva.)

Nếu thích dịch vụ trực tuyến này, bạn có thể sử dụng các chương trình như Photoshop hoặc GIMP để đạt được kết quả tương tự.

Phương pháp ảnh GIF

Nếu bạn thích có một số chuyển động với hình ảnh tĩnh, bạn có thể sử dụng ảnh GIF. Thật dễ dàng để tạo GIF từ video YouTube. Các dịch vụ như Gifs.com cũng cho phép bạn đặt nút play trên ảnh GIF.

Để tải ảnh GIF được tạo bằng Gifs.com, bạn sẽ phải đăng ký một tài khoản miễn phí và nếu muốn tạo một tài khoản chuyên nghiệp, bạn có thể xem xét nâng cấp tài khoản với 7,99 đô la mỗi tháng để không còn watermark.

Để tạo ảnh GIF, hãy thực hiện theo các bước sau:

Bước 1: Sao chép và dán liên kết video trực tuyến của bạn vào Gifs.com. Sau khi tải video, nhấp vào nút Sticker. Chọn điểm bắt đầu và kết thúc của video để sử dụng trong ảnh GIF.

Bước 2: Tìm kiếm nút play để xem các tùy chọn có sẵn cho bạn. Khi đã tìm thấy nút Play muốn sử dụng, hãy nhấp vào nút Play đó để thêm nó vào GIF. Bạn có thể kéo để di chuyển nút phát và thay đổi kích thước bằng cách kéo các tay cầm vào hoặc ra.

Bước 3: Nhấp vào nút Create GIF và đảm bảo thiết lập ảnh GIF ở chế độ riêng tư.

Bước 4: Sau khi đã tạo ảnh GIF, bạn có thể tải nó xuống máy tính và nhúng nó vào trong email.

Nhúng hình ảnh hoặc GIF và thêm một liên kết

Giờ đây đã có hình ảnh hoặc tệp GIF, bạn có thể tải nó lên bằng cách sử dụng ứng dụng email, nền tảng email hoặc các dịch vụ thư tín tức (newsletter). Quá trình này sẽ khác nhau tùy thuộc vào từng dịch vụ mail: