Ví dụ về vai trò của hệ thống thông tin

Ngày nay, trong đời sống hàng ngày, ở đâu ta cũng thấy người ta nói tới tới hai chữ thông tin, từ thông tin đại chúng, thời đại thông tin, công nghệ thông tin, thông tin phát thanh, thông tin truyền hình…

Song khi nhắc đến thông tin, trong số mỗi chúng tai ai có thể chắc chắn mình hiểu được định nghĩa về Thông tin là gì?

Nếu Khách hàng chưa nắm được khái niệm này, Luật Hoàng phi mời Khách hàng tham khảo nội dung bài viết sau đây của Tổng đài tư vấn pháp luật 1900.6557.

Thông tin là gì?

Thông tin là sự thông báo, trao đổi, giải thích về một đối tượng cụ thể nào đó và được thể hiện thông qua các dạng tín hiệu như âm thanh, chữ số, chữ viết… nhằm mang lại một sự hiểu biết nào đó cho đối tượng nhận tin.

Ví dụ: Trong mỗi cuộc họp phụ huynh cuối kỳ thì giáo viên chủ nhiệm sẽ ghi các thông tin của học sinh trong sổ liên lạc về điểm thi, điểm tổng kết, xếp loại về tình hình học tập của con mình cho các bậc phụ huynh được biết.

Một số khác lại hiểu thông tin là gì theo hướng Thông tin là tất cả các sự việc, sự kiện, ý tưởng, phán đoán làm tăng thêm sự hiểu biết của con người được hình thành trong quá trình giao tiếp hoặc thông qua các phương tiên thông tin đại chúng, từ các ngân hàng dữ liệu, hoặc từ tất cả các hiện tượng quan sát được trong môi trường xung quanh.

Tiếp nhận thông tin là gì?

Tiếp nhận thông tin là sự tập hợp thông tin từ nhiều nguồn về một nơi một cách chủ động hoặc bị động. Tiếp nhận thông tin là bước đầu tiên trong quá trình xử lý thông tin

 Sau khi tiếp nhận thông tin, cần tiến hành phân loại thông tin. Đó chính là việc chia thông tin ra thành từng loại, từng vấn đề, từng lĩnh vực khác nhau theo các tiêu chí được lựa chọn. Có thể phân chia thông tin thành các loại khác nhau theo: nội dung thông tin; hệ thống quản lý (thông tin từ cấp trên gửi xuống, cấp dưới gửi lên, ngang cấp hoặc các cơ quan có liên quan gửi đến); hình thức truyền đạt thông tin (thông tin bằng văn bản, bằng lời, thông tin phi ngôn ngữ).

Vai trò của thông tin trong quản lý

Trong hoạt động quản lý, thông tin có vai trò như sau:

1. Vai trò trong việc ra quyết định

Ra quyết định là một công việc phức tạp, khó khăn và hết sức quan trọng của các nhà quản trị. Để ra được một quyết định đúng đắn các nhà quản trị cần rất nhiều thông tin. Thông tin là cơ sở đề ra các quyết định quản trị. Tác động quản trị định kỳ kể cả tác động nhất thời, gắn liền với những quyết định quản trị cụ thể. Thông tin ở đây sẽ giúp cho các nhà quản trị giải quyết đúng đắn và có hiệu quả các vấn đề sau:

–  Nhận thức vấn đề cần phải ra quyết định.

–  Xác định cơ hội, và các mối hiểm nguy trong kinh doanh.

–  Xác định các cơ sở, tiền đề khoa học cần thiết để ra quyết định.

–  Lựa chọn các phương án.

2. Vai trò trong hoạch định, tổ chức, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát

Trong các lĩnh vực tổ chức, hoạch định, lãnh đạo, điều hành và kiểm soát, thông tin có vai trò cực kỳ quan trọng trên các phương diện sau:

–  Nhận thức vấn đề;

–  Cung cấp dữ liệu;

–  Xây dựng các phương án;

–  Giải quyết vấn đề;

–  Uốn nắn và sửa chữa các sai sót, lệch lạc;

–  Kiểm soát.

3. Vai trò trong phân tích, dự báo và phòng ngừa rủi ro

Trong các hoạt động sản xuất và kinh doanh ở mỗi doanh nghiệp việc phòng ngừa rủi ro có một tầm quan trọng đặc biệt. Để phòng ngừa rủi ro có hiệu quả thì thông tin lại có một ý nghĩa hết sức lớn lao trong các lĩnh vực sau:

–  Phân tích.

–  Dự báo.

–  Xây dựng phương án phòng ngừa rủi ro.

Vai trò của thông tin trong cuộc sống

Thông tin là một loại nguồn lực đặc biệt quan trọng trong cuộc sống hàng ngày. Không những vậy thông tin còn góp vai trò to lớn với mỗi cơ quan nhà nước, tổ chức, doanh nghiệp và là cơ sở để ra quyết định của các nhà quản lý.

Trong hoạt động của mình thì người quản lí luôn cần thông tin để hoạch định, đưa ra sự thay đổi với tình hình kinh doanh dựa vào những thông tin biến động để có sự điểu chỉnh, thích nghi phù hợp với thực tại hoàn cảnh.

Đồng thời qua thông tin nhận được thì nhà quản lý góp phần đẩy nhanh hoạt động điều khiển tất cả các tiến trình trong tổ chức, giúp cho tổ chức tồn tại và phát triển trong môi trường hoạt động của nó.

Nhờ có Thông tin mà người quản lý doanh nghiệp, tổ chức được trợ giúp hiệu quả, góp phần nắm rõ, thị hiếu, hiểu rõ thị trường, định hướng cho sản phẩm mới, cải tiến tổ chức và các hoạt động sản xuất kinh doanh của tổ chức.

Nhất là trong tình trạng thời đại bùng nổ công nghệ hiện đại như nhày nay thì dựa trên Các hệ thống thông tin được chọn lọc qua máy tính.

Cộng với ưu thế tự động hóa xử lí công việc dựa trên khoa học quản lí, khoa học tổ chức và công nghệ thông tin thì ngày càng mang lại nhiều lợi ích thiết thực cho tổ chức trong mọi hoạt động.

Từ việc đơn giản hóa các thủ tục hành chính, từ các công việc đơn giản lặp lại hàng ngày cho đến công việc phát hiện vấn đề và giải quyết vấn đề. Như vậy có thể nói thông tin còn là phương tiện đặc trưng của hoạt động quản lý, thông tin gắn với hoạt động của mỗi cơ quan, đơn  vị với môi trường bên ngoài.

Đặc biệt với các môi trường doanh nghiệp, nhờ có thông tin mà các nhà quản lý có thể hiểu rõ nhu cầu của khách hàng, từ đó mới có các chiến lược để kinh doanh, đánh vào nhu cầu của người tiêu dùng đúng, hiệu quả.

Thông qua thông tin kết nối gần nhau hơn giữa doanh nghiệp với cơ quan nhà nước, giữa người dân với các thủ tục hành chính rồi kết nối mọi người từ khắp mọi miền. Với mỗi người dân thì thông tin lại đóng vai trò như một người bạn, thông tin vừa mang lại những kiến thức, tri thức hiệu quả.

Song cũng có những thông tin phản ánh chưa đúng sự thật nên khi theo dõi, tiếp nhận mọi người phải có chọn lọc, cẩn thận tránh những trường hợp bị xuyên tạc nội dung, lừa đảo từ những đối tượng xấu.

Trên đây là những chia sẻ của Luật Hoàng Phi trong giải đáp thắc mắc về Thông tin là gì? Khách hàng tham khảo nội dung bài viết có điều gì chưa hiểu vui lòng liên hệ Tổng đài tư vấn 1900.6557 để được giải đáp chi tiết.

Các nhà quản lý cần tiếp cận thông tin nhanh chóng để đưa ra quyết định về các vấn đề chiến lược, tài chính, tiếp thị và hoạt động. Các công ty thu thập một lượng lớn thông tin, bao gồm hồ sơ khách hàng, dữ liệu bán hàng, nghiên cứu thị trường, hồ sơ tài chính, dữ liệu sản xuất và hàng tồn kho và hồ sơ nguồn nhân lực. Tuy nhiên, phần lớn thông tin đó được lưu giữ trong các cơ sở dữ liệu của các bộ phận riêng biệt, gây khó khăn cho những người ra quyết định trong việc truy cập dữ liệu một cách nhanh chóng.

Hệ thống thông tin quản lý đơn giản hóa và tăng tốc độ truy xuất thông tin bằng cách lưu trữ dữ liệu ở vị trí trung tâm có thể truy cập được qua mạng. Kết quả là các quyết định nhanh hơn và chính xác hơn.

“Kịp thời có chọn lọc” có thể nói là tiêu chí hàng đầu của nhà quản lý khi ra quyết định, công việc quản lý điều hành doanh nghiệp phần lớn là việc ra các quyết định chính xác, quyết định đó phải có tính kịp thời một cách có chọn lọc.  Bạn không thể làm được điều này nếu thiếu hệ thống thông tin quản lý.

Quyết định dựa trên thông tin mới nhất #

Hệ thống thông tin quản lý tập hợp dữ liệu từ bên trong và bên ngoài tổ chức. Bằng cách thiết lập mạng lưới liên kết cơ sở dữ liệu trung tâm với các cửa hàng bán lẻ, nhà phân phối và các thành viên của chuỗi cung ứng, các công ty có thể thu thập dữ liệu bán hàng và sản xuất hàng ngày hoặc thường xuyên hơn và đưa ra quyết định dựa trên thông tin mới nhất.

Giúp các bộ phận có thể hợp tác với nhau #

Trong các tình huống mà việc ra quyết định liên quan đến các bộ phận, nhóm cũng như các cá nhân, hệ thống thông tin quản lý giúp các nhóm dễ dàng đưa ra các quyết định hợp tác. Ví dụ, trong một nhóm dự án, hệ thống thông tin quản lý cho phép tất cả các thành viên truy cập vào cùng một dữ liệu thiết yếu, ngay cả khi họ đang làm việc ở các vị trí khác nhau.

Diễn giải kết quả một cách hiệu quả #

Hệ thống thông tin quản lý giúp người ra quyết định hiểu được ý nghĩa của các quyết định của họ. Hệ thống đối chiếu dữ liệu thô thành các báo cáo theo định dạng cho phép người ra quyết định nhanh chóng xác định các mẫu và xu hướng mà dữ liệu thô sẽ không rõ ràng.

Những người ra quyết định cũng có thể sử dụng hệ thống thông tin quản lý để hiểu tác động tiềm tàng của sự thay đổi. Ví dụ, người quản lý bán hàng có thể đưa ra dự đoán về ảnh hưởng của việc thay đổi giá đối với doanh số bán hàng bằng cách chạy mô phỏng trong hệ thống và hỏi một số câu hỏi “nếu giá là như thế nào”.

Có thể trình bày và có tính thuyết phục #

Các công cụ báo cáo trong hệ thống thông tin quản lý cho phép người ra quyết định điều chỉnh báo cáo cho phù hợp với nhu cầu thông tin của các bên khác. Nếu một quyết định yêu cầu sự chấp thuận của một giám đốc điều hành cấp cao, người ra quyết định có thể tạo một bản tóm tắt ngắn gọn về điều hành để xem xét. Nếu người quản lý muốn chia sẻ những phát hiện chi tiết của báo cáo với đồng nghiệp, họ có thể tạo báo cáo đầy đủ và cung cấp các mức dữ liệu bổ sung khác nhau.

Một quyết định của người ra quyết định có được sự ủng hộ của đội ngũ công ty hay không phần lớn nhờ vào tính thuyết phục của quyết định đó, tính thuyết mục của quyết định không thể được diễn giải bằng lời mà phải bằng những thông số được trình bày một cách rõ ràng, dễ hiểu để mô tả chính xác thông tin mà người ra quyết định muốn truyền tải. Điều này được quyết định bởi Hệ thống thông tin quản lý của doanh nghiệp.