Phân loại hàng dự trữ theo phương pháp ABC

Phương pháp phân tích ABC trong quản lý tồn kho là việc phân loại một nhóm các mặt hàng theo thứ tự giảm dần, dựa trên giá trị của chúng đối với doanh nghiệp. Từ bộ khung này, doanh nghiệp có thể đơn giản tìm ra đâu là mặt hàng quan trọng nhất trong kho.

Tổng quan phương pháp phân tích ABC

Kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho khác nhau. Từ đó xây dựng các phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và kiểm soát tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phương pháp phân tích ABC được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Nói cách khác, nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống. Trong phân tích ABC, 80% giá trị doanh thu hàng năm của một doanh nghiệp xuất phát từ 20% các mặt hàng như mặt hàng loại A. Loại B và C tổng cộng chiếm 20% còn lại. Cách chia 20% giữa loại B và C sẽ khác nhau, dựa trên danh mục sản phẩm của doanh nghiệp. Hàng hóa được phân chia như sau:

Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này:

• Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao
• Cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng
• Cần mua hàng liên tục

Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hóa dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ. Nhóm hàng này cần:

• Đơn giản hoá quy trình mua hàng
• Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài

Sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể tiết kiệm thời gian cho người quản lý kho, giúp họ đưa ra các quy tắc kiểm kê phù hợp cho từng danh mục. Dựa theo các cấp độ dịch vụ khác nhau, mức tồn kho an toàn và các chỉ số tái đặt hàng của từng danh mục, người quản lý có thể đưa ra các chính sách quản lý dựa trên phân loại hàng.

Các bước để thực hiện phân tích ABC

Đối với người quản lý, doanh thu là yếu tố phổ biến nhất được sử dụng để xác định thứ hạng trong phân tích ABC. Tuy nhiên, cũng có những yếu tố khác có thể được sử dụng như tỷ suất lợi nhuận, tầm quan trọng của khách hàng, mối quan hệ với các mặt hàng khác và vận tốc hoặc lợi nhuận. Xét yếu tố tỷ suất lợi nhuận, lợi nhuận của các mặt hàng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn có thể là nguyên nhân cho mức tồn kho cao. Trong khi đó, các nhóm hàng tiêu dùng nhanh có thể được duy trì mức tồn kho cao hơn vì các mặt hàng này có lượt quay vòng rất thấp, có thể có ít hoặc không có hàng dự trữ an toàn.

Trong khi xác định phân tích ABC, nếu doanh nghiệp có quá nhiều hàng tồn kho, phương pháp trên có thể được thực hiện trên một mẫu. Sau khi lấy được mẫu ngẫu nhiên, các bước sau đây được thực hiện để thực hiện phân tích ABC.

• Bước 1: Tính giá trị sử dụng hàng năm cho mẫu sản phẩm được lựa chọn thông qua tính chi phí sử dụng của mỗi đơn vị.
• Bước 2: Sắp xếp các mục theo thứ tự giảm dần của giá trị sử dụng được tính ở trên.
• Bước 3: Tính tổng cộng số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng.
• Bước 4: Chuyển đổi tổng số tích lũy của số lượng vật phẩm và giá trị sử dụng thành tỷ lệ phần trăm của tổng số tổng của chúng.
• Bước 5: Vẽ biểu đồ kết nối giá trị tích lũy và giá trị sử dụng tích lũy. Biểu đồ được chia xấp xỉ thành ba phân đoạn, trong đó đường cong thay đổi mạnh hình dạng của nó. Điều này chỉ ra ba phân đoạn A, B và C.

Đọc thêm: Cẩm nang xây dựng hệ thống quản lý hàng tồn kho

Ứng dụng phương pháp phân tích ABC trong thực tế

Phân tích ABC là một bộ khung đơn giản để tìm ra những mặt hàng nào trong kho là quan trọng nhất, và việc này sẽ dành phần lớn thời gian trong việc kiểm soát và quản lý kho. Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC được sử dụng chủ yếu cho 3 nhiệm vụ chính:

• Xác định mức tồn kho an toàn để duy trì, để tránh tình trạng thiếu tồn kho đối với những mặt hàng quan trọng
• Xác định các mức phù hợp trong việc quản lý hàng tồn kho, trong đó các mục ưu tiên có thể được kiểm tra thường xuyên hơn hoặc được đếm tự động để bổ trợ cho việc kiểm tra thủ công
• Định vị hàng hoá tồn kho trong kho riêng lẻ và trong mạng lưới kho

Các nguồn vốn để mua hàng nhóm A cần phải nhiều hơn so với nhóm C. Nên đầu tư thích đáng vào nhóm A bởi đây là mặt hàng mang lại nhiều giá trị lợi nhuận.

Các loại hàng nhóm A cần có sự ưu tiên trong các khâu quản lý, kiểm tra thường xuyên. Việc lập báo cáo chính xác sẽ giúp doanh nghiệp đảm bảo được độ an toàn trong sản xuất, tránh rủi ro, thất thoát.

Chiếm một tỉ trọng không hề nhỏ trong khối tài sản ngắn hạn của doanh nghiệp, việc quản lý hàng tồn kho không tốt có thể gây ảnh hưởng rất lớn tới hoạt động sản xuất, kinh doanh và lưu thông hàng hoá của doanh nghiệp. Bởi vậy, có một phương pháp quản lý quản lý hàng tồn kho chính là “cứu cánh” cho những bài toán kho vận. Để được tư vấn sâu hơn về phương pháp quản lý kho hiệu quả, tiết kiệm, doanh nghiệp hãy liên hệ với chuyên gia của chúng tôi qua số hotline: 092.6886.855

Đọc thêm: Phần mềm quản lý kho sản xuất ứng dụng thành công cho nhiều doanh nghiệp vừa và lớn

Phân tích ABC là một kỹ thuật quản lý hàng tồn kho nhằm xác định giá trị của các mặt hàng tồn kho dựa trên tầm quan trọng của chúng đối với doanh nghiệp. Phương pháp này xếp hạng các mặt hàng theo lượng cầu, chi phí và rủi ro, và người quản lý hàng tồn kho xếp các mặt hàng vào các nhóm dựa trên các tiêu chí đó. Điều này giúp các nhà quản trị sản xuất hiểu được sản phẩm hoặc dịch vụ nào là quan trọng nhất đối với lợi nhuận và doanh thu của doanh nghiệp.

Dựa trên quy tắc 80/20 của Pareto, phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho xác định 20% hàng hóa trong kho mang lại khoảng 80% giá trị doanh thu. Phân tích ABC giúp xác định Điểm tốt nhất (Sweetspot) của hàng tồn kho – điểm mà tại đó tạo ra giá trị doanh thu lớn mà không đòi hỏi quá nhiều nguồn lực.

Sử dụng phân tích ABC cho hàng tồn kho giúp kiểm soát tốt hơn chi phí vốn lưu động, làm giảm hàng tồn kho lỗi thời và có thể tăng tốc độ luân chuyển hàng tồn kho (inventory turnover rate) hoặc tần suất doanh nghiệp phải thay thế các mặt hàng sau khi bán hết hàng. Cụ thể, phân tích ABC giúp:

• Tối ưu hóa không gian tồn kho: Phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho xác định các sản phẩm đang có lượng cầu cao. Từ đó, doanh nghiệp có thể ưu tiên sử dụng không gian kho để dự trữ đầy đủ những hàng hóa đó và duy trì mức tồn kho thấp hơn cho các mặt hàng Nhóm B hoặc C.
• Cải thiện dự báo hàng tồn kho: Các nhà quản lý có thể sử dụng thông tin này để thiết lập mức hàng tồn kho và giá cả nhằm tăng doanh thu chung cho công ty.
• Định giá tốt hơn: Doanh số bán hàng cho một mặt hàng cụ thể tăng lên có nghĩa là lượng cầu đang tăng lên và việc tăng giá có thể được cân nhắc.
• Phân bổ nguồn lực chiến lược: Khi lượng cầu giảm xuống, nhà quản trị sẽ phân loại lại mặt hàng để tận dụng tốt hơn nhân sự, thời gian và không gian cho các sản phẩm Nhóm A mới.
• Dịch vụ khách hàng tốt hơn: Khi nhà quản trị xác định được mặt hàng có lợi nhất, nhà quản trị có thể cân nhắc cung cấp mức dịch vụ tốt hơn cho những mặt hàng đó. 
• Quản lý vòng đời sản phẩm tốt hơn: Thông tin chi tiết về việc một sản phẩm đang ở giai đoạn nào trong vòng đời của nó là rất quan trọng để dự báo nhu cầu và dự trữ mức tồn kho một cách thích hợp. 
• Kiểm soát các mặt hàng có chi phí cao: Hàng tồn kho Nhóm A ảnh hưởng lớn đến thành công của doanh nghiệp. Phân tích ABC giúp nhà quản trị định hướng ưu tiên theo dõi lượng cầu và duy trì lượng hàng tồn kho tốt để luôn có đủ các sản phẩm chủ chốt. 
• Giảm chi phí lưu kho: Bằng cách tuân theo đúng tỷ lệ hàng dự trữ dựa trên các nhóm A, B hoặc C, nhà quản lý kho có thể giảm chi phí lưu kho đi kèm với việc giữ lại hàng tồn kho dư thừa. 
• Đơn giản hóa chuỗi cung ứng: Sử dụng phân tích ABC về dữ liệu hàng tồn kho để xác định xem liệu đã đến lúc hợp nhất các nhà cung cấp hay chuyển sang một nguồn duy nhất để giảm chi phí ghi sổ và đơn giản hóa hoạt động.

Bạn biết gì về ABC trong quản lý tồn kho? Bạn đã từng nghe đến “ABC” – ký tự đặc biệt này chưa? Hãy cùng Aramex khám phá việc phân tích ABC trong quản lý tồn kho mà các bạn cần biết và nắm được để có thể hiểu hơn nhé.

Xem thêm: Thiết kế mạng lưới trong Logistics

Kỹ thuật phân tích ABC trong công việc quản lý hàng tồn kho là gì? 

Trong kinh doanh, kỹ thuật phân tích ABC thường được sử dụng nhằm xác định mức độ quan trọng của hàng hóa tồn kho. Qua đó, xây dựng phương pháp dự báo, chuẩn bị nguồn lực và quản lý hàng tồn kho cho từng nhóm hàng khác nhau.

Phương pháp này được xây dựng trên cơ sở nguyên tắc Pareto – 20% hàng hóa đem lại 80% doanh số. Nói cách khác, nếu bạn kiểm soát tốt 20% hàng hóa này thì có thể kiểm soát 80% toàn bộ hệ thống.

Hàng hóa được khuyến cáo chia thành 3 thể loại:

Nhóm A: Là những hàng hóa có giá trị cao nhất, chiếm từ 70－80% so với tổng giá trị hàng hoá dự trữ trong kho. Đặc tính của nhóm hàng này:

• Có tính chọn lọc nhà cung cấp cao
• Cần sự chính xác về số lượng và thời gian đặt hàng
• Cần mua hàng liên tục

Nhóm B: Bao gồm những loại hàng hoá dự trữ có giá trị hàng năm ở mức trung bình. Hàng hóa nhóm B là hàng trung gian, đem lại 15% chỉ tiêu bán hàng cho doanh nghiệp.

Nhóm C: Gồm những loại hàng có giá trị thấp, giá trị dự trữ chỉ chiếm 5% so với tổng giá trị hàng dự trữ. Nhóm hàng này cần:

• Đơn giản hoá quy trình mua hàng
• Thời gian giữa các lượt đặt hàng dài

Chỉ tiêu bán hàng có thể được đánh giá theo nhiều cách khác nhau. Cách tốt nhất và được dùng phổ biến nhất là theo chỉ tiêu lợi nhuận. Hàng nào giá trị càng cao thì mang lại lợi nhuận càng nhiều. Ngoài ra, doanh số, số lượng cũng là chỉ tiêu bán hàng được nhiều doanh nghiệp – cửa hàng áp dụng.

Xem thêm: Incoterms là gì?

Phân tích ABC được cụ thể như thế nào đối với việc quản lý tồn kho?

Việc phân tích ABC trong công việc quản lý hàng tồn kho 1 dựa theo quy tắc 80/20 của phân tích ABC

Nguyên tắc Pareto hay còn gọi là quy tắc 80/20, quy định rằng 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân, khẳng định mối quan hệ bất bình đẳng giữa đầu vào và đầu ra. Nguyên tắc cho rằng nhìn chung, khoảng 80% kết quả là do khoảng 20% nguyên nhân gây ra. Trong phân tích ABC, 80% giá trị doanh thu hàng năm của một doanh nghiệp xuất phát từ 20% các mặt hàng như mặt hàng loại A. Loại B và C tổng cộng chiếm 20% còn lại. Cách chia 20% giữa loại B và C sẽ khác nhau, dựa trên danh mục sản phẩm của doanh nghiệp.

Phân tích kỹ thuật ABC trong quản lý tồn kho số 2 là Ứng dụng phân tích ABC vào thực tế

Phân tích ABC là một bộ khung đơn giản để tìm ra những mặt hàng nào trong kho là quan trọng nhất, và việc này sẽ dành phần lớn thời gian trong việc kiểm soát và quản lý kho. Phân loại hàng tồn kho theo phương pháp ABC được sử dụng chủ yếu cho 3 nhiệm vụ chính:

• Xác định mức tồn kho an toàn để duy trì, để tránh tình trạng thiếu tồn kho đối với những mặt hàng quan trọng

• Xác định các mức phù hợp trong việc quản lý hàng tồn kho, trong đó các mục ưu tiên có thể được kiểm tra thường xuyên hơn hoặc được đếm tự động để bổ trợ cho việc kiểm tra thủ công

• Định vị hàng hoá tồn kho trong kho riêng lẻ và trong mạng lưới kho

Đối với người quản lý, doanh thu là yếu tố phổ biến nhất được sử dụng để xác định thứ hạng trong phân tích ABC. Tuy nhiên, cũng có những yếu tố khác có thể được sử dụng như tỷ suất lợi nhuận, tầm quan trọng của khách hàng, mối quan hệ với các mặt hàng khác và vận tốc hoặc lợi nhuận. Xét yếu tố tỷ suất lợi nhuận, lợi nhuận của các mặt hàng có tỷ suất lợi nhuận cao hơn có thể là nguyên nhân cho mức tồn kho cao. Trong khi đó, các nhóm hàng tiêu dùng nhanh có thể được duy trì mức tồn kho cao hơn vì các mặt hàng này có lượt quay vòng rất thấp, có thể có ít hoặc không có hàng dự trữ an toàn.

Sử dụng phương pháp phân tích ABC có thể tiết kiệm thời gian cho người quản lý kho, giúp họ đưa ra các quy tắc kiểm kê phù hợp cho từng danh mục. Dựa theo các cấp độ dịch vụ khác nhau, mức tồn kho an toàn và các chỉ số tái đặt hàng của từng danh mục, người quản lý có thể đưa ra các chính sách quản lý dựa trên phân loại hàng.

Mặc dù phân tích ABC là một cách tương đối dễ dàng để phân loại và quản lý hàng tồn kho của công ty, nhưng nó cũng có một số hạn chế. Đối với người quản lý, việc phân loại các mặt hàng dựa trên một hoặc hai yếu tố có thể là một chiều và quá đơn giản. Việc phân tích ABC theo cách truyền thống có thể thiếu linh hoạt. Trong một thị trường nơi các xu hướng được cập nhật liên tục và doanh số sản phẩm có thể thất thường, các mặt hàng có thể chuyển từ loại C sang A rất nhanh. Nếu không có phân tích liên tục, phân loại ABC hiện tại của công ty có thể nhanh chóng trở nên lỗi thời.

Ngoài rủi ro nhóm phân loại trở nên lỗi thời theo thời gian, việc liên tục đánh giá lại và phân loại lại giữa ba nhóm có thể tốn rất nhiều thời gian. Điều này cuối cùng sẽ dẫn đến những ảnh hưởng tới lợi ích chung của công ty.

Xem thêm: Cách tính thuế nhập khẩu và thuế VAT

Trên đây là toàn bộ thông tin việc phân tích ABC trong quản lý hàng tồn kho mà các bạn cần biết và nắm những khối thông tin kiến thức cơ bản. Nếu cần thêm thông tin nào, hãy truy cập website của Aramex nhé.