Tiện trình Cấu trúc phân chia công việc là gì?
|
Cấu trúc phân chia công việc (tiếng Anh: Work Breakdown Structure, viết tắt: WBS) là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án. Show
 Hình minh họa (Nguồn: mortezamirzaei.ir) Cấu trúc phân chia công việcCấu trúc phân chia công việc hay cấu trúc phân nhỏ công việc trong tiếng Anh là Work Breakdown Structure, viết tắt là WBS. Cấu trúc phân chia công việc trong quản lí dự án và trong kĩ thuật hệ thống là một công cụ xác định dự án và hợp nhóm các yếu tố công việc rời rạc của dự án theo cách giúp cho việc tổ chức và xác định tổng quát phạm vi công việc của dự án. Thành phần của WBS có thể là sản phẩm, gói dữ liệu, gói dịch vụ, gói công việc, hay một tổ hợp bất kì nào đó. Cơ cấu phân nhỏ công việc cũng cung cấp khuôn khổ cần thiết cho việc lập dự toán chi tiết và kiểm soát chi phí, cùng với việc cung cấp hướng dẫn cho việc phát triển và kiểm soát tiến độ. WBS chính là một bản phân cấp dự án thành các phân đoạn, hạng mục, gói dịch vụ, gói công việc. Nó là một cấu trúc dạng cây, mà mỗi nhánh của nó thể hiện những nỗ lực cần thiết để đạt được từng mục tiêu cụ thể (như một chương trình, một dự án hay hợp đồng). Để đạt được mục tiêu của hợp đồng lẫn mục tiêu của tổ chức thì cần một kế hoạch cho biết những nỗ lực cần có, chỉ rõ trách nhiệm của từng bộ phận trong cơ cấu tổ chức và thiết lập tiến độ thời gian, ngân quĩ để có thể hoàn thành công việc. Trong việc thiết lập công việc, chủ nhiệm dự án phải chia nhỏ công việc do: - Bộ phận quản lí, trong đó có phân công quyền hạn và trách nhiệm cụ thể. - Độc lập hoặc ít phụ thuộc nhất có thể vào các yếu tố đang diễn ra. - Có thể hợp nhất thành một khối chung để dễ dàng xem xét, đánh giá tổng thể. - Có thể theo dõi tiến độ thực hiện. Các vấn đề khi phân tích và thực hiện Cấu trúc phân chia công việcCó một quan niệm sai lầm khá phổ biến khi coi việc phân tích WBS là một việc dễ thực hiện. Trong quá trình xây dựng WBS, 3 cấp độ hay 3 mức quản lí đầu tiên thường là các mức phổ biến. Tuy nhiên tại các mức 4 – 6 trong WBS thì tương đối khó để có được kiểu mẫu chung. Có nhiều lí do cho thực tế này. - Phân chia công việc thành các gói công việc nhỏ và chi tiết có thể tạo ra hàng trăm thậm chí hàng ngàn các tài khoản chi phí và con số liên quan. Điều này có thể làm tăng chi phí cho việc quản lí, kiểm soát và báo cáo của các gói nhỏ đến một điểm mà ở đó các chi phí vượt quá lợi ích thu được. - Phân nhỏ các gói công việc có thể kiểm soát chi phí chính xác nếu các nhà quản lí xác định chi phí này ở mức độ chi tiết và những người quản lí dự án phải được trao quyền. - Cấu trúc phân chia công việc là cơ sở cho việc lập tiến độ thi công trong sơ đồ mạng theo phương pháp mũi tên và phương pháp đồ họa trước sau. Ở cấp độ thấp của Cấu trúc phân chia công việc, sự phụ thuộc lẫn nhau giữa các hoạt động trở nên phức tạp và do vậy không thể thiết lập được sơ đồ mạng. (Tài liệu tham khảo: Giáo trình quán lí dự án trong giai đoạn xây dựng, NXB Xây Dựng) Một dự án muốn thành công đòi hỏi người quản lý phải có rất nhiều kỹ năng. Trong đó, đặc biệt là phải có WBS. Vậy WBS là gì, mục đích của nó là gì? Để hiểu rõ hơn về những vấn đề này, chúng ta hãy cùng đi tìm hiểu thông qua nội dung bài viết dưới đây nhé! WBS là viết tắt của từ Work breakdown structure trong tiếng Anh, nó có nghĩa là cấu trúc phân chia công việc. Đây là khái niệm dùng để mô tả việc tách và chia nhỏ các đối tượng công việc. Mục đích là để dễ dàng và thuận tiện hơn trong việc triển khai, kiểm soát công việc. Các việc nhỏ sẽ cần phải đảm bảo nằm trong phạm vi giải quyết mục tiêu của công việc to. Các công việc nhỏ có thể độc lập hoặc có mối quan hệ phụ thuộc hoàn toàn với nhau. Công việc to cũng chỉ được coi là hoàn thành khi tất cả các công việc con đã được xử lý xong xuôi. Đơn vị công việc nhỏ nhất sẽ được phân tách ra và gọi là gói công việc (work package). Một gói công việc được sử dụng để nhóm các hoạt động lại – nơi mà công việc được lên lịch, ước tính, theo dõi và kiểm soát. Có nghĩa là các dự án sẽ được phân rã thành cấp độ thấp nhất trong WBS và được gọi là gói công việc, sau đó các gói công việc sẽ tiếp tục được phân rã thành cấp độ thấp hơn và gọi là hoạt động. WBS hay đi kèm với từ điển WBS (WBS dictionary). Vậy WBS dictionary là gì? Đây là từ điển mô tả các công việc cần thực hiện cho từng gói công việc trong WBS. Nó sẽ liệt kê các tiêu chí chấp nhận cho từng phần, đảm bảo cho ra kết quả công việc phù hợp với những gì bạn cần. Mục đích của WBSViệc tạo WBS có mục đích là để minh bạch hóa nội dung công việc. Bạn phải đặt các mục tiêu phù hợp với mục đích của dự án, sau đó xác định các nhiệm vụ cần thiết để có thể đạt được mục tiêu. Bằng cách tạo ra WBS, bạn sẽ làm rõ được các công việc và nhiệm vụ cần thiết. Có thể tạo được lịch trìnhBằng cách phân nhỏ công việc ra, ta sẽ thấy được thời gian, nguồn lực cần thiết cho mỗi công việc. Từ đó, ta có thể phân bổ nguồn, tạo một lịch trình công việc chính xác. Có thể tạo được các ước tính cần thiếtNếu như không phân tách công việc, thì phạm vi công việc sẽ không được rõ ràng và rất khó để tính được thời gian làm việc cần thiết. Nếu như áp dụng WBS, công việc sẽ được phân tách, phạm vi công việc trở nên rõ ràng và số giờ làm việc cần thiết sẽ được tính toán chính xác hơn. Tạo được nhận thức chung về phạm vi công việc cho tất cả mọi ngườiKhi tạo WBS, bạn có thể giảm được các phát sinh sai lệch về phạm vi công việc. Người phụ trách có thể dễ dàng kiểm tra những ai phụ trách công việc nào theo danh sách. Nếu như có công việc không xác định hoặc có công việc bị thiếu, người phụ trách có thể phát hiện nay lập tức và tiến hành sửa chữa, bổ sung để tránh việc bị sót. Cách tạo WBSĐiểm quan trọng cần chú ý khi xây dựng WBS đó là phải phân tách nội dung công việc rõ ràng, tỉ mỉ sau đó là thiết lập các thứ tự ưu tiên sau khi đã phân tách công việc. Và để tạo ra một WBS của dự án xây dựng, tạo WBS trong quản lý dự án ta tiến hành theo những bước sau: Xác định công việcTrước khi tạo WBS, công việc vẫn là một khối lớn. Do vậy, đầu tiên ta sẽ thực hiện phân tách nó cho đến khi biết được thời gian cần thiết để hoàn thành khối công việc này. Nếu như không làm rõ phạm vi của công việc này thì bạn cũng sẽ không xác định được thời gian cần thiết dành cho nó. Chính vì vậy, việc làm rõ phạm vi công việc là điều rất cần thiết. Khi xác định công việc, người tạo ra WBS cũng cần phải thảo luận và nhận được sự đồng ý của người phụ trách dự án. Do, WBS thường bị phát sinh ra một khoảng lệch thời gian so với người phụ trách công việc trong thực tế, do vậy bạn cần thảo luận kỹ càng với người phụ trách để không phát sinh ra các khoảng thời gian chênh lệch. Thiết lập trình tự công việcKhi đã xác định được các công việc cần làm, ta sẽ thiết lập trình tự công việc. Bạn phải nắm được sự phụ thuộc giữa các công việc với nhau để thiết lập trình tự công việc chính xác. Sau đó, bạn sẽ thấy được con đường quan trọng sau khi thiết lập được trình tự công việc. Con đường chính là một chuỗi công việc từ trái sang phải khi tiến hành thực hiện dự án. Nếu như một phần của con đường này phát sinh chậm trễ thì dự án cũng sẽ bị chậm trễ ngay lập tức. Chính vì vậy, bạn cần nhấn mạnh các trình tự công việc để mọi người hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của chúng. Cấu trúc hóa công việcSau khi sắp xếp công việc theo các thứ tự, tiếp theo bạn cấu trúc lại nó. Đầu tiên là lọc ra các công việc cùng cấp độ, sau đó bên dưới sẽ là các công việc nhỏ hơn. Nếu cộng dồn các công việc rồi bên dưới lọc ra các công việc children cùng cấp độ. Nếu ta cộng dồn các công việc nhỏ vào thì sẽ ra công việc lớn. Hay nói ngược lại là, công việc lớn sẽ được phân tách thành các công việc nhỏ. Cấu trúc hóa các công việc như trên, bạn sẽ tránh được việc tình trạng bỏ sót công việc. Trên đây là những thông tin về wbs, hy vọng chúng đã giúp bạn hiểu rõ wbs là gì. Hy vọng những thông tin trên sẽ giúp bạn thiết lập được một WBS dự án xây dựng hiệu quả. |
