Định dạng pdf là gì

PDF được viết tắt từ Portable Document Format có nghĩa là định dạng tài liệu di động. Cụ thể hơn PDF là một dạng tập tin văn bản khá phổ biến của hãng Adobe Systems. Cũng giống như định dạng Word, PDF hỗ trợ văn bản thô cùng với font chữ, hình ảnh, âm thanh và nhiều hiệu ứng khác. Một văn bản PDF sẽ được hiển thị giống nhau trên những môi trường làm việc khác nhau. Đây cũng chính là ưu điểm vượt trội mà PDF sở hữu khiến cho định dạng này trở nên phổ biến cho việc phát hành sách, báo hoặc tài liệu khác qua mạng Internet.

Ngoài ra tôi cũng xin được giới thiệu qua một số ưu điểm của định dạng văn bản PDF:

- Nội dung trình bày đa dạng cùng với khả năng bảo mật cực kỳ tốt.

- Bạn có thể in ra trên bất cứ thiết bị nào mà vẫn giữ nguyên được định dạng.

- Hỗ trợ trên hầu hết các loại thiết bị di động.

- Tài liệu dạng PDF thường có kích thước khá nhỏ khiến cho việc di chuyển, chia sẻ rất dễ dàng.

Phần mềm đọc file PDF

Hiện nay có rất nhiều phần mềm hỗ trợ đọc được định dạng file PDF này. Không quá khó khăn để có thể lựa chọn cho mình phần mềm phù hợp.

Ở đây, tôi xin giới thiệu đến bạn 2 phần mềm mà được rất nhiều người sử dụng và ưu tiên trong việc đọc file PDF.

- Foxit Reader (Phần mềm nhỏ gọn, load file nhanh, hỗ trợ đầy đủ các tính năng cơ bản...). Tính năng chi tiết của Foxit Reader bạn có thể tham khảo ở đây.

- Adobe Reader (Phần mềm mạnh mẽ, đầy đủ các tính năng cơ bản đến chuyên nghiệp nhưng phần mềm này rất nặng, chỉ tương thích với các máy cấu hình cao).

Được phát triển bởi Adobe vào những năm 1990, file có phần mở rộng PDF được gọi là file Portable Document Format được tạo ra để đạt được hai điều. Đầu tiên là mọi người có thể mở tài liệu trên bất kỳ phần cứng hoặc hệ điều hành nào mà không cần sử dụng ứng dụng đã tạo ra. Tất cả những gì bạn cần là trình đọc PDF và ngày nay hầu hết các trình duyệt web đều hỗ trợ điều đó. Thứ hai là bất cứ nơi nào bạn mở file PDF thì bố cục của tài liệu đều giống nhau. 

File PDF không chỉ có dữ liệu là văn bản mà còn có hình ảnh và thậm chí cả các nút tương tác, siêu liên kết, phông chữ nhúng, video…

Bạn sẽ thường thấy file PDF được sử dụng phổ biến cho tài liệu hướng dẫn sử dụng sản phẩm, sách điện tử, tờ rơi, đơn xin việc, tài liệu quét, tài liệu quảng cáo… 

Cách mở file PDF

Hầu hết mọi người sử dụng Adobe Acrobat Reader khi cần mở file PDF. Adobe đã tạo ra tiêu chuẩn PDF và phần mềm của hãng chắc chắn là trình đọc PDF miễn phí phổ biến nhất hiện có. Mặc dù là lựa chọn tốt để sử dụng, nhưng phần mềm hơi cồng kềnh với rất nhiều tính năng mà bạn có thể không bao giờ cần hoặc không muốn sử dụng.

Hầu hết các trình duyệt web hiện nay, bao gồm cả Chrome, Firefox, Edge .. đều hỗ trợ mở file PDF. Bạn có thể cần hoặc không cần một tiện ích bổ sung hoặc tiện ích mở rộng để làm điều đó, nhưng sẽ tiện lợi hơn nhiều khi có một tiện ích mở rộng tự động mở file PDF khi kích vào liên kết chứa file PDF trực tuyến. Một cách khác để mở file trong trình duyệt là sử dụng công cụ dựa trên web chuyên dụng như FreePDFOnline.com.

Cách mở file PDF bằng trình duyệt

Như đã nói ở trên, rất nhiều trình duyệt web hiện nay hỗ trợ mở file PDF trực tiếp và cách thực hiện đều giống như cho dù trên Windows hoặc là macOS. Nếu bạn không có ứng dụng khác có thể đọc file PDF thì có thể trình duyệt web yêu thích sẽ là ứng dụng mặc định và bạn chỉ cần kích đúp vào file để mở.

Nếu không, chỉ cần kích chuột phải vào file PDF cần mở, từ menu xổ xuống chọn tùy chọn Open with và chọn trình duyệt web yêu thích để mở file PDF. Ngay lập tức file PDF sẽ được mở trong cửa sổ trình duyệt để bạn có thể xem nội dung. 

Cách mở file PDF thông qua phần mềm

Để có nhiều quyền kiểm soát và hỗ trợ tính năng tốt hơn với file PDF, bạn nên sử dụng các phần mềm đọc file PDF chuyên dụng trên máy tính. Adobe Acrobat Reader là công cụ chính thức để đọc các tệp PDF. Phần mềm được cung cấp miễn phí và có sẵn cho Windows, macOS, iOS cũng như Android.

Sau khi cài đặt Acrobat Reader, tất cả những gì bạn phải làm di chuyển đến vị trí lưu file PDF cần mở và kích đúp vào file PDF bất kỳ. Ngay lập tức file PDF sẽ được mở bằng phần mềm chuyên dụng và tất nhiên, không chỉ hỗ trợ xem file PDF. Các phần mềm đọc file PDF sẽ cung cấp rất nhiều tính năng khác để kiểm soát chế độ xem, cũng như khả năng xuất PDF sang định dạng có thể chỉnh sửa như tài liệu Microsoft Office.

Tất nhiên ngoài Acrobat Reader cũng có các phần mềm đọc file PDF của bên thứ ba hỗ trợ đọc file PDF tốt, nhẹ, miễn phí thay thế Adobe Acrobat Reader nặng và cồng kềnh mà các bạn có thể cân nhắc như: SumatraPDF, Slim PDF Reader hoặc MuPDF.

Cách chỉnh sửa file PDF

Adobe Acrobat là trình chỉnh sửa PDF phổ biến nhất, nhưng Microsoft Word của Microsoft cũng hỗ trợ tính năng này. Tất nhiên không thể không kể đến các trình chỉnh sửa PDF khác như Foxit PDF Editor, Nitro PDF Pro… và đa số trong số đó là các phần mềm trả phí. 

Tuy nhiên nếu muốn bạn có thể sử dụng các công cụ chỉnh sửa PDF trực tuyến miễn phí phổ biến như PDFescape, Canva, DocHub, PDF Buddy… Sử dụng các công cụ này khá đơn giản, bạn chỉ cần tải tệp PDF lên một trong các dịch vụ web này, sau đó có thể chèn hình ảnh, văn bản, chữ ký, liên kết… và sau đó tải về máy tính dưới dạng PDF.

Xem thêm: Top 6 phần mềm chỉnh sửa file PDF miễn phí trên máy tính tốt nhất hiện nay

Cách chuyển đổi file PDF

Hầu hết mọi người muốn chuyển đổi file PDF sang một số định dạng khác đều nhằm mục đích chỉnh sửa nội dung của file. Phổ biến nhất là việc chuyển đổi file PDF sang Word (DOC và DOCX), cho phép bạn mở file không chỉ trong Word mà còn trong các chương trình chỉnh sửa tài liệu khác như OpenOffice và LibreOffice.

Sử dụng các phần mềm chỉnh sửa tài liệu để chỉnh sửa nội dung file PDF đã chuyển đổi sẽ đơn giản hơn nhiều so với một trình chỉnh sửa PDF không quen thuộc.

Ngược lại nếu muốn chuyển đổi một file bất kỳ không phải PDF sang định dạng PDF, bạn có thể sử dụng trình tạo file PDF thường được gọi là máy in PDF ảo. Các phần mềm máy in ảo này có thể chuyển đổi hầu hết các loại dữ liệu từ hình ảnh, văn bản, bảng tính, tài liệu Word, bản vẽ… sang định dạng PDF. Sau đó bạn có thể mở bằng trình đọc PDF bất kỳ.

Sử dụng trình tạo file PDF hay máy in ảo là một trong những cách đơn giản để chuyển đổi mọi thứ sang PDF nhanh chóng. Ngoài các phần mềm phổ biến hỗ trợ xuất trực tiếp sang file PDF như: Word, các trình duyệt web trên cả Windows và macOS thì bạn có thể sử dụng các trình tạo file PDF hay máy in ảo miễn phí như: doPDF, CutePDF Writer, PDF24 Creator, PDFlite, Pdf995, PDFCreator, Ashampoo PDF Free và TinyPDF.

Không thể không thể đến các công cụ trực tuyến như EasePDF hỗ trợ chuyển đổi PDF sang Word trực tuyến có thể lưu với định dạng DOCX. Hay EasyPDF.com là một công cụ chuyển đổi PDF trực tuyến khác hỗ trợ chuyển đổi file PDF sang nhiều định dạng khác nhau như Word, PowerPoint, Excel hoặc AutoCAD. Bạn cũng có thể chuyển đổi các trang PDF thành GIF hoặc một tệp văn bản. 

Nếu sử dụng dịch vụ trực tuyến PDFConverter.com để chuyển đổi tài liệu PDF sang PowerPoint thì mỗi trang PDF sẽ được chia thành các file riêng biệt mà bạn có thể sử dụng trong PowerPoint hoặc bất kỳ phần mềm trình chiếu nào khác hỗ trợ tệp PPTX.

Xem thêm: Cách chuyển file PDF sang file Word không cần phần mềm

Cách bảo mật file PDF

Việc bảo mật file PDF có thể bao gồm việc thiết lập mật khẩu để mở cũng như ngăn ai đó in file PDF, sao chép văn bản, thêm nhận xét, chèn trang… Một số trình tạo và chuyển đổi PDF ở trên và các phần mềm như PDFMate PDF Converter Free, PrimoPDF, FreePDF Creator, Soda PDF và FoxyUtils là một số ứng dụng miễn phí trong số nhiều ứng dụng hỗ trợ chức năng này. 

Trên đây các bạn vừa cùng FPTShop tìm hiểu file PDF là gì, cách mở, chỉnh sửa, chuyển đổi và tìm hiểu những phần mềm đọc file PDF miễn phí phổ biến. Ngoài ra bạn cũng có thể sử dụng các công cụ trực tuyến cho hầu hết các nhu cầu khi cần làm việc với các file PDF. 

Câu hỏi thường gặp khác

File PDF khác gì file Word?

Điểm khác nhau lớn nhất giữa 2 định dạng file này là Doc (Word)  là một định dạng có thể chỉnh sửa, ngược lại PDF là một định dạng không thể chỉnh sửa. Nếu bạn muốn chỉnh sửa file PDF thì phải thông qua ứng dụng khác.

Làm sao để chỉnh sửa file PDF trên điện thoại?

Để chỉnh sửa file PDF trên điện thoại, trước tiên bạn cần tải về một ứng dụng thứ ba. Gợi ý một số ứng dụng chỉnh sửa file PDF phổ biến hiện nay: Foxit PDF Reader Mobile, Adobe Acrobat Reader, OfficeSuite, Xodo.