thế nào là hệ thống thông tin nhân lực? cho ví dụ.
|
Quản lý nhân sự là một công việc quan trọng trong bất cứ tổ chức nào, nó ảnh hưởng mạnh mẽ đến sự tồn tại và phát triển của một doanh nghiệp. Vì vậy, việc quản lý nhân sự đòi hỏi phải có sự linh hoạt, chính xác để tạo ra một môi trường làm việc hiệu quả nhất. Hiện nay, nhiều doanh nghiệp đã xây dựng hệ thống thông tin quản lý nhân sự trong công ty và đã thu được nhiều kết quả khả quan đáp ứng nhu cầu đa dạng của con người và xây dựng mục tiêu của tổ chức. Show
Khái niệm hệ thống thông tin quản lý nhân sự Trong bối cảnh hội nhập và toàn cầu hóa, khi nền kinh tế tri thức bùng nổ cùng với cuộc cách mạng số và cách mạng công nghiệp 4.0, sự thay đổi quá nhanh và khôn lường đã đặt các doanh nghiệp trên khắp thế giới vào một bối cảnh cạnh tranh khốc liệt. Để tồn tại và phát triển, các doanh nghiệp buộc phải cải tiến, nâng cao năng lực cạnh tranh cho toàn hệ thống, trong đó yếu tố con người mang tính quyết định. Vì con người tham gia vào hai hoạt động cơ bản của tổ chức: vừa là nguồn nhân lực trực tiếp thực hiện các công việc không thể tự động hóa ( xử lý sự cố, chăm sóc khách hàng, lái xe, bảo vệ,…), vừa là nguồn lực tri thức có vai trò điều khiển các loại nguồn lực khác (vận hành máy, lập trình, hoạch định công việc,…)  Hơn nữa, nhu cầu tồn tại và phát triển trong môi trường cạnh tranh đòi hỏi tổ chức phải có nguồn nhân lực đủ mạnh để giải quyết các bài toán phức tạp như tìm kiếm các lợi thế cạnh tranh hoặc tăng hiệu quả kinh doanh. Để tối ưu hóa khả năng này, các nhà quản lý doanh nghiệp cần thiết phải sử dụng hệ thống thông tin quản lý nhân sự để phát triển được một đội ngũ có tư tưởng và năng lực song hành với mục tiêu của doanh nghiệp. Hệ thống thông tin quản lý nhân sự là một hệ thống thông tin dùng để thu thập, xử lý, lưu trữ, truyền đạt, phân phối các thông tin có liên quan đến nguồn nhân lực trong tổ chức để hỗ trợ cho việc ra quyết định. Hệ thống có vai trò quan trọng trong hoạt động của cơ quan, các thông tin do hệ thống mang lại có vai trò quan trọng trong việc ra quyết định nhân sự tại cơ quan. >>>Đọc thêm: HRM là gì? Tại sao cần sử dụng phần mềm HRM Chức năng của hệ thống thông tin quản lý nhân sự Hệ thống thông tin quản lý nhân sự cung cấp thông tin liên quan đến tất cả các vấn đề thuộc về quyền lợi, trách nhiệm của nhân viên nhằm đạt được hiệu quả cao cho tổ chức lẫn nhân viên. Chức năng của hệ thống này là thực hiện việc huy động nhân lực và sử dụng có hiệu quả những người lao động cho tổ chức. Các hệ thống thông tin quản lý nhân sự không những trợ giúp cho bộ phận quản trị nhân lực lưu giữ các thông tin về nhân sự, lập các báo cáo định kỳ,…mà còn thực hiện việc lập kế hoạch chiến thuật và chiến lược bằng cách cung cấp cho họ công cụ để mô phỏng, dự báo, phân tích, thống kê, truy vấn và thực hiện các chức năng quản lý nhân lực khác. Các quyết định, điều hành nhân sự cần có hỗ trợ của hệ thống là:
Hệ thống thông tin quản lý nhân sự của một tổ chức như một hệ thống tài liệu phản ánh đầy đủ và toàn diện những tiềm năng về thể lực, trí lực của từng con người trong một tập thể. Nó bao gồm các mặt về số lượng, chất lượng, trong mọi thời điểm quá khứ, hiện tại và dự kiến trong tương lai. Hệ thống này gắn liền với các phân hệ thông tin khác của tổ chức như hệ thống thông tin kế toán tài chính, hệ thống thông tin sản xuất và hệ thống thông tin marketing. >>>Đọc thêm: Tuyển dụng đào tạo và giữ chân nhân tài: Bài toán khó với doanh nghiệp Các quy trình của hệ thống thông tin của quản lý nhân sự bao gồm:
Thông thường, trong hệ thống quản lý nguồn nhân sự gồm 2 phần: các module cơ bản bắt buộc phải có và phần mở rộng (tùy thuộc vào từng doanh nghiệp) Phần mềm chạy trên một nền quản trị cơ sở dữ liệu đảm bảo tính hiện đại, dữ liệu được thiết kế và cấu hình lưu trữ chặt chẽ với nhau. Dữ liệu hoạt động trong mỗi khối quản trị nhân lực được cập nhật thường xuyên và kịp thời vào hệ thống. Nguồn dữ liệu đầu vào của hệ thống bao gồm: kế hoạch chiến lược và chính sách kinh doanh của tổ chức, các thông tin từ các hệ thống thông tin xử lý giao dịch như hệ thống lương, các dữ liệu về nguồn nhân lực của tổ chức ( bản sơ yếu lý lịch, các văn bằng, chứng chỉ, bằng khen,…của nhân viên. Các dữ liệu bên ngoài của tổ chức liên quan đến công tác quản trị nguồn nhân lực (các văn bản quy phạm pháp luật và văn bản điều hành của các cơ quan quản lý Nhà nước, thông tin từ các hiệp hội và tổ chức lao động, mức lương của các tổ chức khác,…) Nguồn dữ liệu đầu ra của hệ thống này bao gồm các báo cáo quản lý như các báo cáo tổng hợp về số lượng, đặc điểm lao động của các bộ phận, tổng hợp về lương thưởng,…báo cáo kế hoạch nguồn nhân lực, các hồ sơ, lý lịch trích ngang của cán bộ, nhân viên theo các tiêu chí cần thiết. Vấn đề quản lý nhân sự là vấn đề căn bản cần phải có trong mỗi tổ chức doanh nghiệp. Trước đây, với hệ thống quản lý cũ, vấn đề quản lý nhân sự vẫn được đặt ra đầu tiên trong hệ thống quản lý của doanh nghiệp, nhưng nó không thuận tiện, gây khó khăn cho người quản lý nắm bắt được thông tin con người. Vì vậy, với quá trình tin học hóa hiện nay, vấn đề quản lý nhân sự ở các tổ chức doanh nghiệp cần phải có một hệ thống thống thông tin quản lý nhân sự, một phần mềm chuyên về quản lý nhân sự cụ thể với các khoản mục cơ bản về thông tin con người, các thông tin chuyên môn,…cũng như các khoản mục mở rộng như lương thưởng, chế độ chính sách,… Nếu như phần mềm có những tính năng linh hoạt, gọn nhẹ với những hệ thống thông tin mở rộng và chuyên sâu sẽ giúp cho người quản lý dễ dàng trong việc nắm bắt thông tin về nhân sự của cơ quan, để có những điều chỉnh cần thiết, kịp thời, giúp cho bộ máy của công ty hoạt động liên tục và hiệu quả.
Dữ liệu về nhân viên Hồ sơ năng lực tổ chức thường bao gồm các yếu tố nhân khẩu học của nhân viên (tuổi, thời gian làm việc trong tổ chức, thời gian làm công việc hiện tại), sự tiến triển nghề nghiệp (công việc đã đảm nhiệm, thời gian làm trong mỗi công việc, các đợt thăng tiến hay thay đổi công việc, mức lương) và dữ liệu thành quả làm việc (sự hoàn thành công việc, sự phát triển kỹ năng). Trong hồ sơ này, có thể có thông tin chi tiết về giáo dục và đào tạo, năng khiếu, khả năng, lĩnh vực quan tâm và bậc thang thăng tiến nội bộ, mức độ ưa thích đi công tác của nhân viên. Những nội dung khác bao gồm sự nghỉ việc, sự hạn chế đi công tác, điều kiện để làm công việc chuyên môn... Trong thực tế, các tổ chức thường chỉ kiểm soát được một số nhỏ các yếu tố này. Dữ liệu về nhân viên có thể được tổ hợp thành đặc trưng của lực lượng lao động hiện thời thuộc tổ chức. Bằng việc sử dụng cơ sở dữ liệu, một công ty có thể xác định năng lực, kiến thức, kỹ năng nhân viên; chủ doanh nghiệp có thể dùng để xác định nhu cầu dài hạn cho tuyển dụng, phát triển nguồn nhân lực, cũng như biết được thời điểmvề hưu củamột nhóm nhân viên trong cùng độ tuổi để từ đó sớm có kế hoạch tuyển dụng lớp người thay thế. Một số công ty có điều kiện đã vẽ biểu đồ thể hiện cái nhìn tổng quát về tình hình nhân viên của mỗi bộ phận trong tổ chức, gợi ý các ứng viên bên ngoài nào có thể cần thiết để phân công vào các vị trí tương lai. Biểu đồ cũng có thể chỉ ra ở đâu có sự hiện diện nguồn nhân lực được đào tạo có thể đáp ứng yêu cầu của tổ chức. Link bài viết Hệ thống thông tin nguồnnhân lực Các tổ chức trên thế giới ngày càng sử dụng phổ biến hệ thống thông tin nguồn nhân lực (Human Resource Information System - HRIS) vi tính hóa để thực hiện hồ sơ nhân sự. HRIS là hệ thống được thiết kế để cung cấp thông tin về nguồn nhân lực. Hệ thống này hỗ trợ tích cực trong quản trị nguồn nhân lực, từ xử lý bảng lương cho đến duy trì hồ sơ. Với phần cứng, phần mềm và cơ sở dữ liệu máy tính, các tổ chức có thể duy trì hồ sơ và thông tin tốt hơn, cũng như dễ dàng truy xuất hơn. Nội dung thông tin trong HRIS bao gồm hệ thống thông tin theo cấp quản trị. Ở cấp chiến lược là thông tin về kế hoạch hóa nguồn nhân lực. Cấp chiến thuật bao gồm thông tin về phân tích và thiết kế công việc, tuyển chọn nhân viên, quản trị lương, thưởng và bảo hiểm trợ cấp, đào tạo và phát triển nguồn nhân lực. Cấp tác nghiệp thì cần tập hợp thông tin về quản trị người lao động và vị trí làm vịêc, tuyển chọn nhân viên và sắp xếp công việc, đánh giá tình hình thực hiện công việc và con người để báo cáo lên cấp trên. HRIS phục vụ hai mục đích chính trong tổ chức. Mục đích thứ nhất là cải thiện hiệu suất điều hành và tác nghiệp, hiệu suất tổng hợp dữ liệu nhân viên và hoạt động của nguồn nhân lực. Khi sử dụng dữ liệu đầu vào trực tuyến, sẽ chỉ cần lưu trữ ít bảng biểu hơn và ít hồ sơ thủ công hơn. Phần lớn việc tái cấu trúc hoạt động của nguồn nhân lực tập trung vào việc xác định dòng dữ liệu và cách thức truy xuất hiệu quả dữ liệu này để sử dụng. Dòng công việc, sự tự động hóa một số hoạt động của nguồn nhân lực và hồ sơ nguồn nhân lực là nội dung then chốt để cải thiện nguồn nhân lực. Một hệ thống HRIS có nhiều công dụng trong tổ chức, công dụng cơ bản nhất là tự động hóa việc chi trả tiền lương và phúc lợi. Vì vậy một số chức năng về trả lương được chuyển từ phòng kế toán sang phòng quản trị nguồn nhân lực. Mặt khác, thay vì thực hiện thủ công việc phân tích tần suất nghỉ việc trong bộ phận, thời gian làm việc, nền tảng giáo dục, một chuyên viên có thể nhanh chóng thực hiện một báo cáo như vậy bằng cách sử dụng HRIS và các chức năng phân loại và phân tích. Mục đích thứ hai của HRIS có tính chiến lược hơn. Các dữ liệu sẽ giúp việc hoạch định nguồn nhân lực và ra quyết định quản trị trên cơ sở thông tin, tốt hơn là chỉ dựa trên nhận thức và trực giác quản trị. HRIS cung cấp thông tin cho nhà quản trị ra quyết định quản trị, phục vụ quá trình lập kế hoạch dài và ngắn hạn về nguôn nhân lực, bồi dưỡng nguồn nhân lực. HRIS cũng giúp nắm rõ sự biến động của nguồn nhân lực và tiềm năng nguồn nhân lực để có cơ sở ra quyết định đề bạt, bổ nhiệm. Để thiết kế một HRIS hiệu quả, các chuyên gia khuyến nghị nên bắt đầu với câu hỏi về dữ liệu, như “Thông tin nào hiện có, thông tin nào cần thiết về nhân sự trong tổ chức?”, “Thông tin sẽ được sử dụng cho công việc gì?”, “Ai cần thông tin đó?”, “Khi nào và tần suất cần thông tin đó?”. Trả lời những câu hỏi này sẽ xác định được phần cứng và phần mềm cần thiết, từ đó thiết lập nhóm dự án (project team) bao gồm đại diện từ một số bộ phận trong tổ chức, liên quan đến lĩnh vực xử lý dữ liệu, thông tin nguồn nhân lực và thông tin quản trị. Nhóm này phục vụ như ban dẫn đường để rà soát nhu cầu của người sử dụng, xác định khả năng cần thiết của hệ thống, chọn nhà cung cấp và bảo trì phần mềm và phần cứng, xác định quá trình lắp đặt hệ thống, hướng dẫn sử dụng.
|
