Sơ đồ to chức và chức năng các phòng ban
|
Đằng sau thành công của một tập thể, một công ty lớn chính là thành quả của các phòng ban khác nhau. Với mỗi nhiệm vụ khác nhau, các phòng ban đóng vai trò là bánh răng quan trọng làm nên những thành công của công ty Bất động sản SingLand. Show
Các phòng ban chuyên môn thuộc cơ cấu tổ chức bộ máy của SingLand, được Hội đồng quản trị giao thực hiện một số chức năng, nhiệm vụ cụ thể thuộc phạm vi của Công ty và chịu sự chỉ đạo trực tiếp, toàn diện của Tổng Giám đốc và Phó Giám đốc.  BAN QUẢN LÝ DỰ ÁN:Chức năngBan Quản lý dự án thực hiện chức năng trực tiếp tổ chức công tác quản lý dự án mà Công ty thực hiện và các chức năng theo nội dung công tác quản lý thực hiện dự án sẽ được lập cho mỗi dự án. Bàn giao công trình hoàn thành cho chủ đầu tư, chủ quản lý sử dụng công trình khi kết thúc xây dựng hoặc trực tiếp Quản lý vận hành, khai thác sử dụng công trình hoàn thành theo yêu cầu. Nhiệm vụBan Quản lý dự án có trách nhiệm thực hiện các nhiệm vụ, quyền hạn trong công tác quản lý dự án theo quy định của pháp luật và hướng dẫn tại nội dung công tác quản lý thực hiện dự án, bao gồm:
PHÒNG HÀNH CHÍNH – NHÂN SỰChức năngPhòng Hành chính – Nhân sự có chức năng tham mưu giúp Hội đồng Quản trị, Tổng Giám đốc Công ty trong lĩnh vực sắp xếp, cải tiến tổ chức, quản lý bồi dưỡng và quy hoạch các bộ, thực hiện chế độ, chính sách Nhà nước đối với người lao động, quản lý hành chính và văn phòng Công ty đáp ứng yêu cầu ổn định và phát triển của Công ty. Nhiệm vụTrong công tác hành chính– Chủ trì hoặc phối hợp với các bộ phận chuẩn bị các hoạt động liên quan tới tổ chức hội nghị, hồ sơ tài liệu làm việc cho lãnh đạo Công ty, viết báo cáo định kỳ hoặc đột xuất của Công ty; chủ trì công tác văn thư, lễ tân, tiếp khách – Thực hiện, quản lý các công việc liên quan tới công nghệ thông tin, quản trị kỹ thuật website; chủ trì công tác quan hệ báo chí, truyền thông – Thường trực công tác thi đua và khen thưởng; phối hợp tham gia hội chợ, triển lãm – Trong công tác quản trị hậu cần: – Quản lý tài sản Công ty, lên kế hoạch sửa chữa, bảo dưỡng, thanh lý – Mua sắm trang thiết bị, văn phòng phẩm cho Công ty – Chủ trì các công tác hậu cần khác như: phương tiện đi lại, vệ sinh môi trường, tổ chức ăn trưa, v..v. Trong việc nghiên cứu, xây dựng và thực hiện chiến lược quản lý và phát triển nguồn nhân lực của Công ty– Xây dựng quy chế phân cấp về quyền hạn và trách nhiệm giữa Công ty và các công ty dự án. – Quản lý cán bộ chủ chốt tại các công ty dự án – Xây dựng phương án thu hút nhân tài vào Công ty – Thực hiện các nhiệm vụ khác Phó giám đốc phụ trách và Tổng Giám đốc giao. PHÒNG TÀI CHÍNH – KẾ TOÁN:Chức NăngTổ chức thực hiện công tác hạch toán kế toán, lập các báo cáo tài chính và quản lý hướng dẫn công tác hạch toán kế toán trong Công ty theo đúng quy định pháp luật về kế toán và chuẩn mực kế toán Việt Nam. Thực hiện công tác kiểm toán nội bộ đối với các Công ty dự án, Công ty thành viên bảo đảm sự tuân thủ các quy định pháp luật về tài chính, kế toán và các quy định của Công ty Thực hiện trách nhiệm báo cáo, cung cấp thông tin theo quy định pháp luật về thống kê. Giúp việc cho Hội đồng Quản trị và Tổng Giám đốc công tác hành chính, pháp lý, quản lý nhân sự; công tác quan hệ công chúng, xây dựng và phát triển thương hiệu, nâng cao hình ảnh của Công ty; công tác mua sắm, bảo đảm các phương tiện, trang thiết bị cho hoạt động của Công ty và công tác công nghệ thông tin. Nhiệm vụ– Ghi chép và hạch toán, đầy đủ các nghiệp vụ kinh tế tài chính phát sinh trong quá trình quản lý sản xuất kinh doanh của Công ty, phù hợp với quy định của Nhà nước và quy chế quản lý tài chính của Công ty. – Kiểm tra tình hình thực hiện kế hoạch sản xuất kinh doanh, kế hoạch thu chi tài chính, việc thu, nộp thanh toán, kiểm tra việc giữ gìn và sử dụng tài sản, vật tư, tiền vốn; Phát hiện và ngăn ngừa kịp thời những hiện tượng lãng phí, vi phạm chế độ, quy định của Nhà nước, Công ty. – Phổ biến chính sách, chế độ quản lý tài chính của Nhà nước với các bộ phận liên quan khi cần thiết. – Cung cấp các số liệu, tài liệu cho việc điều hành SXKD, kiển tra và phân tích hoạt động kinh tê tài chính phục vụ công tác lập và theo dõi kế hoạch. Cung cấp số liệu báo cáo cho cơ quan hữu quan theo chế độ báo cáo tài chính, kế toán hiện hành. – Quan hệ với nhân hàng và các tổ chức tín dụng … trong hoạt động vay vốn ngắn hạn, trung hạn và dài hạn. – Báo cáo kết quả sản xuất kinh doanh cho HĐQT và Ban giám đốc Công ty. – Thực hiện các nhiệm vụ khác khi lãnh đạo yêu cầu. PHÒNG KINH DOANH – CHĂM SÓC KHÁCH HÀNGChức năng– Phát triển thị trường, chăm sóc khách hàng cũ, mới. Nâng cao thị phần và doanh số bán hàng của Công ty khi Công ty có sản phẩm mới. Nhiệm vụ, quyền hạn– Chủ trì xây dựng chiến lược kinh doanh, kế hoạch bán hàng, kế hoạch marketing của Công ty. – Tham mưu, giúp Hội đồng Quản trị và Ban Tổng Giám đốc về tình hình thị trường, công tác marketing và các giải pháp tiếp cận thị trường, thúc đẩy phân phối sản phẩm của Công ty. – Triển khai thực hiện các hoạt động, chương trình thúc đẩy hoạt động kinh doanh của Công ty. – Thường xuyên cập nhật và nắm bắt thông tin về thị trường; tập hợp số liệu phân tích, tổng hợp và lập báo cáo tháng, quí, năm về tình hình hoạt động marketing, bán hàng. – Hỗ trợ, phối hợp với các đơn vị thành viên phát triển hoạt động kinh doanh các sản phẩm, dịch vụ của các Công ty trong toàn hệ thống. – Thực hiện các hoạt động quan hệ công chúng; quản trị website (cập nhật, quản lý thông tin, hình ảnh lên website, đề xuất hoàn thiện website); đầu mối thông tin, phát ngôn của Công ty ra công chúng. – Xây dựng, duy trì và phát triển các mối quan hệ với các cơ quan truyền thông. – Xây dựng và thực hiện chiến lược, các chương trình phát triển thương hiệu, nâng cao hình ảnh của Công ty. – Áp dụng các biện pháp phát triển thị trường, mở rộng địa bàn, lĩnh vực kinh doanh, giới thiệu sản phẩm dịch vụ tới khách hàng, xây dựng niềm tin của khách hàng, thu hút khách hàng và thực hiện các giải pháp kinh doanh nhằm tăng doanh số của Công ty. – Đề xuất tổ chức hội nghị khách hàng, các sự kiện nhằm thúc đẩy hoạt động kinh doanh, bán hàng và mở rộng thị phần của Công ty. – Thực hiện các nhiệm vụ khác Phó giám đốc phụ trách và Tổng Giám đốc giao.
Doanh nghiệp dù lớn hay nhỏ cũng cần phải có sơ đồ tổ chức được xây dựng rõ ràng, có mối liên hệ chặt chẽ giữa các cấp bậc. Sơ đồ cơ cấu tổ chức có tác động trực tiếp đến việc điều hành công ty. Vậy cụ thể sơ đồ tổ chức công ty là gì? Sơ đồ tổ chức công ty là gì?Một thuật ngữ khác để chỉ sơ đồ tổ chức công ty là biểu đồ tổ chức, hay trong tiếng Anh chính là cụm từ Organogram. Đây là một dạng sơ đồ trực quan nhằm miêu tả cấu trúc bên trong của một công ty hay doanh nghiệp. Sơ đồ tổ chức công ty là gì? Vậy tầm quan trọng của sơ đồ tổ chức công ty là gì? Xây dựng sơ đồ tổ chức công ty cũng chính là cách gián tiếp để xác định trách nhiệm và cách thức thể hiện vai trò của mỗi cá nhân trong bộ máy doanh nghiệp. Nhìn vào sơ đồ, nhân viên cũng sẽ biết được công việc của mình được thực hiện như thế nào, ai là người quản lý, cần báo cáo cho ai và người chịu trách nhiệm cho công việc. Chính vì vậy có thể nói các mối liên hệ, cách thức giao tiếp và trao đổi công việc cũng được thể hiện rõ qua sơ đồ. Đồng thời cũng từ sơ đồ tổ chức công ty, có thể đánh giá được nguồn lực nội tại của công ty có đồng nhất với mục tiêu và chiến lược đã hoạch định hay không. Từ đó người lãnh đạo sẽ nhìn rõ được sự đóng góp của từng bộ phận có tuân theo chiến lược của công ty hay không. Sơ đồ tổ chức công ty phải thể hiện được:
Nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty:
Giờ thì bạn đã nắm được nguyên tắc của sơ đồ tổ chức công ty là gì rồi đúng không? Hãy đến phần nội dung tiếp theo – 5 mẫu sơ đồ tổ chức công ty phổ biến. Mẫu sơ đồ tổ chức công tySơ đồ tổ chức công ty nhỏGợi ý mẫu sơ đồ tổ chức công ty nhỏ Lưu đồ dòngLưu đồ dòng thể hiện chức năng và phân cấp của một nhóm nhân viên. Thường sẽ bố trí một giám đốc điều hành ở đầy biểu đồ, kế đến là phó giám đốc/ quản lý khu vực. Với kiểu lưu đồ này, nhiệm vụ của nhân viên được thể hiện rất cụ thể và nhân viên không thể tham gia vào các quyết định của tổ chức. Sơ đồ tổ chức chức năngĐặc điểm của sơ đồ tổ chức công ty là gì đối với mẫu sơ đồ chức năng này? Đó là có sự giao tiếp giữa các phòng ban, một nhân viên có thể được điều hành bởi nhiều giám đốc khác nhau. Như vậy, kiểu sơ đồ này đã khắc phục được sự chuyên môn hóa quá mức dẫn đến mất kết nối trong nội bộ của lưu đồ dòng. Mặt khác, nhược điểm của kiểu sơ đồ này là có thể nảy sinh mâu thuẫn, rối loạn trong việc phân công nhiệm vụ và truyền đạt kết quả công việc. Sơ đồ tổ chức theo dự ánSơ đồ tổ chức theo dự án Là kiểu sơ đồ thể hiện nhiệm vụ của nhân viên được giám sát bởi các nhóm chuyên trách, quản lý dự án. Như vậy tương ứng với từng dự án sẽ có một người quản lý (giám đốc), mỗi người quản lý có xu hướng làm việc độc lập để dễ dàng hoàn thành mục tiêu hơn. Sơ đồ tổ chức ma trậnSơ đồ ma trận là dạng sơ đồ kết hợp của sơ đồ dự án và sơ đồ chức năng. Quyền hạn của nhân viên sẽ thay đổi theo từng dự án trong một hệ thống phân cấp. Như vậy sẽ làm nổi bật được sự linh hoạt, độc lập trong toàn hệ thống nhưng vẫn duy trì được quyền lực của người lãnh đạo. Sơ đồ tổ chức dành cho công ty cổ phầnTrước khi tìm hiểu mẫu sơ đồ tổ chức công ty là gì đối với công ty cổ phần thì cũng cần phải nắm rõ được khái niệm của công ty cổ phần. Đây là một loại hình doanh nghiệp có tư cách pháp nhân, được thành lập bởi vốn góp của các cổ đông. Số lượng cổ đông tối thiểu là 3 và không có giới hạn tối đa. Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần Sơ đồ tổ chức công ty cổ phần thường được xây dựng theo 2 mô hình sau: Mô hình 1
Lưu ý: đối với công ty có dưới 11 cổ đông và các cổ đông đều là các tổ chức đang nắm giữ dưới 50% cổ phần thì không bắt buộc phải thành lập Ban kiểm soát. Mô hình 2
Lưu ý: đối với mô hình này, số lượng thành viên độc lập trị tối thiểu 20% thì phải thành lập Ban kiểm soát nội bộ trực thuộc Hội đồng quản trị. Sơ đồ cơ cấu tổ chức đối với công ty TNHH 1 thành viênCông ty TNHH 1 thành viên là loại hình doanh nghiệp mà chủ sở hữu có thể là một tổ chức hoặc một cá nhân. Chủ sở hữu công ty sẽ có trách nhiệm về các khoản nợ và nghĩa vụ tài sản có liên quan của công ty trong phạm vi vốn điều lệ. Sơ đồ cơ cấu tổ chức công ty TNHH 1 thành viên Mô hình 1
Mô hình 2
Lưu ý: nếu chủ sở hữu công ty là doanh nghiệp nhà nước thì phải lập Ban kiểm soát. Sơ đồ tổ chức dành cho công ty xây dựngHoạt động chính của một công ty xây dựng là tư vấn, thiết kế, thi công, quản lý giám sát và nghiệm thu các loại công trình. Dựa vào đặc điểm này, có thể đoán được sơ đồ tổ chức công ty là gì không? Mặc dù sơ đồ cơ cấu tổ chức đối với mô hình công ty xây dựng rất đa dạng nhưng nhìn chung vẫn xoay quanh 2 yếu tố chính: quy mô sản phẩm và dịch vụ cốt lõi. Các doanh nghiệp thường dựa vào định hướng cũng như lĩnh vực kinh doanh chính của công ty mà xây dựng sơ đồ. Dưới đây là mẫu sơ đồ tổ chức công ty xây dựng cơ bản, bạn có thể tham khảo: Sơ đồ tổ chức công ty xây dựng cơ bản Sơ đồ tổ chức công ty sản xuấtVì đặc trưng của công ty sản xuất là chế độ tự chủ sản xuất trong phạm vi luật định nên cơ cấu tổ chức đối với mô hình công ty này ưu tiên sự gọn nhẹ, thống nhất để đảm bảo sự hợp tác, hỗ trợ giữa các bộ phận. Chính vì vậy mà công ty sản xuất thường chia ra nhiều bộ phận, tổ sản xuất nắm giữ một nhiệm vụ riêng biệt. Song giữa các bộ phận vẫn có quan hệ hỗ trợ lẫn nhau tạo nên một thể thống nhất. Mẫu sơ đồ tổ chức công ty sản xuất Cách vẽ sơ đồ tổ chức công ty bằng ExcelNắm được nguyên tắc xây dựng sơ đồ tổ chức công ty là gì rồi, giờ hãy bắt tay vào vẽ sơ đồ thôi. Để nhanh hơn và tiện hơn, hãy sử dụng các công cụ sẵn có trên Excel và thực hiện theo thao tác dưới đây: Bước 1: Tạo sơ đồ tổ chức trên ExcelSơ đồ thông thường
Cách tạo sơ đồ tổ chức thông thường trên Excel Sơ đồ có hình ảnh
Sơ đồ tổ chức công ty có chèn hình ảnh minh họa Bước 2: Tùy chỉnh nội dung
Hy vọng qua những giải đáp trên, bạn đã hiểu rõ sơ đồ tổ chức công ty là gì và sơ đồ tổ chức có vai trò quan trọng như thế nào đối với hoạt động của doanh nghiệp. Có thể dựa vào những mẫu sơ đồ gợi ý này để thiết kế sơ đồ phù hợp với mô hình công ty của bạn. |
