Hướng dẫn lập bảng kế hoạch làm việc năm 2024
Tại sao mỗi cá nhân cần xây dựng kế hoạch công việc? Làm thế nào để lập bảng kế hoạch công việc cá nhân hiệu quả? Trong bài viết, dưới đây, Glints sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về tầm quan trọng của việc làm này và chia sẻ đến bạn cách lập kế hoạch công việc chi tiết, hiệu quả. Show
1. Tại sao cần phải lập bảng kế hoạch công việc?Tại sao mỗi cá nhân đều nên lập bảng kế hoạch trong công việc? Dưới đây là một vài lý do chính:
Bạn có thể lập bảng kế hoạch làm việc cá nhân theo tháng; bảng kế hoạch làm việc tuần, hoặc bảng kế hoạch công việc theo ngày, miễn sao phù hợp và mang lại hiệu quả công việc cho mình. 2. Cách lập kế hoạch công việc hiệu quảLàm thế nào để lập bảng kế hoạch công việc cá nhân hiệu quả? Dưới đây là một vài gợi ý dành cho bạn. 2.1. Xác định mục tiêuTrước tiên, bạn cần xác định những mục tiêu mà mình muốn đạt được trong công việc. Đây là động lực để bạn vượt qua những khó khăn trong quá trình thực hiện công việc. Khi thiết lập mục tiêu, bạn nên bám sát theo nguyên tắc SMART bao gồm: Specific (tính chi tiết); Measurable (có khả năng đo lường); Achievable (có thể đạt được); Relevant (có tính liên quan) và Timely (có xác định thời gian). Khi đó, bạn sẽ biết cách sử dụng nguồn lực hợp lý để hiện thực hóa các mục tiêu của mình. 2.2. Liệt kê các nguồn lực và nhiệm vụ được phân côngNguồn lực thực hiện công việc bao gồm những thứ có thể giúp bạn hoàn thành công việc, chẳng hạn như máy tính, tiền bạc, tài liệu hướng dẫn, v.v. Bên cạnh đó, bạn cũng cần liệt kê các công việc mà mình cần phải thực hiện để không bị bỏ quên sau này. 2.3. Thiết lập timeline rõ ràngMỗi nhiệm vụ cần có một giới hạn thời gian rõ ràng để hoàn thành. Điều này sẽ giúp bạn đảm bảo mục tiêu được hoàn thành trong giới hạn thời gian đề ra. Bên cạnh đó, điều này cũng tăng thúc đẩy tính chủ động thực hiện công việc của bạn. 2.4. Dự đoán những rủi ro có thể xảy raRủi ro là một phần khó có thể tránh khỏi khi thực hiện một công việc nào đó. Tuy vậy, chúng ta hoàn toàn có thể lên những phương án đề phòng nhằm tối thiểu hóa mức độ ảnh hưởng. Một số rủi ro trong khi làm việc có thể kể đến như bị ốm, laptop bị hỏng, v.v. Khi đã xác định một số vấn đề có thể xảy ra, bạn có thể lên các phương án đề phòng phù hợp, nhằm tối ưu hiệu quả công việc và giảm thiểu rủi ro. 2.5. Thực hiện công việc theo kế hoạchThực hiện công việc theo kế hoạch đã đề ra giúp bạn đảm bảo tiến độ công việc và hoàn thành mục tiêu đúng hạn. 2.6. Theo dõi tiến độ thực hiệnTrong suốt quá trình thực hiện kế hoạch, bạn cần sát sao theo dõi tiến độ công việc, nhằm đảm bảo mục tiêu được hoàn thành đúng hạn, và đạt hiệu quả cao nhất. Bên cạnh đó, kịp thời điều chỉnh và cải thiện phương pháp làm việc để tối ưu hiệu quả công việc. Đọc thêm: Mẫu kế hoạch học tập của sinh viên 3. Mẫu kế hoạch công việc cá nhân chi tiếtTạm kết Trên đây là một số chia sẻ về cách lập bảng kế hoạch công việc cá nhân mà Glints muốn gửi đến bạn. Hy vọng rằng, bài viết đã cung cấp đến bạn nhiều thông tin hữu ích để xây dựng kế hoạch công việc cá nhân thành công. Nếu bạn có thêm bất kỳ câu hỏi nào về chủ đề này, đừng ngần ngại để lại bình luận để được Glints hỗ trợ giải đáp chi tiết nhé. Quản lý tiến độ công việc hàng ngày sẽ giúp nhà quản trị nắm bắt được tiến độ công việc theo đúng kế hoạch đã đề ra. Dựa vào đó mà người quản lý có thể phân chia thời gian, công việc hợp lý với từng người phụ trách. Một bảng kế hoạch công việc theo ngày đầy đủ cần có những nội dung sau:
1.2 Bảng mẫu lập kế hoạch công việc tuần, tháng bằng Excel chuẩnKhác với bảng kế hoạch công việc theo ngày, mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel theo tuần, tháng đòi hỏi nhiều thông tin hơn. Điều này giúp người quản lý cũng như nhân viên dễ dàng hình dung được các công việc cần hoàn thành và những mục tiêu cần đạt được. Nội dung chính của một mẫu lịch làm việc tuần, tháng bao gồm những thông cần thiết như sau:
Liên quan: Bảng tiến độ thi công chuyên nghiệp – Tải miễn phí Mẫu timeline công việc excel chuyên nghiệp 1.3 Mẫu bảng lập kế hoạch biểu đồ Gantt trên ExcelBiểu đồ Gantt là miêu tả trực quan, phản ánh về các giai đoạn của dự án và các đối tượng liên quan khác. Biểu đồ hoạt động bằng cách sử dụng các thanh mã màu nằm trên chế độ xem lịch ngang. Để thuận tiện hơn trong việc theo dõi, bạn có thể thiết lập màu sắc cho từng nhóm. Với hình thức trình bày đơn giản, mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel biểu đồ Gantt giúp người quản lý nắm được rõ ràng các thông tin của dự án và giúp người lập kế hoạch có cái nhìn tổng quan hơn về dự án. Ngoài ra, sơ đồ Gantt về kế hoạch công việc còn cho phép người dùng tùy chọn chế độ danh sách hiển thị nhiệm vụ sinh động giúp người dùng dễ dàng theo dõi, nắm bắt hơn. TẢI NGAY BẢNG LẬP KẾ HOẠCH CÔNG VIỆC BẰNG EXCEL \>>> Sử dụng giải pháp phần mềm thay thế: 10 App quản lý công việc trên điện thoại hiệu quả nhất 2. Cách xây dựng bảng kế hoạch công việc bằng excel hiệu quảĐể có thể lập một bảng kế hoạch công việc Excel hiệu quả, người quản lý cần trải qua nhiều quy trình khác nhau, song song đó luôn cân nhắc và sửa đổi để phù hợp với mục tiêu và quy mô doanh nghiệp của mình. 2.1 Sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêuTrước khi xây dựng mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel bạn cần phải xác định được khoảng thời gian cần thiết để hoàn thành các mục tiêu của dự án. Doanh nghiệp có thể tham khảo sử dụng mô hình SMART để xác định mục tiêu và tính khả thi của dự án. Mô hình SMART sẽ giúp doanh nghiệp định hình rõ ràng lộ trình làm việc cũng như tối ưu hóa kết quả đạt được. Sau đây là 5 tiêu chí dùng để tạo nên một mẫu lập kế hoạch triển khai dự án hoàn chỉnh:
2.2 Ước lượng nguồn lực hiện cóSau khi xác định được mục tiêu cần hướng đến, tiếp theo doanh nghiệp cần ước lượng được tài nguyên và nguồn lực triển khai. Các nguồn lực kể đến ở đây có thể là: Tài liệu, không gian, chuyên gia tư vấn, ngân sách và nhân công của doanh nghiệp. Để có thể xác định được nguồn lực của doanh nghiệp một cách chính xác, người quản lý cần trả lời những câu hỏi sau đây:
2.3 Lên nội dung cho bảng kế hoạch công việcLên nội dung kế hoạch là công việc chính trong quy trình. Nội dung trong mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cần trình bày đầy đủ các nội dung cần thiết để người quản lý dễ dàng theo dõi và triển khai thực hiện. Một bảng kế hoạch hoàn thiện cần có những nội dung sau đây:
2.4 Phân công thực hiệnBước tiếp theo để chuẩn bị cho một mẫu kế hoạch công việc bằng excel đó là phân công người thực hiện. Đây là một bước cực kỳ quan trọng để chắc chắn rằng mọi nhiệm vụ sẽ được hoàn thành kịp thời và nhanh chóng. Người quản lý cần phân công rõ ràng công việc cho từng cá nhân để họ có thể nắm rõ công việc cũng như nhiệm vụ của mình tránh trường hợp nhầm lẫn. Một số vấn đề mà nhà quản lý cần lưu ý khi phân công nhiệm vụ:
2.5 Thực thi bảng kế hoạch công việcCuối cùng, khi bạn đã có thể đảm bảo nguồn nhân lực cũng như tiềm lực tài chính thì đây là thời điểm kế hoạch của bạn được thực hiện. Hãy tạo bảng quản lý công việc bằng Excel để thuận tiện trong việc quan sát, theo dõi và triển khai kế hoạch hơn. Nếu bạn gặp khó khăn trong việc tạo lập bảng kế hoạch thì có thể tham khảo 3 mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel mà CoDX gợi ý trên đây. \>>> Xem ngay: Mẫu báo cáo công việc file Google Sheet chuyên nghiệp dễ dùng 3. Tạo mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel cần lưu ý điều gì?Lập kế hoạch luôn là việc làm yêu cầu sự đầu tư tỉ mỉ về thời gian lẫn phương pháp. Để có thể xây dựng một mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel tốt bạn cần lưu ý những chi tiết sau: 3.1 Lập bảng kế hoạch công việc với kế hoạch rõ ràng chi tiếtMột bảng kế hoạch công việc càng chi tiết, rõ ràng thì càng dễ thực hiện. Do đó, việc xây dựng một bản kế hoạch khoa học, logic sẽ giúp người quản lý cũng như người thực hiện nắm bắt được nhiệm vụ một cách nhanh chóng. Đây cũng là phương pháp giúp cho nhà quản lý không bị bỏ sót công việc hoặc nhầm lẫn trong quá trình thực hiện. Xem thêm về Todolist là gì để lên checklist kế hoạch hiệu quả 3.2 Không nên “nhồi nhét” quá việc vào bảng kế hoạch công việcĐây là một tình trạng khá phổ biến hay gặp phải ở một số người quản lý “tham công tiếc việc”. Họ luôn mắc kẹt trong núi công việc nhưng lại không hoàn thành công việc nào trọn vẹn. Do đó, để làm việc một cách thông minh bạn nên ưu tiên giải quyết những công việc quan trọng và khẩn cấp trước. Những nhiệm vụ không thật sự quan trọng thì có thể sắp xếp vào thời gian sau. 3.3 Cần có nội dung kết quả công việcVới những mẫu kế hoạch công việc bằng Excel, bạn cần bổ sung thêm các thông tin liên quan đến tiến độ công việc đã hoàn thành hay chưa để dễ dàng theo dõi. Ngoài ra, việc bổ sung mục kết quả công việc cũng cần thiết vì nó sẽ giúp người quản lý đánh giá, so sánh so với kế hoạch ban đầu. 4. Dùng mẫu bảng kế hoạch công việc bằng excel có thực sự hiệu quả?Excel là một trong những công cụ hỗ trợ quản lý công việc được nhiều doanh nghiệp áp dụng vào quy trình làm việc. Điều này là vì tính dễ sử dụng, thao tác và có nhiều tính năng hữu ích sẵn có mà người dùng có thể khai thác, phục vụ cho việc quản lý và lập kế hoạch. Cụ thể các lợi ích người dùng nhận được khi dùng mẫu lập kế hoạch công việc bằng excel:
Tuy vậy, Excel vẫn còn một số hạn chế và bất tiện khi sử dụng trong môi trường làm việc như: Không gian lưu trữ ít, không cho phép chia sẻ và chuyển tiếp dữ liệu trực tuyến, tính kết nối không cao,…Do đó, nếu doanh nghiệp của bạn đang vận hành với quy mô lớn và số lượng nhân viên nhiều thì nên sử dụng công cụ hỗ trợ khác thay vì Excel. 5. Giải pháp lập kế hoạch khoa học với CoDX TaskBên cạnh việc mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel, doanh nghiệp có thể sử dụng phần mềm hỗ trợ để mang lại hiệu quả tốt hơn. CoDX Task là phần mềm quản lý công việc đã đồng hành cùng 100+ doanh nghiệp trong quá trình gia tăng năng suất. Vậy đâu là lý khiến phần mềm CoDX được yêu thích đến vậy? Một phần mềm lập kế hoạch công việc tốt thì phải đáp ứng được những yêu cầu của người dùng: Kết quả mang lại, nhanh chóng, tiện lợi, thông minh,… CoDX Task sở hữu nhiều tính năng ưu việt có thể hỗ trợ người quản lý sắp xếp, quản lý công việc. Các ưu điểm nổi bật của phần mềm CoDX Task:
Chi tiết tính năng phần mềm CODX TASK
Nhanh tay đăng ký để trải nghiệm ngay gói dùng thử phần mềm quản lý công việc CoDX Document cực “hời”:
Với gói dùng thử đặc biệt này của CoDX, các doanh nghiệp từ nhiều ngành nghề, lĩnh vực ở nhiều quy mô cũng như tình hình hoạt động kinh doanh khác nhau đều có thể tham gia áp dụng vào chính tổ chức của mình sao cho phù hợp nhất. Bài viết trên đã cung cấp cho bạn những thông tin cần biết về mẫu lập kế hoạch công việc bằng Excel. Nếu bạn muốn quản lý doanh nghiệp một cách chuyên nghiệp và hiệu quả hơn thì có thể tham khảo phần mềm quản lý công việc CoDX. Liên hệ ngay với CoDX để nhận thông tin cụ thể và chiết khấu riêng cho doanh nghiệp bạn nhé |