Hướng dẫn lấy vân tay máy chấm công

Trong thời đại công nghệ 4.0 hiện nay, hầu hết các công ty, doanh nghiệp đều sử dụng máy chấm công để kiểm soát giờ giấc ra, vào của nhân viên. Tuy nhiên, trong lần đầu sử dụng nhiều người thường không biết cách lấy dấu vân tay máy chấm công thế nào. Để khắc phục vấn đề này, trong bài viết dưới đây, chúng tôi sẽ hướng dẫn bạn cách lấy dấu vân tay máy chấm công nhanh chóng, siêu dễ.

1.  Hướng dẫn cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công

Để lấy được dấu vân tay trên máy chấm công, bạn cần thực hiện theo các bước cụ thể dưới đây:

Bước 1. Tìm phím M/OK trên màn hình máy chấm công, bấm giữ khoảng 5 giây để máy hiện lên màn hình cài đặt. Nếu như máy bị khóa, thì bạn  nhờ người quản lý mở máy và tiếp tục thực hiện các bước cài đặt để lấy vân tay trên máy chấm công.

Bước 2. Trong menu chính với các mục: Quản lý nhân viên, Kết nối, Hệ thống, Ngày/giờ, Kiểm tra, Chấm công và Thông tin hệ thống.

Bạn chọn mục Quản lý nhân viên rồi bấm phím M/OK, màn hình sau đó sẽ ra hai lựa chọn là Nhân viên mới hoặc Quản lý. Bạn chọn mục Nhân viên mới để lưu thông tin của mình.

Bước 3. Sau khi chọn mục Nhân viên mới, màn hình sẽ hiển thị với các nội dung như: Số ID, VT (Vân tay – Đăng ký vân tay), Mật mã (Đăng ký mật mã) và Quản lý. Bạn chọn Đăng ký vân tay để thực hiện các thao tác lấy vân tay trên máy chấm công vân tay.

Hướng dẫn cách lấy vân tay máy chấm công đơn giản, dễ thực hiện

Bước 4. Bạn đặt ngón tay của mình vào cảm biến (sensor) của máy, lưu ý phải đặt thật chuẩn và không bị lệch, hơi ấn ngón tay xuống để máy nhận dạng dễ dàng hơn. Sau mỗi tiếng bíp bạn sẽ nhấc tay lên và ấn xuống. Thực hiện lặp lại thao tác như thế 3 lần, máy sẽ lưu thông tin vân tay của bạn vào bộ nhớ.

Bước 5. Sau khi đã lấy vân tay trên máy chấm công xong, bạn có thể bấm M/OK để lưu vân tay khác, hoặc bấm ESC để thoát ra. Và bạn sẽ được quay trở lại với màn hình chính.

Bươc 6. Ở màn hình chính, bạn bấm Đồng ý – M(<-) để lưu thông tin, sau đó thì thoát ra.

Lấy vân tay trên máy chấm công phải đảm bảo chính xác tuyệt đối

Thực hiện tuần tự các bước nêu trên là bạn đã hoàn tất việc lấy vân tay trên máy chấm công thành công. Nhưng bạn phải nhớ phải lưu thông tin của mình vào hệ thống phần mềm chấm công trên máy tính. Tuy nhiên, phần này thường được thực hiện bởi người quản lý nên bạn không cần quan tâm đến.

Lưu ý: Mỗi người có thể lấy tối đa 10 vân tay, thường chỉ lấy 2 vân tay. Khi lấy vân tay, phải đảm bảo tay bạn không bị xước, không dính mực hay bụi bẩn, không di vân tay. Nên đặt thẳng vào đúng trọng tâm, hơi ấn nhẹ để máy xác nhận vân tay được rõ và chính xác.

2. Cách quản lý việc lưu thông tin nhân viên trong phần mềm chấm công

Ngoài cách lấy vân tay máy chấm công, nhà quản lý cũng cần quan tâm đến cách quản lý việc lưu thông tin nhân viên trong phần mềm chấm công.

Quản lý việc lưu thông tin nhân viên thực hiện trên phần mềm HRPRO7

Để quản lý việc lưu thông tin cho nhân viên ở phần mềm máy chấm công, nhà quản lý cần thực hiện theo các bước sau:

• Bước 1: Truy cập vào phần mềm chấm công, click vào mục máy chấm công ở thanh Menu. Phần mềm sẽ hiển thị mục kết nối máy chấm công. Chúng ta sẽ vào cập nhật cơ sở dữ liệu để lưu nhân viên mới.
• Bước 2: Hộp thoại hiện lên và chỉ để dấu tích ở ô “Duyệt vân tay”, vì chúng ta chỉ lấy dấu vân tay trên máy chấm công vân tay của nhân viên đó. Sau đó nhấn “Thực hiện”.

Chỉ với hai bước thực hiện đơn giản nêu trên, là bạn có thể cập nhật thành công thông tin nhân viên mới vào cơ sở dữ liệu của công ty và phần mềm máy chấm công.

Vậy là chúng tôi vừa chia sẻ đến bạn cách lấy dấu vân tay trên máy chấm công và cách quản lý việc lưu thông tin nhân viên trong phần mềm. Mong rằng, với những thông tin hữu ích trên đây, bạn có thể hoàn thành công tác đầu của việc chấm công một cách đơn giản và nhanh chóng.

Nếu Quý doanh nghiệp đang có nhu cầu tìm mua máy chấm công chất lượng, chính hãng, giá phải chăng bao gồm: máy chấm công vân tay, thẻ từ, vein tay hay nhận diện khuôn mặt. Thì hãy liên hệ đến Công ty giải pháp Tinh Hoa qua hotline: 0919.397.169 (gặp Nguyễn Nhã) hoặc 0919.039.665 (gặp Quỳnh Như) để được kỹ thuật viên tư vấn lựa chọn máy chấm công phù hợp nhất cho đơn vị của mình!

Hướng dẫn cách đăng ký nhân viên mới lên máy chấm công:

Để đăng ký vân tay cho một nhân viên mới lên máy chấm công và nhân viên mới có thể chấm công như những nhân viên đã được cài đặt trước đó, bạn thao tác theo các bước hướng dẫn sau:

Bước 1: Đăng ký dấu vân tay lên máy chấm công.

Thao tác như sau: Từ bàn phím máy chấm công bạn ấn và giữ phím M/Ok khoảng 5 giây, bạn sẽ vào được menu của máy chấm công. Trong trường hợp máy hiển thị lên 1 chìa khóa và dòng chữ Xác nhận mật mã 1, thì bạn đặt vân tay của người được đăng ký làm quản lý trên máy chấm công.

Sau khi bạn vào được màn hình Menu chính, bạn vào mục 1.Qlý  Nviên (Quản lý nhân viên) (Bấm phím M/Ok). Sau đó màn hình sẽ hiển thị như hình dưới:

Tại màn hình quản lý nhân viên, bạn vào mục Nviên mới (Nhân viên mới) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy sẽ hiển thị như hình dưới:

Tại màn hình nhân viên mới, bạn chọn mục Đ.ký V.tay (Đăng ký vân tay) (Bấm phím M/Ok), sau đó màn hình máy chấm công sẽ hiển thị như hình dưới:

Tại màn hình đặt vân tay, bạn yêu cầu nhân viên mới đặt ngón tay sẽ sử dụng để chấm công vào sensor (Chỗ cảm biến vân tay, lăng kính) 03 lần (Mỗi lần sau 1 tiếng tít báo hiệu), đặt sao cho cân, chuẩn, hơi ấn vân tay vào lăng kính, khi đó máy chấm công sẽ soi được và chụp vân tay của nhân viên mới.

Sau khi đăng ký xong 1 vân tay cho nhân viên mới, bạn ấn phím M/Ok để đăng ký vân tay thứ 2 hoặc ấn phím ESC 1 lần để quay về màn hình Nhân viên mới.

Bạn di chuyển mũi tên xuống nút Đồng ký(M/<-) rồi bấm phím M/Ok, sau đó bạn bấm ESC một vài lần để thoát ra khỏi màn hình menu. Bạn cho nhân viên mới đăng ký vân tay lên máy chấm công thử chấm công xem máy đã chấp nhận chưa (Máy báo "Xin cảm ơn" là ok).

Tới đây là hoàn thiện bước 1: đăng ký vân tay lên máy chấm công.

Bước 2: Khai báo nhân viên mới trên phần mềm chấm công tại máy tính của bạn:

Thao tác như sau:

 Bạn mở phần mềm chấm công được cài đặt tại máy tính của bạn lên. Giao diện như hình dưới:

Từ Thanh Menu của phần mềm bạn vào theo đường dẫn Máy chấm công -> Kết nối với máy chấm công. Giao diện mục kết nối với máy chấm công hiển thị như hình bên dưới:

Tại tab 1-Nhân viên từ MCC->CSDL (Tải nhân viên từ máy chấm công về cơ sở dữ liệu), bạn bấm Duyệt từ máy chấm công, sau đó bấm vào Cập nhật vào cơ sở dữ liệu. Màn hình sẽ hiện ra thông báo như hình dưới:

Bạn bấm tích chọn và bỏ chọn như hình trên và bấm nút Thực hiện. Sau khi thực hiện tải nhân viên mới về xong, bạn tắt bảng kết nối với máy chấm công.

Tiếp theo, bạn vào từ menu Dữ liệu -> Quản lý nhân viên, màn hình sẽ hiển thị như hình dưới:

Tại cửa sổ Quản lý nhân viên, bên trên công ty của bạn có 1 dòng kẻ (----). Tất cả những nhân viên mới đăng ký ở máy chấm công vừa tải về đều nằm ở khu vực này. Bạn bấm vào cột Tên nhân viên để đổi Họ và tên cho nhân viên mới, cột Tên C.Công bạn đổi thành tên chấm công (tên chấm công tối đa có 8 ký tự, không có dấu). Xem ví dụ bên dưới với mã nhân viên 00002: Tên nhân viên: Trần Văn Lũy, Tên C.Công: Luy

Sau khi đổi xong tên nhân viên và tên chấm công, bạn tích chuột chọn vào trước mã nhân viên, sau đó bấm vào nút Đổi phòng ban, sau đó bạn bấm chọn 1 phòng ban phù hợp hoặc bấm vào công ty rồi bấm chuột vào dòng chữ: "Chọn một phòng ban rồi nhấp chuột tại đây", như hình dưới:

Tiếp theo, từ menu bạn vào Chấm công -> Sắp xếp lịch trình cho nhân viên. Bạn tìm đến bộ phận mà nhân viên mới bạn vừa chuyển vào, sau đó tích chọn mã nhân viên mới đó chọn lịch trình làm việc phù hợp của nhân viên mới theo phòng ban hoặc theo giờ làm việc chung của công ty, sau đó bấm nút Cập nhật như màn hình hiển thị ra như hình dưới:

Như vậy là xong hoàn toàn quá trình cài đặt cho 1 nhân viên mới.

Chúc các bạn thành công