Hướng dẫn đánh giá rủi ro bộ phận sản xuất năm 2024

Việc lập kế hoạch cho những hoạt động chủ chốt như xây dựng các mục tiêu kinh doanh, OKR và các chỉ số thành công khác không phải lúc nào cũng dễ dàng trong việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro chiến lược kinh doanh cho doanh nghiệp.

Hiện nay trong bất kỳ doanh nghiệp hoạt động trong lĩnh vực gì, việc xây dựng một kế hoạch kinh doanh bài bản là yếu tố thiết yếu để thành công. Một nhà quản trị sẽ dễ dàng gặp phải sự cố hay chính xác hơn là rủi ro và thất bại nếu thiếu đi một kế hoạch bài bản. Việc lập một kế hoạch kém hiệu quả là gốc rễ cho mọi sự thất bại cho chiến lược kinh doanh.

Khi xây dựng chiến lược, mọi nhà quản trị đều mong muốn kế hoạch sẽ diễn ra suôn sẻ và hiệu quả. Tuy nhiên sự lạc quan quá mức mà bỏ qua những rủi ro tiềm ẩn là một nguy hiểm dẫn đến ⅓ thất bại của các dự án do thiếu phương án phòng ngừa rủi ro.

7 bước thiết lập kế hoạch quản lý rủi ro phù hợp với mọi dự án

Quy trình để thiết lập một kế hoạch quản lý rủi ro sẽ phải tuân theo một quy trình đơn giản gồm:

• Xác định
• Đánh giá
• Lập kế hoạch
• Giám sát

Bước 1: Phân tích rủi ro, xác định các rủi ro tiềm ẩn

Bước đầu tiên trong lập kế hoạch đánh giá rủi ro đó là xác định tất cả các rủi ro tiềm ẩn mà dự án/chiến lược mà doanh nghiệp đang đối mặt. Điều này nên xảy ra khi bắt đầu dự án cũng như trong suốt cả quá trình triển khai.

Nhà quản trị cần tìm hiểu và đánh giá 4 loại rủi ro phổ biến (kỹ thuật, quản lý, tổ chức, tác động bên ngoài) cũng như xem xét tất cả các mức độ có thể biết trước (các rủi ro đoán trước, rủi ro chưa biết, rủi ro không thể biết).

Có nhiều cách khác nhau để nhà quản trị có thể xác định rủi ro và chiến lược nào được áp dụng phụ thuộc vào nguồn lực, các nhóm làm việc và quy mô dự án của doanh nghiệp.

• Interview: Nhà quản trị nên dành thời gian để trao đổi với các bên liên quan đóng vai trò quan trọng của dự án/chiến lược. Có thể bao gồm các chuyên gia bên ngoài và các đội ngũ làm việc khác, những vị trí công việc khác nhau có thể làm sáng tỏ một số những rủi ro tiềm ẩn chưa được biết đến.
• Các buổi thảo luận Brainstorm: Đội nhóm làm việc trực tiếp sẽ là những nguồn thông tin chính xác nhất về những rủi ro tiềm ẩn. Trong nhiều trường hợp, những vị trí nhân viên này đã làm trong các dự án tương tự và sẽ nắm được mọi sự cố có khả năng xảy ra từ đâu. Cũng giống như bất kỳ cuộc thảo luận nhóm nào khác, một buổi brainstorm cũng cần lên kế hoạch cẩn thận và diễn ra theo đúng tiến độ. Đầu tiên là về nội dung thảo luận, bối cảnh,… và hãy tập trung vào những rủi ro mà mỗi cá nhân đã trải qua trong quá khứ đối với các dự án tương tự.
• Lên checklist các rủi ro: Doanh nghiệp của bạn đã có sẵn quy trình làm việc để xác định các rủi ro hay chưa? Nếu có thể, hãy lên một danh sách và kiểm tra lại toàn bộ các danh mục công việc có ảnh liên quan đến những rủi ro đó. Và tất nhiên, đây sẽ là một tài liệu làm việc tuyệt vời có thể sử dụng trong các dự án sau này.
• Phân tích giả định: Mọi giả định đều là một nguồn thông tin đánh giá rủi ro tiềm ẩn. Dành thời gian để suy nghĩ về mọi khía cạnh đang giả định liệu có đúng và xảy ra cho dự án hay không. Suy nghĩ đó có cơ sở không? Bằng chứng để chứng minh cơ sở đó?
  Lập kế hoạch đánh giá rủi ro đóng vai trò quan trọng thế nào trong doanh nghiệp?

Khi đã xác định được những rủi ro tiềm ẩn có thể xảy ra, hãy thiết lập một hồ sơ thông tin và sắp xếp thứ tự ưu tiên cho chúng.

Ngoài ra, hãy bắt đầu với việc viết một báo cáo rủi ro đầy đủ thay vì những rủi ro được liệt kê một cách mơ hồ không có cơ sở. Nói một cách ngắn gọn, công thức cho việc xác định rủi ro là:

Nếu [Sự kiện/Rủi ro], thì [Hậu quả]

Những phân tích này không chỉ giúp nhà quản trị có thể hiểu rõ điều gì sẽ kích hoạt rủi ro mà còn đưa ra được lý do tác động tiềm tàng cho sự cố đó là gì.

Thực tế là bạn không thể ngăn chặn mọi sự cố không may xảy ra. Thay vào đó có thể biết được mức đột tồi tệ của một sự việc có thể xảy ra và được giải quyết như thế nào.

Bước 2: Đánh giá hậu quả, tác động và xác suất xảy ra đối với từng rủi ro

Khi nhà quản trị đặt ra sự ưu tiên cho mỗi rủi ro, sẽ có 3 câu hỏi được đặt ra:

• Điều gì sẽ xảy ra nếu tình huống không may này xảy ra?
• Khả năng sẽ xảy ra của tình huống này?
• Hậu quả sẽ ảnh hưởng đến dự án là như thế nào?

Những yếu tố về hệ quả, xác suất và tác động sẽ được cung cấp trong từng bối cảnh và tầm quan trọng của từng rủi ro. Trong bước này, nhà lập kế hoạch đánh giá rủi ro sẽ xem xét tác động định tính và định lượng của rủi ro, sau đó ấn định điểm khả năng xảy ra (xác suất từ thấp đến cao) và điểm tác động rủi ro (thấp, trung bình hoặc cao).

Nếu nhiều rủi ro cần đánh giá, nhà quản trị có thể sử dụng hệ thống phức tạp để đánh giá khả năng xảy ra và tác động của chúng. Khi nhà lập kế hoạch đã xác định được rủi ro, một bảng sơ đồ đánh giá rủi ro được vạch ra để nghiên cứu một cách trực quan như hình ảnh dưới đây.

Tại đây, các ô vuông có màu nhạt nhất được theo dõi để xem xét liệu chúng có tăng lên hay không. Các ô vuông ở giữa cần cố gắng được giảm nhẹ và các ô màu đậm cần giảm thiểu tối đa trong suốt quá trình triển khai dự án/chiến lược. Trong đó những ô màu tối này cần được xử lý ngay lập tức. Điều này sẽ giúp cho nhà quản trị nhận thấy những rủi ro nhất định sẽ gây nguy hiểm thế nào và mức độ khẩn cấp của phản ứng đối với mỗi rủi ro.

Bước 3: Phân công vai trò và trách nhiệm đối với từng loại rủi ro

Sẽ là thiếu sót nếu chỉ đưa ra những rủi ro và hy vọng chúng không xuất hiện, Mỗi rủi ro cần được chỉ định cho một thành viên hoặc đội ngũ ưu tiên xử lý và đưa ra ước tính về các nguồn lực cần thiết để xử lý.

Các thành viên trong nhóm được chỉ định sẽ chịu trách nhiệm nắm quyền hạn và trách nhiệm cho rủi ro đó. Do đó, đội ngũ cần hiểu các yếu tố có thể dẫn đến rủi ro hoặc các dấu hiệu cảnh báo cho thấy khi nào cần phải bắt tay hành động.

Mỗi một yếu tố có thể dẫn đến việc mở màn cho rủi ro có thể được xác định trước (một rủi ro có thể biết được), trong khi các trường hợp khác hầu như không thể xác định chính xác nguyên nhân.

Đây cũng là lúc việc sử dụng một công cụ quản lý dự án trở nên quan trọng như thế nào. Mặc dù việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro có thể được xây dựng như một cuốn Bách khoa toàn thư, nhưng việc chuyển đổi các rủi ro riêng lẻ thành các vấn đề được chỉ định và theo dõi tiến độ xảy ra của các vấn đề đó lại cần một công cụ hỗ trợ chuyên biệt.

Mặc dù các sự cố không may nên được chỉ định xử lý cho một bộ phận, tuy nhiên những vấn đề về sự cố này cần được công khai hiển thị cho tất cả mọi người thuộc dự án. Bằng cách này, mọi người đều có thể biết cần đề phòng những gì và có thể liên hệ với ai nếu họ thấy một trong những dấu hiệu của sự cố.

Bước 4: Đưa ra các chiến lược phòng ngừa cho mỗi sự cố

Mục tiêu của việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro là cung cấp con đường rõ ràng để giải quyết bất kỳ vấn đề tiềm ẩn nào có thể xảy ra. Đối với mỗi rủi ro đã được xác định, nhà quản trị dự án và đồng đội được giao nhiệm vụ phải tích cực đưa ra các cách ứng phó thích hợp.

Trong hầu hết các trường hợp, nhà quản trị xử lý rủi ro thành vấn đề theo một trong bốn cách:

• Phòng tránh: Thay đổi kế hoạch nếu như xác định được các sự cố có thể xảy ra. Nói cách khác, cần loại bỏ hoàn toàn nguyên nhân mối đe dọa
• Chuyển giao: Chuyển giao rủi ro (hoặc một phần rủi ro) cho một nhóm hoặc đơn vị có chức năng xử lý. Có thể coi đây như một chính sách “bảo hiểm” điển hình
• Giảm nhẹ: Thực hiện các bước xử lý ngay lập tức để giảm tác động rủi ro. Điều này có thể được xem là cần bổ sung hoặc tìm kiếm các tùy chọn khác nhau để xử lý và giảm thiểu các tác động của sự cố
• Chấp nhận rủi ro: Giả sử khả năng xảy ra tác động tiêu cực hoặc ảnh hưởng ngân sách chi phí để ứng phó

Khi đưa ra kế hoạch ứng phó rủi ro, độ sâu chi tiết của kế hoạch phải phù hợp với tầm quan trọng của mỗi rủi ro.

Bước 5: Lập kế hoạch dự phòng trong trường hợp xảy ra sự cố không mong muốn

Trong trường hợp nhà quản trị đang chấp nhận các rủi ro tiềm ẩn, cần phải thiết lập kế hoạch dự phòng để ứng phó với hậu quả của nó gây ra.

Các kế hoạch dự phòng nên được xây dựng tiết kiệm nhất có thể cho những rủi ro có mức độ ưu tiên cao và tác động lớn. Trong trường hợp này, nhà lập kế hoạch cần có một quy trình làm việc được ánh xạ theo các bước sau:

• Tìm và ghi lại các nguồn tài liệu có thể được sử dụng trong trường hợp khẩn cấp. Điều này có nghĩa chuyển các thành viên trong nhóm sang một nhiệm vụ khác, ngân sách khác hoặc tăng phạm vi xử lý
• Trường hợp xảy ra sự cố cần thông báo đến những ai, cần có kế hoạch liên lạc với những người này trong trường hợp cần giải quyết vấn đề
• Lập kế hoạch hành động để giải quyết vấn đề. Có lựa chọn thay thế nào có thể đề xuất hoặc thêm tính linh hoạt vào kế hoạch dự phòng hiện tại không?
• Theo dõi các yếu tố gây nên rủi ro

Tất nhiên sự cân bằng của kế hoạch dự phòng là những vấn đề có xác suất xảy ra khá nhỏ. Tuy nhiên có thể dễ dàng để tưởng tượng ra mọi tình huống có thể xảy ra.

Bước 6: Đo lường ngưỡng rủi ro của doanh nghiệp, kết hợp các bên liên quan của dự án

Mặc dù mọi dự án đều đi kèm với một số mức độ rủi ro nhất định, tuy nhiên có những dự án mà kết quả tiêu cực tiềm ẩn vượt quá số lượng cho phép. Đây là ngưỡng được gọi là ngưỡng rủi ro có thể chấp nhận – là giới hạn mà doanh nghiệp có thể chịu đựng.

Khi thiết lập kế hoạch đánh giá rủi ro và có quá nhiều rủi ro được đưa ra, liệu nhà quản trị có thay đổi kế hoạch dự án trước khi bắt đầu để giảm thiểu rủi ro hay không? Mặc dù điều này khá khó khăn, nhưng sẽ tốt hơn bằng việc thực hiện các thay đổi sớm để phòng tránh các vấn đề nghiêm trọng xảy ra.

Bước 7: Tiếp tục theo dõi và báo cáo từng rủi ro

Cuối cùng, hoạt động quản lý rủi ro là một vòng tròn chứ không phải là một con đường tuyến tính. Bởi doanh nghiệp đang và sẽ phải đối mặt với những điều chưa biết, do vậy việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro cần phải là một tài liệu chi tiết và chính xác nhất.

Bất kỳ ai chịu trách nhiệm xử lý rủi ro đều có nhiệm vụ theo dõi, cập nhật tiến trình trong công cụ quản lý dự án và đảm bảo những cá nhân khác cũng nắm được những gì đang diễn ra.

Bằng cách sử dụng công cụ phần mềm để theo dõi và đánh giá rủi ro các chiến lược/dự án, nhà quản trị có thể nhanh chóng cập nhật và về những gì đang xảy ra đến các bộ phận liên quan.

Kết luận

Bằng việc lập kế hoạch đánh giá rủi ro cũng là cách duy nhất để đảm bảo dự án/chiến lược không gặp thất bại. Việc tuân theo kế hoạch quản lý rủi ro dự án sẽ giúp nhà quản trị luôn đi trước các vấn đề phát sinh một bước và tiến gần hơn đến sự thành công của dự án.