Tạo bảng đánh giá côn việc drive
là cách làm việc phổ biến nhất mà các cá nhân, doanh nghiệp thường sử dụng. Với những tính năng hữu ích, dễ dàng tiếp cận, Google Sheet được xem là công cụ không thể thiếu để quản lý công việc và theo dõi hiệu suất. Show
Trong bài viết sau, MISA AMIS sẽ gửi đến bạn một số hướng dẫn làm việc và các mẫu quản lý công việc qua Google Sheet thông minh. Cùng tìm hiểu ngay! Quản lý công việc với Google Sheet hiệu quả như thế nào?I. Giải quyết bài toán quản lý chồng chéo nhờ Google Sheet1. Quản lý công việc bằng Google Sheet là gì?Google Sheets hay Google Trang tính là ứng dụng bảng tính trực tuyến miễn phí của Google. Về cơ bản, Google Sheets sở hữu những tính năng tương tự Excel với giao diện, thao tác tập trung trên bảng tính lớn. Google Sheet là ứng dụng trang tính của GoogleỨng dụng này thích hợp cho tất cả mọi người, mọi đặc thù công việc nhờ tạo ra tệp dữ liệu mở, chia sẻ liên thông cũng như sắp xếp, tính toán chính xác số liệu đưa vào. Đặc trưng cơ bản của Google Sheets bao gồm:
2. Tại sao doanh nghiệp lựa chọn sử dụng Google Sheet để quản lý công việc?Google Sheets có sẵn trên Google Drive nên người dùng chỉ cần đăng nhập tài khoản Gmail để sử dụng ngay lập tức. Do vậy, bất kỳ ai cũng có thể tiếp cận Google Sheets lập kế hoạch quản lý công việc. Những lợi ích nổi bật khi quản lý công việc bằng Google SheetĐối với doanh nghiệp, Google Sheets mang lại những lợi ích như:
\>> Xem thêm: Mẫu checklist công việc: Download miễn phí 10+ mẫu trên Excel tốt nhất 2023 II. Các tính năng quản lý công việc tiêu biểu của Google Sheet1. Thiết lập bảng tính trực tuyếnTương tự như Excel, Google Sheet hỗ trợ người dùng tạo bảng tính xử lý dữ liệu phục vụ quản lý công việc. Thế nhưng, nhờ ứng dụng công nghệ nền tảng điện toán đám mây, Google Sheet còn cho phép làm việc trực tuyến mọi lúc mọi nơi trên nhiều thiết bị khác nhau. 2. Cập nhật, lưu trữ thay đổi mới tự độngƯu điểm lớn nhất của quản lý công việc bằng Google Sheet so với phần mềm khác là tính năng lưu trữ thay đổi tự động. Người dùng không cần thao tác lưu vào máy tính mà mọi chỉnh sửa đều sẽ được tự ghi nhớ. Tính năng tự động lưu trữ trên Google Sheet được nhiều người dùng đánh giá caoBằng cách này, doanh nghiệp hạn chế nguy cơ mất thông tin trong trường hợp quên nhấn lưu hay vô tình xóa file khi chưa hoàn thành. Đồng thời, chủ sở hữu còn truy vết được các lỗi sai, người đã sửa, từ đó quản lý chặt chẽ, chính xác hơn. 3. Cộng tác làm việc nhóm dễ dàngVới Google Sheet, việc cộng tác giữa các đội nhóm, phòng ban trong doanh nghiệp không còn mất nhiều thời gian chờ đợi chuyển file công việc. Thay vì gửi tài liệu đến nhiều thành viên, người quản lý chỉ cần mở một file duy nhất. Mọi người cùng cập nhật, quản lý lẫn nhau ngay tại một thời điểm. Google Sheet cũng cung cấp tính năng trò chuyện trực tiếp trên trang để các thành viên thảo luận, đề xuất sửa đổi. QUẢN LÝ DOANH NGHIỆP TOÀN DIỆN VỚI BỘ GIẢI PHÁP VĂN PHÒNG SỐ MISA AMIS III. Những thao tác quản lý công việc bằng Google Sheet bạn cần biết1. Cài đặt quyền khi chia sẻVì Google Sheet tạo điều kiện làm việc cùng nhau trên bảng tính công việc nên chủ sở hữu cần lưu ý cài đặt quyền trước khi chia sẻ file. Nhà quản lý thực hiện thao tác phân quyền qua các bước sau: Trên thanh công cụ của file tài liệu Google Sheet, chọn “Tệp”, kéo đến tính năng “Chia sẻ”, chọn “Chia sẻ với người khác”. Đối tượng nhận file có thể cụ thể hóa bằng cách nhập Email hoặc chọn chia sẻ chung tới tất cả người nhận đường liên kết. Cuối cùng, chủ sở hữu quyết định chế độ chia sẻ tương ứng dựa trên mục tiêu: Hướng dẫn cấp quyền truy cập khi chia sẻ Google Sheet
2. Giao việc trực tiếp trên SheetNgười quản lý không cần nhắn tin riêng cho nhân viên mà dễ dàng giao việc trực tiếp trên bảng tính. Các bước thao tác bao gồm:
Sau khi thêm nhận xét, Email tự động gửi trực tiếp đến người chịu trách nhiệm thực hiện công việc. Nhân viên nhận được thông báo công việc sẽ được thêm vào trang tính ngay lập tức. 3. Tạo danh sách nhiều lựa chọnQuản lý công việc bằng Google Sheet đáp ứng yêu cầu chọn nhiều thông tin lặp lại như người phụ trách, tiến độ công việc… Lúc này, người dùng nên cài tính năng Danh sách thả xuống (Drop list) để tiết kiệm thời gian nhập liệu thủ công. Hướng dẫn tạo drop list quản lý công việc bằng Google SheetCác bước tạo Drop list:
Như vậy, người quản lý sẽ thuận tiện theo dõi, xử lý công việc đúng tiến độ. Thêm vào đó, để lọc nhanh lựa chọn cần tìm trên Google Sheet người dùng có thể kết hợp cả tính năng Bộ lọc (Filter):
4. Tạo Checkbox công việcCheckbox của Google Sheet thường dùng để đánh dấu những đầu việc đã hoàn thành. Cách làm này giúp cả người quản lý và nhân sự nắm được tiến độ công việc trực quan. Để tạo Checkbox, người dùng chọn ô cần chèn, trên thanh công cụ chọn “Chèn”, nhấn vào “Hộp kiểm”, sau đó kéo xuống các ô bên dưới để tạo thành một bảng Checkbox chung. \>> Tìm hiểu ngay Top 20 phần mềm quản lý công việc tốt nhất hiện nay 5. Theo dõi tiến độ công việc với Google SheetKanban là một trong những mô hình được ứng dụng nhiều nhất vào quản lý công việc bằng Google Sheet. Các thẻ Kanban làm rõ quy trình làm việc theo từng giai đoạn chờ thực hiện, đang thực hiện, đã hoàn thành. Để xây dựng biểu đồ Kanban trên Google Sheet, người dùng cần:
IV. Tổng hợp các mẫu quản lý công việc bằng Google Sheet cho năm 20231. Mẫu quản lý chi phí hàng tháng bằng Google SheetQuản lý chi phí rõ ràng là yêu cầu bắt buộc với các doanh nghiệp, các công việc cụ thể. Vì vậy, hãy Tải mẫu theo dõi chi phí hàng tháng trên Google Sheet để giảm bớt áp lực giám sát, nắm bắt sự tăng, giảm chi phí kịp thời. Ví dụ về mẫu quản lý chi phí cho doanh nghiệp2. Mẫu quản lý dự án bằng Google SheetQuản lý dự án bằng Google Sheet sẽ chia nhỏ dự án thành các giai đoạn phù hợp. Người dùng có thể phân bổ từng giai đoạn thành các nhiệm vụ nhỏ hơn và lập kế hoạch chi tiết hàng ngày. Ví dụ về mẫu quản lý dự án bằng Google SheetTẢI MẪU QUẢN LÝ DỰ ÁN BẰNG GOOGLE SHEET 3. Quản lý công việc bằng Google Sheet theo lịch trìnhThiết lập lịch trình hàng ngày giúp các đội nhóm đi xử lý chính xác khối lượng nhiệm vụ lớn, phức tạp. Mẫu lịch trình Google Sheet sau sẽ giúp bạn dễ dàng lên kế hoạch từng ngày. Mẫu quản lý công việc theo lịch trìnhTẢI MẪU QUẢN LÝ CÔNG VIỆC BẰNG GOOGLE SHEET THEO LỊCH TRÌNH 4. Mẫu biểu đồ Gantt đơn giản trên Google Trang tínhNhư đã đề cập ở trên, biểu đồ Gantt thích hợp ứng dụng trong quá trình theo dõi tiến độ dự án trực quan. Tải mẫu biểu đồ Gantt quản lý công việc dưới đây nếu bạn muốn tiết kiệm thời gian cài đặt và cải tiến cách thức lãnh đạo ngay. Mẫu sơ đồ Gantt bằng Google Sheet5. Mẫu quản lý công việc hàng ngày trong dự ánMột số dự án cần xem xét chuyên sâu hàng ngày để đảm bảo công việc đang tiến triển thuận lợi. Do đó, mẫu quản lý Google Sheet giúp người dùng xem báo cáo tập trung, không cần đi hỏi từng nhân sự. Nhận phiên bản mẫu quản lý công việc này Tại đây. Sự khác biệt giữa quản lý công việc bằng phần mềm và bằng google sheetQuản lý công việc bằng google sheet có một số điểm hạn chế như:
Ưu điểm khi quản lý công việc bằng phần mềm
V. Kết luậnCó thể nói, quản lý công việc bằng Google Sheet không chỉ là ứng dụng bảng tính đơn thuần mà còn là công cụ giúp theo dõi tiến độ, đảm bảo năng suất hữu hiệu. Hy vọng qua bài viết, bạn đã tìm thấy cách thức ứng dụng Google Sheet phù hợp và triển khai quản lý thành công trong đội ngũ, doanh nghiệp mình. |